Управление экономикой качества в ООО «Надежда»

Элементы затрат, связанных  с процессом, подразделяют на следующие  категории:

- люди;

- оборудование;

- материалы;

- окружающая среда.

Каждый отдельный элемент  затрат относят к затратам на соответствие и/или затратам вследствие несоответствия (источники информации необходимо регистрировать):

- затраты на соответствие - затраты на функционирование процесса в соответствии с заданными требованиями стопроцентно эффективным способом. Это не предполагает, что эффективный процесс равнозначен необходимому процессу, скорее это означает процесс, функционирование которого в рамках конкретных процедур не может быть достигнуто при более низких затратах. Это минимальные затраты на процесс;

- затраты вследствие несоответствия - затраты, вызванные неэффективностью конкретного процесса, т.е. избыточные затраты на персонал, материалы и оборудование, возникающие вследствие неудовлетворительных входов, допущенных ошибок, забракованных выходов и других видов потерь. Эти затраты рассматривают как затраты, не относящиеся к процессу.

Оба вида затрат имеют возможности  для улучшения.

Оператор процесса обычно может непосредственно влиять только на затраты вследствие несоответствия, но он может рекомендовать хозяину процесса изменить то, что обязательно повлечет за собой уменьшение затрат на соответствие.

Хозяин процесса должен наблюдать  за процессом и вносить в него изменения, влияющие на обе части затрат на процесс. Некоторые процессы существуют только вследствие наличия несоответствий в другом процессе и необходимость в них отпадает, если эти несоответствия устранить.

Модель затрат может быть создана для любого процесса на предприятии. Она может использоваться для  идентификации и мониторинга  затрат на процесс в отношении отдельных аспектов деятельности предприятия, таких как система выписки счетов, система распределения нарядов на работы или процесс комплектования персонала. Модель можно использовать, например, для мониторинга полных затрат.

Модель затрат строится на основе идентификации всех ключевых работ, подлежащих управлению, и отнесения  их к 3С или к 3Н. Источник данных должен быть идентифицирован. В идеале этот источник должен извлекаться из информации, проверенной экономической службой. В некоторых случаях может  потребоваться формирование синтетических  данных о затратах.

Тщательная разработка модели затрат необходима для успешного  применения метода и является первостепенной задачей для хозяина процесса. Модель затрат на процесс используется для регулярной отчетности с указанием значений характеристик. Для этого модель должна быть стабильной, что позволяет проводить сравнение с предыдущими периодами и наблюдать за тенденциями в затратах. Выбор регистрируемых параметров модели имеет наиважнейшее значение.

Модель затрат должна быть проанализирована с самого начала ее использования и регулярно анализироваться впоследствии для того, чтобы быть уверенным в ее эффективности.

Должны быть сформированы группы по улучшению качества для  исследования отдельных аспектов или процессов на предприятии. Эти группы должны подготовить модели затрат на процессы, начиная с этапа сбора и анализа данных для определения направлений исследований до этапа мониторинга для регистрации достигнутых улучшений.

Идентификация процесса.

Процесс должен быть идентифицирован, выделен как дискретный набор  работ и должен получить наименование. Должен быть определен хозяин процесса. Должны быть идентифицированы выходы из процесса, причем для каждого  выхода должно быть установлено, направлен  он к одному или к нескольким потребителям. Обычно потребитель (заказчик) является хозяином другого процесса.

Должны быть идентифицированы входы в процесс, такие как  материалы и данные. Также идентифицируют управляющие воздействия и ресурсы.

Идентификация затрат.

Каждый процесс включает ряд ключевых работ, которые должны быть идентифицированы. Для каждого вида работ необходимо выявить и установить элементы затрат на соответствие и затрат вследствие несоответствия.

Отчет о затратах.

Предприятие должно применять  единую форму отчета о затратах. Отчет должен включать исчерпывающий  перечень элементов затрат на соответствие и затрат вследствие несоответствия, а также содержать:

- идентификацию всех входов, выходов, управляющих воздействий и ресурсов;

- указание о том, используются ли реальные или синтетические затраты;

- методики расчета каждого элемента затрат;

- указания на источник данных о затратах.

Источником данных о затратах могут быть как реальные затраты, так и синтетические. В отчетах  о затратах необходимо фиксировать:

- реальные затраты - затраты,  которые экономическая служба  предприятия требует отдельно выделять (идентифицировать) и регистрировать;

- синтетические затраты  - затраты, которые отдельно не  выделяются и не регистрируются  как реальные затраты, а выводятся  из имеющихся в распоряжении соответствующих данных на четко установленной основе, например, произведение часов, требуемых для выполнения задания, на почасовую ставку.

Программа работ по улучшению  качества должна планироваться на основе информации, имеющейся в отчете, и выбранных приоритетах. Хозяин процесса должен анализировать повторяющиеся циклы с помощью групп по улучшению качества или отдельных работников и контролировать процессы, происходящие в результате изменения затрат.

После анализа первоначального  баланса 3С и 3Н может быть принято  решение о том, что является приоритетным - проект процесса или устранение потерь. После внесения усовершенствований баланс может нарушиться и внимание переместится на другие аспекты. Это будет продолжаться до тех пор, пока другие области баланса не исчерпают возможностей для улучшения.

1.3.3 Модель предупреждения, оценки и отказов

 

Традиционно сведения о характеристике качества продукции руководители предприятий получают из отчетов о браке и данных о дефектах. Эта жизненно важная информация зачастую бывает трудна для анализа и интерпретации в терминах затрат на качество. Как следствие могут оказаться незамеченными возможности снижения затрат. Для успешного снижения затрат предпочтительно представлять несоответствие качества в финансовых терминах.

Для этого в первую очередь  необходимо проводить оценку следующих двух факторов:

а) отказов, ведущих к снижению прибыли, независимо от того, чем они  вызваны;

б) предупреждающих мер  по менеджменту качества и оценке затрат на внедрение стандартов по качеству.

На рисунке 2 видно, что рост осведомленности о затратах на качество ведет в первую очередь к увеличению доли работ по оценке качества продукции. Затем, когда оценка и анализ указывают на характерные признаки - элементы, в которые можно внести изменения в целях улучшения конструкции (процесса) системы - больше средств расходуется на предупреждение. Наконец, когда предупреждающие меры приводят к необходимому эффекту, соотношение затрат на оценку и отказы меняется и все затраты снижаются.

Элементы затрат на качество различаются от предприятия к  предприятию и от отрасли к отрасли. Руководство предприятия должно решить, какие средства вкладывать в повседневный производственный контроль и причислять к производственным затратам, а какие следует идентифицировать как затраты на качество.

 

Рисунок 2 - Повышение осведомленности о качестве и усиление

работ по его улучшению

Стандарт ГОСТ Р 52380.2 – 2005 устанавливает основные положения по определению затрат, связанных с работами по предупреждению и оценке дефектов с внутренними и внешними отказами, а также по функционированию системы затрат на качество для эффективного управления бизнесом. Расходы предприятия, связанные с качеством, следует идентифицировать и непрерывно контролировать.

Важно, чтобы классификация  данных о затратах была достаточной  и совместимой с другими методами бухгалтерского учета на предприятии, чтобы можно было сравнивать различные затратные периоды или работы.

Затраты на качество необходимо распределить по видам работ. При  этом более удобно использовать имеющиеся  коды счетов в учетно-калькуляционном  подразделении. Распределение затрат важно для анализа и предупреждения отказов.

В отчет о затратах на качество целесообразно включать финансовые коэффициенты и анализ тренда, связанного с бизнесом предприятия. Достижение заданных уровней качества требует вовлечения значительно большего числа функций, чем функции контроля и испытаний на стадиях изготовления продукции. Каждое подразделение предприятия несет определенную ответственность за обеспечение соответствия качества предъявляемым требованиям. Необходимо проводить сбор и анализ информации, позволяющей установить общие затраты на предприятии и/или отдельном его подразделении, ответственном за затраты на качество.

Иногда полезно установить предварительные показатели - сначала  для небольшого подразделения или  одной производственной линии, чтобы  получить одобрение и обязательства руководства в отношении системы затрат на качество. При предварительном изучении необходимо определить, какие категории и элементы затрат на качество следует использовать.

Предварительный анализ позволяет  установить эффективную систему  сбора информации и выявить слабые места до того, как предприятие  приступит к выполнению полномасштабной программы затрат на качество.

Когда определен перечень элементов затрат, можно начинать сбор данных о затратах. На предприятиях, где раньше не действовала система затрат, охватывающая каждое подразделение, может потребоваться более глубокий анализ, чем на тех, где такая система имелась. ГОСТ Р 52380.2 – 2005 предоставляет всем предприятиям достаточно информации, чтобы понять, какая глубина анализа необходима.

Для идентификации затрат, относящихся к качеству, необходимо провести анализ содержания всех пяти этапов.

     На этапе  1 идентифицируют затраты, которые  непосредственно относятся к деятельности предприятия в области качества.

     а) затраты  на рабочую силу, контролируемые  службой качества или специальным  подразделением качества;

     б) часть стоимости, приходящуюся на пользование зданиями (сооружениями) и относящуюся к функции качества, т.е. арендные платы, налоги, страховые платежи, платы за отопление, освещение, охрану;

     в) часть  затрат на столовую, обслуживание  офиса и другие административные расходы;

     г) стоимость  износа специализированного оборудования  для контроля и оценки качества;

     д) затраты на обучение по качеству;

     е) затраты  на более мелкие статьи, не  превращаемые предприятием в  капитал.

     На этапе  2 идентифицируют затраты, которые  напрямую нельзя отнести к деятельности в области качества, но которые являются частью общих затрат предприятия, связанных с качеством. Обычно это затраты подразделений, напрямую не участвующих в деятельности в области качества. Необязательно делать официальную передачу бухгалтерского учета центру затрат подразделения, отвечающего за деятельность в области качества, но они должны быть учтены. Издержки могут нести подразделения, связанные с закупками, хранением, планированием. Отнесение затрат к этой категории должно основываться на объективных решениях.

     На этапе  3 идентифицируют внутренние затраты  на запланированные отказы и представляют счет-меморандум.

   На этапе 4 идентифицируют  внутренние издержки вследствие  отказов, которые не были учтены на этапе 3. Эти издержки могут включать затраты на материалы, сданные в отходы, или стоимость переделки, или стоимость повторного изготовления. Затраты обычно входят в финансовые затраты подразделения, явившегося причиной отказа, или подразделения, исправляющего недостатки изделия. Такие затраты должны быть указаны в счете-меморандуме. 

     На этапе  5 идентифицируют издержки вследствие  отказов после изменения права собственности. Затраты включают время, затраченное подразделением качества на исследования, и аналогичные затраты других подразделений, например подразделений маркетинга, обслуживания у заказчика, финансов. Эти затраты редко учитывают в существующих системах качества. Следует сделать первоначальную оценку и внести результаты в счет-меморандум. Если заказчик оплачивает исследования, этот доход должен быть отмечен в счете-меморандуме.

Перечень элементов и  источников данных должен быть согласован с руководством бухгалтерии предприятия.

После того, как все затраты  собраны, их следует табулировать, чтобы  определить распределение затрат по коду элемента.

Форма отчета и периодичность  его составления зависят от вида бизнеса и уровня управления, на который представляется информация. Допускается включать данные в виде таблиц, графиков, гистограмм, текстового материала. Отчеты должны соответствовать целям бизнеса и иметь базу для сравнения. Рекомендуется, чтобы, по крайней мере, три базы измерений были отнесены с самого начала к затратам на качество. Они должны отображать бизнес с различных сторон и быть чувствительными к изменениям в бизнесе.

Базы сравнения предназначены  для обеспечения сопоставимости данных. Необходимо проанализировать и внести изменения в выбранные базы в следующих ситуациях:

Построение диаграммы  затрат на качество помогает аналитической  работе. Однако может оказаться необходимым провести расчет циклических воздействий и кратковременных колебаний затрат относительно их среднего значения или использовать метод кумулятивных сумм.

Данные о затратах на качество не дают руководству предприятия  достаточной информации для их использования в дальнейшем для идентификации критических областей, требующих внимания.

Эффективный метод определения  величины затрат на качество - сравнение их с другими затратами, на которые регулярно составляются отчеты на предприятии.

Исследуя несколько видов  продукции для определения приоритетов  в использовании ресурсов, следует  учитывать себестоимость и произведенное  количество продукции каждого вида. Улучшение качества и снижение затрат на качество должны достигаться посредством решения проблем качества.