Унификация и стандартизация

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97( с изменениями от 2003 г. ), внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).

Все вышеизложенное определяет актуальность выбранной темы исследования.

Цель исследования – рассмотреть унификацию и стандартизацию в делопроизводстве на примере налоговой инспекции по Дзержинскому  району г.Волгограда.

Объектом исследования является система делопроизводства.

Предмет исследования – унификация и стандартизация в делопроизводстве на примере налоговой инспекции по Дзержинскому району г.Волгограда.

В соответствии с целью, объектом и предметом исследования были поставлены следующие основные задачи:

1. Рассмотреть стандартизацию и стандарты в документоведении, дать характеристику унифицированной системы документации.
2. Описать историю развития унификации и стандартизации документов.
3. Проанализировать информационное обеспечение налоговой инспекции.
4. Дать оценку уровня унификации документов в налоговой инспекции, сделать анализ стандартизации документов в налоговой инспекции.
5. Предложить основные рекомендации по совершенствованию стандартизации и унификации документов в налоговой инспекции.

В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.И.Андреева, В.А.Кузнецова, М.П.Илюшенко, В.А. Кудряев и др.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты унификации и стандартизации в        делопроизводстве

1.1 Стандартизация и стандарты в документоведении

Термин «стандартизация» прошел долгий эволюционный путь развития. Ранее вместо термина «стандартизация» использовали понятие «нормализация», что с английского переводится как норма, образец, мерило. На протяжении долгого времени нормальным, стандартным считали преимущественно серое, будничное, неинтересное. Поэтому термин «стандартизация» долгое время имел двойной смысл.

В настоящее время стандартизация представляет собой деятельность с целью достижения оптимальной степени упорядочения в определенной отрасли путем установления положений для общего и многократного использования, для решения существующих или возможных задач1.

В стандартизации необходимо различать ее объект и область. Объект стандартизации – это предмет, который подлежит стандартизации, например, продукция, процесс, услуга и т. п.. А область стандартизации подразумевает под собой совокупность объектов. Областью стандартизации может быть любая человеческая деятельность, такая как машиностроение, управление, информатика, сельское хозяйство и т. д.

Работа по стандартизации проводится в международном масштабе, в пределах группы стран, отдельной страны либо отрасли народного хозяйства, объединения, предприятия.

В международной стандартизации участие является открытым для соответствующих органов всех стран. Результатом международной стандартизации считаются международные стандарты, используемые для облегчения научно-технических и торговых связей.

Межгосударственная стандартизация — это общая система стандартизации, используемая рядом независимых государств, проводящих согласованную политику в этой области2.

Осуществление национальной стандартизации происходит на уровне какой-то одной определенной страны. Данная система определяет основные цели и принципы управления, формы и общие организационно-технические правила выполнения всех видов работ по стандартизации в стране.

В Российской Федерации роль главного центра в области осуществления национальной стандартизации играет Государственный комитет России по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

Общество давно осознало преимущества направленного ограничения, обеспечивающего единство методов и удобство изготовления и использования продукции. Еще древние хетты сорок веков тому назад использовали единые образцы в строительстве городов. В 2700 г. до н. э. в Китае была известна «система пяти измерений»3. Единицей этой системы было расстояние между двумя концами бамбуковой жерди, которая при использовании ее в качестве стрелы издавала определенный звуковой тон. В Древнем Египте во времена фараона Тутмоса I в строительстве применяли стандартный кирпич (410х200х130 мм). За соблюдением размеров кирпича следили специальные чиновники. Древние римляне также использовали изделия стандартных размеров: они, например, установили единый диаметр труб для водопроводов — пять пальцев (95 мм). В XV в. в Венеции строили корабли с одинаковым оснащением. Это позволяло плыть с одинаковой скоростью. «Золотой пояс» Великого князя Киевского Святослава Ярославовича в свое время служил мерой длины4.

Первые сведения о стандартизации у восточнославянских народов датируются 1555 г. В России во времена Ивана Грозного специальным указом были введены постоянные размеры пушечных ядер, а также калибры (кружала) для проверки этих размеров. Метрологической реформой Петра I в России были введены английские измерения, получившие широкое применение на флоте и в кораблестроении — футы, дюймы.

В настоящее время вопросами стандартизации занимаются свыше 450 международных и региональных организаций. Среди них две специализированные — Международная организация по стандартизации (ИСО — ISO) (основана в 1946 г.) и Международная электротехническая комиссия (МЭК — IЕС) (основана в 1906 г.).

ИСО и МЭК охватывают практически все сферы человеческой деятельности: научно-технический прогресс и передовую технологию, рациональное использование сырья и материалов, взаимозаменяемость и техническую совместимость продукции, безопасность эксплуатации изделий и охрану окружающей природной среды.

При этом ИСО представляет собой крупнейшую международную организацию, которая занимается вопросами стандартизации. В состав ИСО входит более 90 стран мира. Данной организацией утверждено свыше 9 тыс. международных стандартов, которые не имеют юридической силы: каждая страна имеет право использовать их полностью, отдельными разделами или вообще их не принимать. Однако эти стандарты, определяя требования и показатели, отвечающие мировому техническому уровню, влияют на национальные стандарты, а через них обусловливают и спрос на ту или иную продукцию на международном уровне.

МЭК – это вторая специализированная организация, которая является одной из ведущих организаций по вопросам стандартизации в области электроники, радиоэлектроники и связи. В МЭК входит 40 стран мира.

Результатом деятельности стандартизации или ее продуктом является нормативный документ.

Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. До 1993 г. применялись термины «нормативно-технический документ», «специальные виды нормативно-технических и технических документов и литературы».

К нормативным документам по стандартизации относятся: 1) стандарты и 2) технические условия.

Под стандартом понимают нормативный документ, разработанный, как правило, на основе отсутствия противоречий по существенным вопросам большинства заинтересованных сторон и утвержденный компетентным органом5. В стандарте установлены для общего и многократного использования правила, требования, общие принципы или характеристики, в отношении различных видов деятельности или их результатов и способствующие достижению оптимальной степени упорядочения в определенной области. Это нормативное производственно-практическое издание, содержащее комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливаются на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждаются в соответствии с действующим законодательством.

Выделяют следующие виды стандартов: международный, межгосударственный, национальный.

Международный - это стандарт, принятый международной организацией по стандартизации (ISO или IЕС)6.

Межгосударственный - это принятый государством стандарт, присоединившимися к соглашению о проведении единой политики в области стандартизации, метрологии и сертификации. Он применяется ими непосредственно.

Национальный - это стандарт, принятый национальным органом определенной страны по стандартизации.

По масштабам распространения стандарты выделяют следующие категории: государственный стандарт (ГОСТ), отраслевой стандарт (ОСТ), стандарт предприятия. К государственным стандартам относятся государственные строительные нормы и правила, государственные классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственный стандарт России (ГОСТ) — основной нормативный документ по стандартизации в стране, подлежащий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется действие стандарта. ГОСТ утверждается Государственным комитетом России по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

Отраслевой стандарт (ОСТ) утверждается министерством (ведомством). ОСТ разрабатывают на определенную продукцию, Услуги, когда отсутствуют государственные стандарты в отношении данных продуктов и услуг или в случае необходимости установления требований, превышающих или дополняющих требования ОСТа. Отраслевой стандарт не должен противоречить государственному подлежит безусловному выполнению предприятиями, учреждениями и организациями, входящими в сферу управления органа, утвердившего его.

Стандарт предприятия (СТП) утверждается и используется только на конкретном предприятии; разрабатывается на продукцию (процессы, услуги), которую изготовляют, осуществляют или предоставляют только конкретные предприятия.

Существует комплекс или система стандартов — совокупность взаимосвязанных стандартов, принадлежащих определенной отрасли стандартизации и устанавливающих взаимосогласованные требования к объектам стандартизации на основе общей цели. Например, в СССР существовала система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

В соответствии со спецификой объекта стандартизации, составом и содержанием устанавливаемых к нему требований различают стандарты следующих видов: основополагающие, на продукцию и услуги, на процессы, на методы контроля (испытаний, изменений, анализа) и т. п.

Основополагающие стандарты устанавливают организационно-методические и общетехнические положения для определенной области стандартизации, а также термины и определения, общетехнические требования, нормы и правила, обеспечивающие упорядоченность, совместимость, взаимосвязь и взаимосогласованность различных видов технической и производственной деятельности при разработке, производстве, транспортировке и утилизации продукции, безопасность продукции, охрану окружающей среды.

Стандарты на продукцию, услуги устанавливают требования к группам однородной или конкретной продукции, услугам, обеспечивающим их соответствие своему назначению.