Учет расчетов с подотчетными лицами

В любом случае процедуры методики прогнозирования выполняются в следующей последовательности:

- прогнозирование денежных  поступлений по подпериодам;

- прогнозирование оттока  денежных средств по подпериодам;

- расчет чистого  денежного потока (излишек/недостаток) по подпериодам;

- определение совокупной  потребности в краткосрочном  финансировании в разрезе подпериодов.

Смысл первого этапа  состоит в том, чтобы рассчитать объем возможных денежных поступлений. Определенная сложность в подобном расчете может возникнуть в том случае, если предприятие применяет методику определения выручки по мере отгрузки товаров. Основным источником поступления денежных средств является реализация товаров, которая подразделяется на продажу товаров за наличный расчет и с отсрочкой платежа. На практике большинство предприятий отслеживают средний период времени, который требуется покупателям для того, чтобы оплатить счета. Исходя из этого, можно рассчитать, какая часть выручки за реализованную продукцию поступит в том же подпериоде, а какая – в следующем. Далее с помощью балансового метода цепным способом рассчитывают денежные поступления и изменение дебиторской задолженности. Базовое балансовое уравнение имеет вид:

ДЗ_н + ВР = ДЗ_к + ДП,      (3.1)

где  ДЗ_н – дебиторская задолженность за товары и услуги на начало подпериода;

 ДЗ_К – дебиторская задолженность за товары и услуги на конец подпериода;

 ВР – выручка от реализации за подпериод;

 ДП – денежные поступления в данном подпериоде.

Более точный расчет предполагает классификацию дебиторской задолженности по срокам ее погашения. Такая классификация может быть выполнена путем накопления статистики и анализа фактических данных о погашении дебиторской задолженности за предыдущие периоды. Анализ рекомендуется делать в разрезе месяцев. Таким образом, можно установить усредненную долю дебиторской задолженности со сроком погашения соответственно до 30 дней, до 60 дней, до 90 дней и т. д. При наличии других существенных источников поступления денежных средств (прочая реализация, внереализационные операции) их прогнозная оценка выполняется методом прямого счета; полученная сумма добавляется к сумме денежных поступлений от реализации за данный подпериод.

На втором этапе рассчитывается отток денежных средств. Основным его  составным элементом является погашение кредиторской задолженности. Считается, что предприятие оплачивает свои счета вовремя, хотя в некоторой степени оно может отсрочить платеж. Процесс задержки платежа называют "растягиванием" кредиторской задолженности; отсроченная кредиторская задолженность в этом случае выступает в качестве дополнительного источника краткосрочного финансирования. К другим направлениям использования денежных средств относятся заработная плата персонала, административные и другие постоянные и переменные расходы, а также капитальные вложения, выплаты налогов, процентов, дивидендов.

Третий этап является логическим продолжением двух предыдущих – путем сопоставления прогнозируемых денежных поступлений и выплат рассчитывается чистый денежный поток.

На четвертом этапе  рассчитывается совокупная потребность в краткосрочном финансировании. Смысл этапа заключается в определении размера краткосрочной банковской ссуды по каждому подпериоду, необходимой для обеспечения прогнозируемого денежного потока.

Рассмотрим на условном примере один из возможных подходов к прогнозированию денежного потока. Имеются следующие данные о предприятии.

1. В среднем 80% продукции  предприятие реализует с отсрочкой  платежа, а 20% – за наличный  расчет. Как правило, предприятие  предоставляет своим контрагентам 30-дневный кредит на льготных условиях (для простоты вычислений размером льготы в данном примере пренебрегаем). Статистика показывает, что 70% платежей оплачиваются контрагентами вовремя, т. е. в течение предоставленного для оплаты месяца, остальные 30% оплачиваются в течение следующего месяца.

2. При установлении  цены на свою продукцию предприятие  придерживается следующей политики: затраты на сырье и материалы  должны составлять около 65%, а  прочие расходы – около 15% в  отпускной цене продукции, т.  е. суммарная доля расходов не должна превышать 80% отпускной цены.

3. Сырье и материалы закупаются  предприятием в размере месячной  потребности следующего месяца; оплата сырья осуществляется  с лагом в 30 дней.

4. Предприятие намерено  наращивать объемы производства с темпом прироста 1,5% в месяц. Прогнозируемое изменение цен на сырье и материалы составит в планируемом полугодии 7,5% в месяц. Прогнозируемый уровень инфляции – 5% в месяц.

5. Остаток средств  на счете на 1 января составляет 10 тыс. руб.; поскольку этой суммы недостаточно для ритмичной работы, решено ее увеличить и иметь целевой остаток денежных средств на расчетном счете в январе планируемого года в размере 18 тыс. руб.; его величина в последующие месяцы изменяется пропорционально темпу инфляции.

6. Доля налогов и прочих отчислений в бюджет составляет приблизительно 35% валовой прибыли предприятия.

7. В марте планируемого  года предприятие намерено приобрести  новое оборудование на сумму  в 25 тыс. руб.

8. Необходимые для  расчета фактические данные за  ноябрь и декабрь предыдущего года приведены в соответствующих графах таблицы; в этой же таблице приведены и требуемые расчетные данные.

Требуется составить  помесячный график движения денежных средств на первое полугодие планируемого года.

Исходные  данные, а  также результаты прогнозных расчетов приведены в таблице 3.1. Сделаем необходимые комментарии (в основном, на примере февральских данных).

Таблица 3.1

Прогнозирование денежного  потока на первое полугодие 2006 г. (тыс. руб.)

	Фактические данные		Прогноз
Показатель	ноябрь	дек.	янв.	фев.	март	апр.	май	июнь
А	1	2	3	4	5	6	7	8
1. Прогнозирование объема  реализации
Выручка от реализации	115,8	125,6	136,3	148,0	160,8	174,8	189,9	206,4
Затраты на сырье  и материалы		81,6	89,0	97,1	105,9	115,6	126,1	137,6
Прочие расходы		18,8	20,0	21,3	22,7	24,2	25,8	27,5
Валовая прибыль		25,2	27,3	29,6	32,2	35,0	38,0	41,3
Налоги и прочие отчисления от при были (35%)		8,8	9,5	10,4	11,3	12,3	13,3	14,5
Чистая прибыль		16,4	17,8	19,2	20,9	22,7	24,7	26,8
2. Приобретение и оплата сырья и материалов
Приобретение сырья  (в размере потребности  следующего месяца)		89,0	97,1	105,9	115,6	126,1	137,6
Оплата сырья  (временной лаг –  30 дней)			89,0	97,1	105,9	115,6	126,1	137,6
3. Расчет сальдо денежного  потока
3.1. Поступление денежных  средств
20% реализации текущего  месяца за наличные			27,3	29,6	32,2	35,0	38,0	41,3
70% реализации в кредит  прошлого месяца			70,3	76,3	82,9	90,0	97,9	106,3
30% реализации в кредит  позапрошлого месяца			27,8	30,1	32,7	35,5	38,6	41,9
Итого			125,4	136,0	147,8	160,5	174,5	189,5
3.2. Отток денежных  средств
Оплата сырья и материалов			89,0	97,1	105,9	115,6	126,1	137,6
Прочие расходы			20,0	21,3	22,7	24,2	25,8	27,5
Налоги и прочие платежи  в бюджет			9,5	10,4	11,3	12,3	13,3	14,5
Приобретение оборудования					25,0
Итого			118,5	128,8	164,9	152,1	165,2	179,6
Сальдо денежного потока			6,9	7,2	-17,1	8,4	9,3	9,9
4. Расчет излишка (недостатка)  денежных средств на счете
Остаток денежных средств  на начало месяца			10,0	16,9	24,1	7,0	15,4	24,7
Остаток денежных средств  на конец месяца			16,9	24,1	7,0	15,4	24,7	34,6
Целевое сальдо денежных средств			18,0	18,9	19,8	20,8	21,9	23,0
Излишек (недостаток) денежных средств			-1,1	5,2	-12,8	-5,4	2,8	11,6

 

1. Исходным пунктом методики прогнозирования является расчет затрат на производство продукции или оказание услуг; при этом:

- затраты на сырье  и материалы (З_см) рассчитываются исходя из фактической их величины в декабре месяце, а также кумулятивных темпов расширения производства и изменения цен на сырье:

З_см = 81,6×1,015×1,015×1,075×1,075 = 97,1 тыс. руб.

- величина прочих расходов (З_пр) рассчитывается исходя из фактических данных декабря, а также кумулятивных темпов расширения производства и инфляции:

З_пр = 18,8×1,015×1,015×1,05×1,05 = 21,3 тыс. руб.

2. Выручка от реализации (ВР) планируется исходя из общей суммы затрат и условия (2), в соответствии с которым их доля должна составить 80%:

ВР = (97,1 + 21,3)/0,8 = 148 тыс. руб.

3. Величина налогов  и прочих отчислений от прибыли (НП) составляет 35% планируемой валовой прибыли:

НП = (148 – 97,1 – 21,3)×0,35 = 10,4 тыс. руб.

4. Раздел 2 таблицы  заполнен исходя из условия  (3). Так, в феврале будет закуплено  сырье в размере мартовской  потребности, и в то же время  произойдет оплата сырья, закупленного в январе, но потребленного и оплаченного в феврале.

5. Поступление денежных  средств рассчитывается исходя  из условия (1); таким образом,  для февраля соответствующие  составляющие дохода рассчитываются  следующим образом:

20% реализации текущего месяца за наличные = 148×0,2 = 29,6 тыс. руб.

70% реализации в кредит  прошлого месяца = 136,3×0,8×0,7 = 76,3 тыс.  руб.

30% реализации в кредит  позапрошлого месяца = 25,6×0,8×0,3 = 30,1 тыс.  руб.

6. Отток денежных средств  рассчитывается исходя из обычной логики расчетов и условий (3) и (7).

7. Сальдо денежного  потока (С_дп) рассчитывается как разность между поступлением и оттоком денежных средств:

С_дп = 136 – 128,8 = 7,2 тыс. руб.

8. Остаток денежных  средств на конец месяца (О_дк) рассчитывается суммированием остатка денежных средств на начало месяца и сальдо денежного потока за истекший месяц:

О_дк = 16,9 + 7,2 = 24,1 тыс. руб.

9. Целевое  сальдо денежных средств (ЦС) рассчитывается по условию (5):

ЦС = 18×1,05 = 18,9 тыс. руб.

10. Излишек  (недостаток) денежных средств (ИН) рассчитывается вычитанием величины целевого сальдо из остатка денежных средств на конец месяца:

ИН = 24,1 – 18,9 = 5,2 тыс. руб.

11. По результатам анализа  можно сделать следующие выводы:

- положение с денежным  потоком на предприятии благополучное – лишь в марте наблюдается превышение оттока денежных средств над их поступлением, причина этого состоит в расходах по приобретению оборудования;

- для того чтобы  поддерживать требуемый целевой  остаток денежных средств предприятие  вынуждено будет прибегать к краткосрочным кредитам; величина требуемой краткосрочной ссуды составляет: в январе – 1,1 тыс. руб., в марте – 12,8 тыс. руб., в апреле – 5,4 тыс. руб.

Заканчивая рассмотрение примера, отметим, что приведенная  методика не является единственной и бесспорной. Она может быть существенно усложнена. Будучи достаточно трудоемкими при ручной обработке информации, эти расчеты достаточно легко могут быть формализованы и выполнены в среде электронных таблиц, например, с помощью пакета типа Microsoft Excel. Кроме того, не следует смущаться отсутствием пресловутой "точности расчетов", равно как и наличием определенной условности в формализации модели. Подобные условности являются неизбежным спутником любых расчетов прогнозного характера. Важно помнить о том, что в такого рода расчетах нужна не точность, а выявление тенденций, при этом сами методики и получаемые в результате их применения результаты являются лишь некоторой "материальной" основой для принятия управленческих решений финансового характера.

 

3.2. Разработка по автоматизации расчетов с подотчетными лицами

на предприятии

 

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность  и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые  к правильности, точности и своевременности  его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:

- правильно произвести  арифметические расчеты;

- обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку  первичных и отчетных документов  произвольной формы;

- осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

- производить накопление  итогов и исчисление процентов  произвольной степени сложности;

- обращаться к данным  и отчетам за прошлые периоды;

- соблюдения законодательства  в учете;

- формировать бухгалтерскую финансовую отчетность.

Прикладные программы  служат для выполнения разнообразных  задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в  России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства "1С ", "БЭСТ", "ФинЭко" и др.