Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Июня 2014 в 17:04, дипломная работа
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Введение 2
Глава 1. Теоретические аспекты унификации и стандартизации в делопроизводстве 5
1.1Стандартизация и стандарты в документоведении 5
1.2Характеристика унифицированной системы документации 13
1.3 История развития унификации и стандартизации документов 17
Глава 2. Практические аспекты унификации и стандартизации в делопроизводстве на примере налоговой инспекции по Дзержинскому району г. Волгограда 21
2.1 Анализ информационного обеспечения налоговой инспекции 21
2.2 Оценка уровня унификации документов в налоговой инспекции 34
2.3 Анализ стандартизации документов в налоговой инспекции 36
Глава 3. Основные рекомендации по совершенствованию стандартизации и унификации документов в налоговой инспекции 41
Заключение 48
Список использованной литературы 50
Стандарты на процессы устанавливают основные требования к последовательности и методам (способам, режимам, нормам) выполнения разнообразных работ (операций) в процессах, используемых в разных видах деятельности и обеспечивающих соответствие процесса его назначению.
Стандарты на методы контроля (испытаний, изменений, анализа) устанавливают последовательность работ (операций), способы (правила, режимы, нормы) и технические средства их выполнения для различных видов и объектов контроля продукции, процессов, услуг.
Стандарты выходят как отдельно, так и в виде сборников. Единые требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов устанавливаются соответствующими нормативными документами по стандартизации.
Построение стандартов всех категорий и видов должно соответствовать следующей типовой структуре: наименование стандарта; вводная часть (при необходимости); основная часть; информационные данные; содержание (при большом объеме текста или в сборниках). Установлены требования к каждому из этих элементов структуры, что обеспечивает четкость построения стандарта, краткость текста, определенность излагаемых норм и правил, облегчает поиск стандартов по наименованиям, а элементов основной части стандарта — по нумерации, отражающей структуру данной части.
Стандарт — текстовой документ, сочетающий при необходимости текст с графическим материалом и таблицами. Требования к тексту способствуют точности изложения, применения стандартизированных терминов и обозначений, исключению оборотов разговорной речи, иностранных слов и терминов. Установлены требования к заголовкам, формулам, таблицам, графическим материалам, ссылкам, алфавитным указателям, примечаниям, условным обозначениям и др. Даются типовые фрагменты текста, например: «Стандарт полностью соответствует международному стандарту ИСО (МЭК)...», «Утвержден и введен в действие приказом Госстандарта России...» и др.
Оформление стандартов основано на применении единых форм для обложки и страниц стандартов всех категорий, а также на использовании единых элементов, вносимых в эти формы: обозначение стандарта, порядковый регистрационный номер (четыре знака), а через дефис — две последние цифры года утверждения (ДСТУ 2732-94). Установлены правила нумерации страниц, применения форматов бумаги при издании стандартов и т. п. Все это снижает затраты на подготовку и издание стандартов, придает им необходимую юридическую силу, облегчает их поиск. Содержание стандартов подробно детализировано с указанием в ряде случаев наименования включаемых разделов и подразделов.
Технические условия (ТУ) — нормативный документ, разработанный для установления требований, регулирующих отношения между поставщиком (разработчиком, изобретателем) и потребителем (заказчиком) продукции, на которую отсутствуют государственные или отраслевые стандарты (либо в случае необходимости конкретизировать требования данных документов).
Технические условия бывают двух видов: 1) ТУ, являющиеся неотъемлемой частью комплекта нормативных документов на продукцию (изделия, услуги); 2) ТУ, являющиеся самостоятельным документом.
ТУ состоит из вводной части (область применения) и разделов, расположенных в следующей последовательности: технические требования, требования безопасности и охраны окружающей среды, правила приемки, методы контроля, транспортирования и хранения, указания по эксплуатации, гарантии изготовителя.
К основным реквизитам ТУ относятся: обозначение ТУ, индекс документа, сокращенное наименование государства, код предприятия — держателя подлинника ТУ (восемь знаков), порядкового регистрационного номера (три знака и две последних цифры года утверждения). А кроме того, приводится наименование ТУ и выходные данные.
Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.
Особенность документов по личному
составу - их одновременная унификация
в составе двух унифицированных систем
документации: организационно-
Так как единого ведомства, которое
координировало бы кадровую деятельность,
никогда не существовало, то ведомство,
осуществляющее унификацию организационно-
На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. В связи с этим работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.
Порядок оформления документов,
входящих в систему организационно-
Кроме государственного стандарта,
в состав унифицированной системы организационно-
НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.
В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.
Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД) служит
основой для кодирования документов в
информационно-поисковых системах. ОКУД
предназначен для решения задач по регистрации
унифицированных форм документов, их учету,
сокращению применяемых форм документов,
а также для контроля за составом документов
и исключения дублирования унифицированных
форм. Объектами классификации в ОКУД
являются унифицированные формы девяти
действующих сегодня унифицированных
систем документации, в том числе организационно-
К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
В составе унифицированных систем
документации имеются элементы дублирования.
Например, приказ о приеме на работу отнесен
к организационно-
К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:
Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат. В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников7.
Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.
Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов8.