Учет выплат и удержаний в расчетах с персоналом организации

1. Налог на доходы физических лиц. Регулируется главой 23 части второй НК РФ. В соответствии с НК РФ налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%. Налоговая ставка устанавливается в размере 35% в отношении следующих доходов:

- стоимости любых выигрышей  и призов, получаемых в производимых  конкурсах, играх и других мероприятий  в целях рекламы товаров, работ  и услуг, в части превышения  установленных НК РФ размеров;

- страховых выплат по  договорам добровольного страхования  в части превышения установленных  НК РФ размеров;

- процентных доходов по  вкладам в банках в части  превышения суммы, рассчитанной  исходя из действующей ставки  рефинанансирования Центрального банка РФ, в течение периода, за который начислены проценты, по рублевым вкладам (за исключением срочных пенсионных вкладов, внесенных на срок менее шести месяцев) и 9% годовых по вкладам в иностранной валюте;

- суммы экономии на  процентах при получении налогоплательщиком  заемных средств в части превышения установленных НК РФ размеров, за исключением доходов в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование налогоплательщиками целевыми займами (кредитами), полученными от кредитных и иных организаций РФ и фактически израсходованными ими на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, или доли (долей) в них на основании документов, подтверждающих использование таких средств.

Налоговая ставка устанавливается  в размере 30% в отношении всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами  РФ, в размере 6% в отношении доходов  от долевого участия в деятельности организации, полученных в виде дивидендов и в размере 9% в отношении доходов  в виде процентов по облигациям с  ипотечным покрытием, эмитированным  до 1.01.2007 г., а также по доходам учредителей доверительного управления ипотечным покрытием, полученным на основании приобретения ипотечных сертификатов участия, выданных управляющим ипотечным покрытием до 1.01.07 г.

2. Удержания по исполнительным листам. Порядок удержания алиментов регулируется Семейным кодексом РФ (Федеральный закон от 29.12.1995г. № 223-ФЗ, в редакции последующих изменений и дополнений); Т.о., в соответствии с Семейным кодексом алименты выплачиваются на основании следующих документов:

а) соглашение об уплате алиментов, которое заключается между лицом, обязанным уплачивать алименты, и  их получателем, а при недееспособности указанных лиц - между их законными  представителями. Соглашение заключается  в письменной форме, подлежит нотариальному  удостоверению и имеет силу исполнительного  листа;

б) решения суда по исполнительному  листу (при отсутствии соглашения об уплате алиментов);

в) заявления плательщика  алиментов, если он изъявил добровольное желание добровольно платить  алименты (без решения суда или  указанного ранее соглашения) и подал  заявление об уплате алиментов в  бухгалтерию по месту своей работы.

Поступившие в бухгалтерию  организации исполнительные листы  или заявления плательщика регистрируют в специальном журнале или  карточке и хранят как бланки строгой  отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному  исполнителю и взыскателю. В письменных заявлениях работников организации о добровольной уплате алиментов они обязаны указать следующие данные: фамилия, имя, отчество заявителя и получателей алиментов, дата рождения детей или других лиц, на содержание которых взыскиваются алименты, адрес лица, которое будет получать алименты, размер алиментов. В соответствии с Семейным кодексом алименты на содержание несовершеннолетних детей устанавливаются в твердой денежной сумме или в размере: на 1 ребенка – 1/4, на 2 детей - 1/3, на тех детей и более – 50% заработка (дохода), но не менее суммы, установленной законодательством. На содержание нуждающихся в помощи родителей, супругов, других лиц алименты устанавливаются в твердой денежной сумме. Если работник, добровольно уплачивал алименты, подал заявление о прекращении взыскания или сменил место работы, организация обязана сообщить в суд по месту нахождения организации и взыскателя о прекращении взыскания. Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения, как по основной, так и по совмещаемой работе, с дивидендов, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья.

Рассмотрим стандартные налоговые  вычеты, установленные для всех категорий  работников, с которыми чаще всего  сталкиваются на практике бухгалтера. Доход работников, которые не имеют  права на вычеты в размере 3000 и 500 рублей (для отдельных категорий), должен ежемесячно уменьшаться на стандартный  налоговый вычет в размере 400 рублей. Вычет применяется до того момента, пока доход работника, облагаемый налогом  по ставке 13%, не превысит 20000 рублей. Начиная  с месяца, в котором доход работника  превысит 20000 рублей с начала года, этот налоговый вычет не применяется.

Всем работникам, которые  имеют детей, предоставляется налоговый вычет в размере 1000 рублей в месяц на каждого ребенка. Вычет применяется до того момента, пока доход работника, облагаемый налогом по ставке 13 %, не превысит 40000 рублей. Начиная с месяца, в котором доход работника превысит этот предел, налоговый вычет не применяется. Налоговый вычет предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет и на учащегося дневной формы обучения до 24 лет. Вычеты предоставляются на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на них (свидетельство о рождении ребенка).  На все суммы удержаний из заработной платы дебетуется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредитуются счета по видам и назначению удержаний.

Удержанный из заработной платы НДФЛ отражается бухгалтерской записью: Д70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К68 «Расчеты по налогам и сборам». Удержания по исполнительным листам отражается бухгалтерской записью: Д70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Исполнительные листы»).  К удержаниям по инициативе организации можно отнести:

- суммы неотработанных  авансов, выданных в счет заработной  платы;

- суммы, ошибочно выплаченные  вследствие счетных ошибок;

- суммы возмещения материального  ущерба, причиненного по вине  работника;

- удержания в счет погашения  полученной работником ссуды;

- удержания за неотработанные  дни предоставленного и оплаченного  отпуска;

- членские профсоюзные  взносы;

- удержание невозвращенных  подотчетных сумм и др.

Для возмещения этих сумм работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника, но не позднее одного месяца со дня окончания установленного для этой операции срока, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае удержание можно будет произвести только по решению суда. Общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику. Если подотчетное лицо не возвратило в течение трёх дней остаток подотчетных сумм, то администрация предприятия может принять решение удержать эту сумму. Это решение оформляется приказом руководителя, но невозвращенные суммы могут удержать только по согласию работника, поэтому он должен поставить подпись в приказе. Если сотрудник увольняется прежде, чем отработал предоставленный ему авансом отпуск, то в этом случае статья 137 ТК РФ требует удержать излишне начисленные отпускные. Есть ситуации, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным. Это сокращение штата, ликвидация организации, увольнение работника по медицинским показаниям, чрезвычайные обстоятельства и т.д.

IV.   ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ УЧЕТА ЛИЧНОГО СОСТАВА И   ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

4.1. Учет личного состава  организации и  его документирование 

Учетом личного состава  предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный  руководителем предприятия, либо эти  функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава  используют унифицированные формы  первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04г. № 1(11).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.  Личная карточка (форма №Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.   Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма  №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма  №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма  №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового  договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.