Анадиз документооборота

Место проведения заседания, совещание выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит  из знака «№» и порядкового  номера протокола.

Основная часть протокола  печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего  на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности  печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и  центрируется относительно самой длинной  строки.

Расшифровка подписи располагается  на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в  расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.4. Служебные письма

3.3.4.1. Служебные письма  МДОУ №19 могут использоваться  для организации взаимодействия  с другими организациями, учреждениями, предприятиями – всех организационно- правовых форм.

3.3.4.2. Сроки подготовки  ответных писем устанавливаются  резолюцией директора на основании  имеющихся сроков исполнения  поручений, запросов или по  решению автора резолюции.

Тексты ответных писем  должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции  руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.3.4.3. Служебные письма  печатаются на стандартных формата  А4 на бланках писем Общества.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и  последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.3.4.4. Текст письма излагается  от 3-го лица единственного числа.

Например:

Совет педагогов считает...», «Совет педагогов рассмотрел...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.3.4.5. Дата письма –  дата принятия решения, зафиксированного  в тексте. Датой письма является  дата его подписания.

Право подписи служебных  писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о  структурных подразделениях, в должностных  инструкциях и в должностных  регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных  лиц.

4. Организация  документооборота и исполнения  документов

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов  в МДОУ №19 с момента их создания  или получения до завершения  исполнения или отправки образует  документооборот учреждения.

4.2. Организация доставки  документов

4.2.1. Доставка документов  в МДОУ №19 осуществляется средствами  почтовой связи.

С помощью почтовой связи  в МДОУ №19 доставляется письменная корреспонденция в виде простых  и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также  печатные издания.

4.3. Прием, обработка и  распределение поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие  в МДОУ №19 на бумажных носителях,  проходят первичную обработку,  предварительное рассмотрение, регистрацию,  рассмотрение руководством и  доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка  документов осуществляются сотрудником  ответственным за делопроизводство.

Конверты с документами  вскрываются (за исключением конвертов  с пометкой «лично»), проверяется  правильность доставки, целостность  упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При  отсутствии на документе адреса отправителя  конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов. На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп. Регистрационный штамп проставляется  в правой нижней части лицевой  стороны первой страницы документа.

4.3.2. Документы, адресованные  руководству МДОУ №19, а также  без указания конкретного лица  предварительно рассматриваются  сотрудником ответственным за  делопроизводство, а затем направляются  руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации  распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются сотруднику ответственному за делопроизводство, в журнале регистрации входящих документов вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который  исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный  исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.4. Организация обработки  и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые МДОУ №19, передаются почтовой и электронной  связью.

Обработка документов для  отправки почтовой связью осуществляется сотрудником ответственным за делопроизводство в соответствии с действующими Правилами  оказания услуг почтовой связи.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее  следующего рабочего дня.

Замена либо досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заведующего.

4.5. Порядок прохождения  внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних  документов на этапах их подготовки  и оформления должно соответствовать  прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения –  поступающих документов.

4.5.2. Проекты распорядительных  документов после подготовки  и согласования с заинтересованными  подразделениями и должностными  лицами передаются заведующему,  который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и  распределением обязанностей. После  подписания документы регистрируются.

4.5.3. Размноженные экземпляры  подписанных руководителями и  зарегистрированных распорядительных  документов в обязательном порядке  рассылаются в структурные подразделения,  в ведении которых находятся  рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов  между структурными подразделениями  осуществляется через сотрудника  ответственного за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей  отметкой в журнале регистрации.

4.6. Учет количества документов

4.6.1. Учет количества документов  за определенный период времени  (год, месяц) проводится по журналу  регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.

4.6.2. За единицу учета  количества документов принимается  сам документ, с учетом размноженных  экземпляров.

Поступающие и создающиеся  документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры  проставляются через косую черту  или в отдельных графах).

4.7. Регистрация документов

4.7.1. Основой построения  поисковых систем является регистрация  документов – запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его  создания, отправления или получения.

4.7.2. Регистрации подлежат  все документы, требующие учета,  исполнения и использования в  справочных целях. Регистрируются  документы, поступающие из других  организаций и от физических  лиц, а также создаваемые –  внутренние и отправляемые. Документы  регистрируются независимо от  способа их доставки, передачи  или создания.

4.7.3. Документы регистрируются  один раз: поступающие – в  день поступления, создаваемые  – в день подписания или  утверждения. При передаче документа  из одного подразделения в  другое новый регистрационный  номер на документе, не проставляется.

4.7.4. Регистрация документов  производится в пределах групп,  в зависимости от названия  вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются  приказы по основной деятельности, приказы по личному составу,  служебная переписка, обращения  граждан.

4.7.5. Регистрация поступающих,  внутренних и отправляемых документов  производится в картотеке, находящейся  в кабинете делопроизводителя.

4.7.6. Регистрационный номер  документа состоит из порядкового  номера, который, исходя из информационных  потребностей МДОУ №19, может дополняться  буквенным или цифровым индексом  структурного подразделения, индексом  дела по номенклатуре дел, кодом  документа по классификатору  корреспондентов, исполнителей и  др. Составные части регистрационного  номера отделяются друг от  друга косой чертой.

4.7.7. Для создания поисковых  систем и достижения информационной  совместимости регистрационных  данных устанавливается следующий  состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации  (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный  номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое  содержание документа);

- резолюция (исполнитель,  содержание поручения, автор,  дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения  доступа к документу;

- внутренняя переадресация  документов по исполнителям;

- код по тематическому  классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее  документ на контроль;

- промежуточные сроки  исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа  (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.8. Организация поисковой  системы по документам

4.8.1. Для обеспечения эффективного  использования информации при  принятии решений МДОУ №19 создаются  поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются,  как правило, в традиционном  виде.

4.8.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,  поступает в поисковую систему,  которая включает в себя картотеки  и классификационные справочники.

4.8.3. При традиционной  карточной составляются следующие  картотеки: справочные (по корреспондентам,  видам документов, авторам документов  и др.), контрольно-справочные, кодификационные,  алфавитные и другие в зависимости  от задач поиска информации.

4.9. Контроль исполнения  документов

4.9.1. Контроль исполнения  документов включает постановку  документа на контроль, регулирование  хода исполнения, снятие исполненного  документа с контроля, направление  исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода  и результатов исполнения документов, информирование руководителей о  состоянии исполнения документов.

4.9.2. Контролю подлежат  все зарегистрированные документы,  требующие исполнения, перечень  которых утверждается заведующим  МДОУ №19.

При постановке документа  на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о  контроле, которую обозначают словом (штампом) «Контроль».

4.9.3. Контроль исполнения  обеспечивается сотрудником ответственным  за делопроизводство, или лицом  назначенным приказом заведующего.

4.9.4. Работники, обеспечивающие  контроль исполнения документов, еженедельно представляют заведующему  МДОУ №19 и старшему воспитателю  информацию о находящихся на  контроле документах по форме,  определенной заведующим МДОУ  №19.

5. Документальный  фонд МДОУ №19

Организация работы с документами  в делопроизводстве представляет собой  совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими  документами по архивному делу и  делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного  агентства и других уполномоченных органов.

5.1. Составление номенклатуры  дел

5.1.1. Номенклатура дел  – систематизированный перечень  заголовков (наименований) дел, заводимых  МДОУ №19, с указанием сроков  их хранения, оформленный в установленном  порядке.