Учет расчетов с покупателями и заказчиками на примере ООО «СПК Тверской»

Для подтверждения данных, приведенных в акте (форма №  ИНВ-17), составляется Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

При проведении инвентаризации многие забывают о заполнении данной справки или просто-напросто не утруждают  себя этим. Вместе с тем обязательность ее оформления предусмотрена ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

Сроки оформления и представления оформленных инвентаризационных документов в каждой конкретной организации определяются приказом (постановлением, распоряжением) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) или утвержденным в установленном в организации порядке Планом проведения инвентаризации. При этом следует учитывать, что реальными сроками для получения от контрагентов и согласования актов сверки являются конец января – февраль следующего года.

В ООО «СПК Тверской» учетной политикой не установлены сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов. Сама инвентаризация проводиться крайне редко, в большинстве случаев перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но даже тогда носит формальный характер.

При оформлении организацией акта сверки расчетов следует учитывать, что по ст. 203 ГК РФ подтверждение  объема сложившейся задолженности  в виде подписания акта сверки взаимных расчетов влечет за собой прерывание течения срока исковой давности.

В связи с этим решение  о самостоятельности оформления и (или) подписании направленных кредиторам актов сверок должно приниматься  и с учетом данных положений гражданского законодательства.

Если данные от покупателей  и прочих контрагентов акты сверки подтверждают правильность отраженных в учете организации сумм задолженности, необходимо только зафиксировать данный факт в акте по форме № ИНВ-17 и  в справке к нему.

Если же по итогам сверки будут выявлены расхождения, они  должны быть рассмотрены, и по ним  должно быть принято соответствующие  решение: обоснованы требования кредитора (должника) или нет. Если обоснованы – в бухгалтерском учете организации должны быть оформлены корректирующие записи, посредством которых суммы задолженности станут реальными.

В случае если по итогам сверки будут выявлены неучтенные суммы  кредиторской задолженности организации  по оплате поставленной продукции (выполненных  работ, оказанных услуг), в бухгалтерском  учете на основании соответствующих  первичных учетных документов должны быть оформлены дополнительные записи.

Перечень организаций-дебиторов  агрофирмы, имеющих задолженность  за готовую продукцию, товары, работы и услуги, представлен в таблице 8.

Инвентаризация дебиторской  задолженности показала, что дебиторскую  задолженность предприятию ООО «СПК Тверской» имеет ИП «Мороз». С этой организацией ООО «СПК Тверской» заключил договор поставки продукции. Предприятию должны 200 тыс. руб..

В связи с тем, что инвентаризация дебиторской задолженности в исследуемой организации носит формальный характер и зачастую не проводится даже перед составлением годовой отчетности, рекомендуем установить сроки проведения инвентаризации приказом руководителя раз в квартал для усиления контроля состояния дебиторской задолженности и обеспечения ее своевременного погашения. А по результатам инвентаризации создавать резерв по сомнительным долгам, что будет способствовать реализации одного из основных принципов бухгалтерского учета – осмотрительности.

4 Автоматизированная  обработка информации по учету  расчетов с покупателями и  заказчиками

В процессе своей деятельности все организации совершают расчетные  операции с покупателями и заказчиками. Совокупность задач учета расчетов с покупателями и заказчиками, предусматривает  обработку информации по значительной группе балансовых счетов. Учет по отдельным  из них имеет свои особенности  по формы представления первичной  информации, способам обработки и  форме исходящих информационных данных.

Автоматизация учета расчетов с покупателями позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременности получения сведений о состоянии расчетов с покупателями и заказчиками, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую задолженность, беря во внимание сроки исковой давности.

В настоящее время на рынке программных средств по бухгалтерскому учету имеется достаточно большое количество пакетов и прикладных программ: «1С: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус» и др.

В ООО «СПК Тверской» бухгалтерский  учет расчетов с покупателями и заказчиками  частично автоматизирован, но большую часть работы бухгалтер выполняет вручную. Для более эффективной работы бухгалтерского состава на данном участке учета рекомендуем внедрить в учетный процесс программу «1С: Бухгалтерия 8».

Внедрение данной программы  в учетный процесс облегчит работу бухгалтера, сократит затраты рабочего времени на данном участке учета, позволит оперативно получать информацию о движении дебиторской и кредиторской задолженности, отслеживать возникновение  просроченной задолженности и др. Программа позволит более гибко  и мобильно вести бухгалтерский  учет.

Существенным плюсом данной программы является то, что обновления программы можно получать через  Интернет.

Программа «1С: Бухгалтерия 8» автоматически определяет состояние  взаиморасчетов с контрагентами  по мере ввода пользователями расчетных  документов. Но у пользователей может  возникнуть необходимость внести поправки в состояние взаиморасчетов с  контрагентами.

Для решения этой задачи в программе имеется документ «Корректировка долга». Эти документом можно провести взаимный зачет дебиторской  и кредиторской задолженностей, образовавшихся по разным договорам. Можно перенести  задолженность с одного контрагента  на другого контрагента (например, при  их реорганизации), можно зарегистрировать списание безнадежного долга.

Кроме того, для проведения сверки расчетов с представителями  контрагента добавлен документ «Акт сверки взаиморасчетов», который может  быть использован для автоматического  заполнения и распечатывания бумажной формы.

Анализ движения дебиторской  и кредиторской задолженности в  типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» возможен с использованием механизма  отчетов. Используя механизм отчетов  пользователь имеет возможность  анализировать состояние дебиторской  и кредиторской задолженности за выбранный период.

В исследуемой организации  учет расчетов с покупателями и заказчиками  ведется по каждому контрагенту (покупателю) ведется отдельно. Чтобы обеспечить легкость такого учета в системе «1С: Бухгалтерия 8» существуют справочники контрагентов, которые содержат информацию о контрагентах организации (юридических и физических лицах) и используются как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Данная возможность используется на предприятиях по усмотрению, это облегчило бы поиск нужного контрагента при работе с документами.

В плане счетов типовой  конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» по счету 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» аналитический учет ведется  по покупателям и заказчикам (субконто «Контрагенты») и основанию расчетов (субконто «Договоры»). Каждый покупатель и заказчик – элемент справочника  «Контрагенты». Каждое основание расчетов – элемент справочника «Договоры». Такая настройка плана счетов типовой конфигурации полностью соответствует требованиям Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (рисунок  2).

Рисунок 2 – Фрагмент плана счетов типовой конфигурации

«1С: Бухгалтерия 8»

Разделение задолженности  на краткосрочную и долгосрочную осуществляется в справочнике «Договоры». В данном справочнике хранится информация о счетах на оплату, выставленных контрагенту, счетах на оплату, полученных от контрагента и договорах длительного действия с контрагентом. Реквизиты «Дата возникновения обязательства» и «Дата погашения обязательства» используются для разделения задолженности на долгосрочную, краткосрочную и просроченную задолженность при составлении регламентированной отчетности. Вид договора указывается для того, чтобы в специализированных отчетах можно было сгруппировать информацию о расчетах с контрагентами по видам.

Одним из необходимых средств для учета дебиторской и кредиторской задолженности является инвентаризация имущества. Инвентаризация проводится, как правило, на конец планового периода и позволяет выявить остатки дебиторской и кредиторской задолженности. Проведение инвентаризации позволяет не только получить информацию для                 принятия решений управленческого характера, но также для правильного учета налогов.

В типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» для этой цели предназначен отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (Отчеты – Специализированные – Инвентаризация расчетов с контрагентами).              Отчет может быть сформирован либо с использованием унифицированной формы ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», либо в виде произвольной формы.

Для формирования унифицированной  формы ИНВ-17 необходимо установить флажок «Использовать унифицированную  форму ИНВ-17». На этой же закладке указываются  следующие данные, которые будут  подставлены в печатную форму: номер  и дата составления акта, председатель и члены комиссии.

Таблица дебиторской задолженности  может быть заполнена автоматически  по данным учета по кнопке «Заполнить». При автоматическом заполнении задолженность  в таблице отражается либо как  подтвержденная, либо как с истекшим сроком исковой давности. То, что  срок исковой давности задолженности  истек, определяется с использованием реквизита договора «Дата погашения  обязательства» (должно пройти 3 года с  даты, когда задолженности должна быть погашена). Графа «Не подтверждено»  не заполняется автоматически ее необходимо заполнить вручную. Аналогичным  образом заполняется таблица  по кредиторской задолженности.

Для формирования произвольной формы необходимо снять флажок «Использовать  унифицированную форму ИНВ-17».

В реквизите «Тип задолженности» указать тип задолженности контрагентов, которую будет отражать отчет. Для  выбора предлагается три варианта: дебиторская и кредиторская; дебиторская; кредиторская.

В программе «1С: Бухгалтерия 8» реализована настройка запрета  изменения данных ранее определенной даты. Теперь пользователь, обладающий соответствующими правами, может указать  дату, ранее которой данные изменять нельзя. Тем самым можно защитить от случайного изменения другими  пользователями данных тех периодов времени, по которым сформирована регламентированная отчетность.

В настройках учетной политики бухгалтерского учета можно отключить  поддержку ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». Такая возможность  полезна для организаций, которые  могут не применять указанное  положение по бухгалтерскому учету.

В программе реализован простой  механизм подключения дополнительных печатных форм документов. Такая форма  может быть разработана сторонними специалистами вне конфигурации и передана на предприятие в виде файла специального формата. Достоинство  механизма заключается в его  использовании без изменения  конфигурации. Аналогичным способом реализована возможность подключения  дополнительных механизмов автозаполнения табличных частей документов (вызываемых стандартной кнопкой «Заполнить» на экранной форме документов).

При помощи данного программного комплекса в автоматическом режиме формируются отчетные данные, раскрывающие информацию о дебиторской задолженности: Бухгалтерский баланс (форма № 1), Отчет о прибылях и убытках (форма  № 2), Отчет о движении денежных                      средств (форма № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Все указанные  выше достоинства программы «1С: Бухгалтерия 8» являются доводами в  пользу ее внедрения в ООО «СПК Тверской» Апшеронского района.

Таким образом, система «1С: Бухгалтерия» значительно упрощает работу бухгалтера, так как она  позволяет вести учет по расчетам с покупателями и заказчиками  в соответствии с установленными правилами ведения бухгалтерского учета. Составление первичных документов, при применении данной системы, не требует  от бухгалтера кропотливой работы над  каждым документом, а в составлении  регистров синтетического учета  у бухгалтера вообще отпала необходимость, так как за него это сделает  система «1С: Бухгалтерия».

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет значительно  уменьшить нагрузку на работников бухгалтерии  общества, причем, это касается не только работы по учету расчетов с покупателями и заказчиками, но так же и других объектов учета. Применение различных  систем автоматизации бухгалтерского учета позволит освободить бухгалтера от проведения трудоемких расчетов.