Учет выплат и удержаний в расчетах с персоналом организации

Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

 

 

 

 

 

 

 

                   4.2. Документы по учету использования рабочего времени

         Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма №Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма №Т-13-только для учета использования рабочего времени.  Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 V. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ФОНДА ОПЛАТЫ

       Расчеты с сотрудниками, как состоящими в штате предприятия, так и не состоящими в нем, по всем операциям, связанным с заработной платой, пенсиями, пособиями, компенсирующими выплатами и удержаниями из заработной платы, проводится с применением счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Предприятие вправе самостоятельно разрабатывать системы и формы оплаты труда, при этом они обязаны соблюдать трудовое законодательство, в котором регламентируются следующие основные принципы:

1) ежемесячная оплата  труда не должна быть ниже  минимального размера оплаты труда (МРОТ), установленного государством. Федеральным законом от 29.12.2004 г. N 198-ФЗ "О внесении дополнений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" величина МРОТ установлена: С 01.06.2011 г. 4611 руб.  2) работы в сверхурочные, праздничные и выходные дни должны оплачиваться дополнительно;

3) работники должны  иметь оплачиваемый отпуск (в  соответствии со ст. 115 ТК РФ) продолжительностью 28 календарных дней;

4) оплата работ  с вредными условиями должна  быть повышенной;

5) время, за которое  согласно законодательству сохраняется  заработная плата, должно быть  оплачено.

Все выплаты работникам относятся к трем основным видам: фонд заработной платы, выплаты социального  характера и прочие выплаты, не входящие ни в фонд заработной платы, ни в  состав выплат социального характера. Такое деление принципиально  важно для расчетов размеров платежей в социальные фонды.   Совокупность выплат, которые включаются в издержки производства и обращения, носит название фонда оплаты труда. Их перечень устанавливается законодательством. Таким образом, фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы тем, что он характеризует лишь ту его часть, которая входит в себестоимость продукции, работ и услуг.  В настоящее время в хозяйственной практике предприятий и организаций используются следующие системы оплаты труда: тарифная система, бестарифная система, система плавающих окладов, комиссионная система, комбинированная система оплаты труда. Для правильной постановки учета заработной платы необходим отлаженный механизм оформления, хранения и учета документов, связанных с характеристиками и деятельностью персонала. Ряд этих документов находится в отделе кадров, а часть хранится в бухгалтерии. Целесообразно, чтобы копии некоторых документов отдела кадров были и в бухгалтерии. К необходимым для бухгалтерии документам отдела кадров относятся:

1) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);

2) личная карточка (форма N Т-2 - в ней фиксируются  сведения о профессиональном  мастерстве, о личных качествах  работника, о его семье и  т.п.). После увольнения работника  его личная карточка сдается  в архив;

3) штатное расписание (форма N Т-3);

4) учетная карточка  научного работника (форма N Т-4);

5) приказы о различных  выплатах (помимо основной зарплаты): об оплатах длительных командировок, об оплатах при отрыве сотрудника  от работы и т.п.;

6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма  N Т-6);

8) график отпусков (форма N Т-7);

9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8).

В самой бухгалтерии  на каждого работника (или группу) должны заводиться следующие документы:

1) табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы  (форма N Т-12);

2) табель учета  использования рабочего времени  (форма N Т-13);

3) расчетно-платежная  ведомость (форма N Т-49);

4) расчетная ведомость  (форма N Т-51);

5) платежная ведомость  (форма N Т-53);

6) лицевой счет (формы  N Т-54 и Т-54а);

7) записка-расчет  о предоставлении отпуска работнику  (форма N Т-60);

8) рабочий наряд;

9) акт о приемке  работ, выполненных по трудовому  договору (контракту), заключенному  на время выполнения определенной  работы (форма N Т-73) и др.  Особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия, занимает лицевой счет работника. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника. Для правильного начисления оплаты труда необходим строгий и точный учет отработанного времени и количества выпущенной продукции. Этот учет ведется в табелях, нарядах, актах и т.п. Совокупность указанных первичных документов позволяет проводить вычисления по оплате труда. Эти вычисления могут проводиться в специальных ведомостях или в расчетно-платежных ведомостях. Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (подоходный налог, профсоюзные взносы, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, в расчетных ведомостях проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда. Это в первую очередь отчисления в фонды социального страхования и обеспечения. Расчетно-платежная ведомость используется также для выплаты заработной платы. Выдача заработной платы, премий и т.п. осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3 рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе "Расписка в получении" платежной или расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп "Депонировано". Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы не выданной заработной платы хранятся в банке в течение 3 лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия. Перевод на депонент заработной платы, не полученной работником, оформляется в бухгалтерском учете с помощью проводки:

Д70К76 - депонирование суммы не выданной заработной платы, где: счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

 Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". По кредиту счета - отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации. По дебету счета удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам. Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет 20 "Основное производство" - оплата труда производственных рабочих;

Дебет 23 "Вспомогательные  производства" - оплата труда рабочих  вспомогательных производств;

Дебет 25 "Общепроизводственные расходы" - оплата труда цехового персонала;

Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" - оплата труда управленческого  персонала организации;

Дебет 29 "Обслуживающие  производства и хозяйства" - оплата труда работников обслуживающих  производств и хозяйств;

Дебет других счетов издержек (28, 44, 91, 97);

Кредит 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" - на всю сумму начисленной оплаты труда. Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают, как уже отмечалось, по дебету счетов 07, 08, 10, 11, 15 и кредиту счета 70.  Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и кредиту счета 70.

Начисленные суммы  премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения вне реализационных или операционных доходов, отражают по:  Д91 "Прочие доходы и расходы", 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", 86 "Целевое финансирование",

Кредиту 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда".

Начисление доходов  работникам организации по акциям и  вкладам в ее имущество оформляют  следующей бухгалтерской записью:

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)",

Кредит 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда".

В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпуска  работникам предоставляют в течение  года неравномерно. Поэтому для более  точного определения себестоимости  продукции суммы, выплачиваемые  работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком  месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для  оплаты отпусков работникам. Организация  может создавать резерв на выплату  вознаграждений за выслугу лет. Резервируемые  суммы относят в дебет тех  же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работников, и в кредит счета 96 "Резервы  предстоящих расходов".

По мере ухода  рабочих в отпуск фактически начисленные  им суммы за отпускной период списывают  на уменьшение созданного резерва. При  этом составляют следующую бухгалтерскую  запись:

Дебет 96 "Резервы  предстоящих расходов",

Кредит 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда".

Такой же записью  оформляют начисление работникам вознаграждений за выслугу лет.

Удержания из начисленной  заработной платы отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счетов:

68 "Расчеты по  налогам и сборам" - на сумму  налога на доходы физических  лиц;

28 "Брак в производстве" - на суммы удержаний с виновников  брака;

73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям" - на суммы за товары, проданные  в кредит, по ссудам банков, по  предоставленным займам, на суммы,  взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов;

76 "Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами" - на суммы по исполнительным  документам и других счетов.

Погашение задолженности  перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счета 68 с кредита счета 51 "Расчетные счета", а по алиментам - по дебету счета 76 с кредита счетов 50 "Касса" (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 "Расчетные счета" (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в Сберегательном банке).

 

 

VI. СЧЕТ 73 (РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ)

Кроме учета заработной платы на предприятии также ведется учет расчетов по прочим выплатам: