Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности

- матрицы для оценки достижения улучшения деятельности организации;

- потребности в улучшении, включая средства и методы;

- потребности в документации, включая записи.

Руководству необходимо систематически анализировать выходные данные, чтобы обеспечить результативность и эффективность процессов организации.

 

 

5.5 Ответственность, полномочия и обмен информацией

 

5.5.1 Ответственность и полномочия

 

Высшему руководству  следует определить и затем довести  до сведения персонала ответственность  и полномочия с целью внедрения  и поддержания в рабочем состоянии  результативной и эффективной системы  менеджмента качества.

Надо наделить ответственностью и полномочиями всех работников организации, дав им возможность участвовать в достижении целей в области качества и создав условия для их вовлеченности, мотивации и принятия ими обязательств.

 

 

5.5.2 Представитель руководства

 

Высшему руководству следует назначить представителя руководства и наделить его полномочиями управлять, постоянно контролировать, оценивать и координировать систему менеджмента качества. Такое назначение призвано содействовать результативной и эффективной работе и улучшению системы менеджмента качества. Представитель подотчетен высшему руководству и поддерживает связи с потребителями и другими заинтересованными сторонами по вопросам, касающимся системы менеджмента качества.

 

 

5.5.3 Внутренний обмен информацией

 

Руководству организации  необходимо определить и внедрить результативный и эффективный процесс обмена информацией по вопросам политики в  области качества, требований, целей  и их достижения. Обеспечение такой  информацией может помочь в улучшении  деятельности организации и непосредственно вовлекает ее работников в достижение целей в области качества. Руководству следует активно поощрять обратную связь и получение информации от работников организации как средства их вовлечения.

Обмен информацией  может, например, включать:

- информирование, проводимое руководством на рабочих участках;

- групповые брифинги и другие совещания, например, по признанию достижений;

- использование досок объявлений, внутренних газет/журналов;

- аудио-видео- и электронные средства, такие, как электронная почта и web - сайты;

- обзоры, подготовленные работниками, и наглядно представленные предложения.

 

ИСО 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования

 

5.5.3 Внутренний обмен информацией

 

Высшее руководство  должно обеспечить, чтобы в организации были разработаны соответствующие процессы обмена информацией, в том числе по вопросам результативности системы менеджмента качества.

 

5.6 Анализ со стороны руководства

 

5.6.1 Общие положения

 

Высшему руководству необходимо развить проводимый им анализ за пределы верификации результативности и эффективности системы менеджмента качества в процесс, распространяющийся на всю организацию, и который также оценивает эффективность системы. Анализ со стороны руководства следует превратить в трибуну по обмену новыми идеями с открытой дискуссией и оценкой входных данных, стимулированных лидерством высшего руководства.

Для добавления ценности организации  по результатам анализа со стороны  руководства высшему руководству  надо управлять осуществлением процессов жизненного цикла продукции и вспомогательных процессов посредством систематического анализа, основанного на принципах менеджмента качества. Частота анализа устанавливается исходя из потребности организации. Входные данные к процессу анализа необходимо преобразовать в выходные данные, охватывающие не только результативность и эффективность системы менеджмента качества. Результаты анализа предоставляют данные, которые используются при планировании улучшения деятельности организации.

 

5.6.2 Входные данные анализа

 

Входные данные к оценке результативности и эффективности  системы менеджмента качества учитывают  интересы потребителей и других заинтересованных сторон и содержат:

- статус и результаты достижения целей в области качества и деятельности по улучшению;

- статус пунктов, по которым требовались действия на основе анализа со стороны руководства;

- результаты аудитов (проверок) и самооценки организации;

- обратную связь об удовлетворенности заинтересованных сторон, возможно, даже до момента их участия;

- факторы, связанные с рынком, такие, как технологии, исследования и разработки, деятельность конкурентов;

- результаты сравнения с лучшими достижениями;

- сведения о работе поставщиков;

- новые возможности улучшения;

- управление несоответствиями процессов и продукции;

- оценку рынка и стратегию;

- статус деятельности по стратегическому партнерству;

- финансовые результаты деятельности, связанной с качеством;

- другие факторы, которые могут воздействовать на организацию, такие, как финансовые, социальные или экологические условия и соответствующие изменения законов и регламентов.

 

ИСО 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования

 

5.6.2 Входные данные анализа

 

Входные данные для анализа со стороны руководства  должны включать информацию по:

a) результатам аудитов (проверок);

b) обратной связи от потребителей;

c) функционированию процессов и соответствию продукции;

d) статусу предупреждающих и корректирующих действий;

e) последующим действиям, вытекающим из предыдущего анализа со стороны руководства;

f) изменениям, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества;

g) рекомендациям по улучшению.

 

5.6.3 Выходные данные анализа

 

Если анализ со стороны руководства выходит  за пределы верификации системы  менеджмента качества, то результаты такого анализа могут использоваться высшим руководством в качестве входов к процессам улучшения. Высшее руководство может применять этот процесс анализа как мощное средство при определении возможностей улучшения деятельности организации. График проведения анализов способствует своевременному обеспечению данными для стратегического планирования в организации. Отобранные выходные данные следует доводить до сведения работников организации, демонстрируя им, как процесс анализа со стороны руководства ведет к постановке новых целей, которые принесут выгоду организации.

Дополнительные  выходные данные для повышения эффективности  включают, например:

- цели, касающиеся характеристик продукции и показателей процессов;

- цели улучшения деятельности организации;

- оценку пригодности организационной структуры и ресурсов;

- стратегию и инициативы по маркетингу, продукции и удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон;

- сокращение потерь и планы снижения идентифицированных рисков;

- информацию по стратегическому планированию будущих потребностей организации.

Необходимо  иметь достаточно записей для  обеспечения прослеживаемости и  облегчения оценки самого процесса анализа  со стороны руководства, чтобы убедиться  в его постоянной эффективности  и в добавлении ценности организации.

 

6 МЕНЕДЖМЕНТ РЕСУРСОВ

 

6.1 Общие рекомендации

 

6.1.1 Введение

 

Высшему руководству  следует обеспечить определение  и наличие ресурсов, необходимых  для осуществления стратегии  и достижения целей организации. Они включают ресурсы для функционирования и улучшения системы менеджмента качества, а также удовлетворения потребителей и других заинтересованных сторон. К ресурсам можно отнести работников, инфраструктуру, производственную среду, информацию, поставщиков и партнеров, природные и финансовые ресурсы.

 

6.1.2 Вопросы, которые должны приниматься во внимание

 

Для улучшения  деятельности организации необходимо уделить внимание таким ресурсам, как:

- результативные, эффективные и своевременно предоставленные ресурсы с учетом возможностей и ограничений;

- материальные ресурсы, такие, как усовершенствованные производственные и вспомогательные средства;

- нематериальные ресурсы, такие, как интеллектуальная собственность;

- ресурсы и механизмы, содействующие инновационным постоянным улучшениям;

- организационные структуры, включая службы, удовлетворяющие потребности менеджмента проекта и матричного подхода;

- менеджмент информации и технологии;

- повышение компетенции посредством целенаправленной подготовки, образования и обучения;

- развитие навыков и профилей лидерства для будущих менеджеров организации;

- применение природных ресурсов и их воздействие на окружающую среду;

- планирование потребностей в ресурсах на будущее.

 

6.2 Работники

 

6.2.1 Вовлечение работников

 

Руководству следует  улучшить результативность и эффективность организации, в том числе систему менеджмента качества, через вовлечение работников и их поддержку. В качестве помощи в достижении целей улучшения своей деятельности организации необходимо поощрять вовлечение и развитие своих работников посредством:

- планирования обеспечения постоянной подготовки и карьеры;

- определения ответственности и полномочий персонала;

- разработки личных и групповых целей, менеджмента выполнения процесса и оценивания результатов;

- содействия вовлечению работников при постановке целей и принятии решений;

- признания и вознаграждения;

- содействия открытому, двустороннему обмену информацией;

- постоянного анализа потребностей своих работников;

- создания условий, поощряющих нововведения;

- обеспечения эффективной групповой работы;

- информирования о предложениях и мнениях;

- использования измерений степени удовлетворенности работников;

- выяснения причин прихода работников в организацию и их увольнения.

 

6.2.2 Компетентность, осведомленность и подготовка

 

6.2.2.1 Компетентность

 

Руководству следует убедиться в наличии компетентности, требующейся для результативной и эффективной работы организации. Это достигается на основе анализа фактических и ожидаемых потребностей в компетентности в сравнении с уже имеющейся компетентностью работников организации.

В основе соображений  по поводу потребностей в компетентности лежат:

- будущие требования, связанные со стратегическими и оперативными планами и целями;

- ожидаемый менеджмент и потребность последовательного применения рабочей силы;

- изменения в процессах организации, средствах и оборудовании;

- оценивание компетентности отдельных работников для выполнения определенных видов деятельности;

- законодательные и другие обязательные требования и стандарты, влияющие на организацию и ее заинтересованные стороны.

 

6.2.2.2 Осведомленность и подготовка

 

При планировании потребностей в обучении и подготовке необходимо учитывать изменения, вызванные  характером процессов организации, степенью подготовленности работников и культурой организации.

Вооружение работников знаниями, приобретение ими навыков и опыта преследует цель повышения их компетентности.

В ходе обучения и подготовки подчеркивается важность выполнения требований, потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон. Подготовка также включает осознание последствий для организации и ее работников невыполнения требований.

Для оказания поддержки  достижению целей организации и  развитию ее работников при планировании обучения и подготовки учитываются:

- опыт работников;

- подразумеваемые и очевидные знания;

- навыки лидерства и менеджмента;

- средства планирования и улучшения;

- групповая работа;

- решение проблем;

- навыки общения;

- культура и социальное поведение;

- знания рынков, потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон;