Анадиз документооборота

В разделе «Основные понятия» обозначены определения основных понятий, используемых в Инструкции по делопроизводству.

Название третьего раздела: «Создание документов». Этот раздел включает в себя три подраздела.

Первый подраздел называется «Бланки документов» в нем  рассматривается порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлению бланков. Бланк документа  – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа[81]. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом заведующего детским садом. Образцы бланков в Инструкции по делопроизводству помещены в качестве приложения.

Второй подраздел третьего раздела «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в  МДОУ №19. Оформление документов это  – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования[82]. Документы, создаваемые МДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, использовались Правила оформления реквизитов.

Третий подраздел носит  название «Особенности подготовки и  оформления отдельных видов документов». Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального  характера (кадровые приказы), решения  по оперативным, организационным и  другим вопросам работы, рассчитанные на разовое выполнение[83].

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются  следующие положения:

-  виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

-  порядок подготовки приказов (распоряжений) Общества;

-  порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

-  процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами;

-  порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);

-  доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

-  порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

-  назначение правил, положений, инструкций;

-  порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

-  согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами;

-  порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом директора общества);

-  доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

-  внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

Протокол – документ информационного  характера, предназначенный для  фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

-  виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;

-  порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

-  сроки подготовки протокола;

-  порядок подписания протоколов;

-  доведение протоколов для исполнителей;

-  оформление выписки из протокола и др.

Служебные письма рассматриваются  в одноименном разделе Инструкции по делопроизводству, где устанавливается:

-  виды записок, создаваемых в Обществе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

-  порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

-  реквизиты записок различных видов и их оформление;

-  структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются  правила составления текстов  записок различных видов.

Четвёртый раздел называется «Организация документооборота и исполнения документов», включает в себя девять подразделов.

В числе которых:

-  организация документооборота;

-  организация доставки документов;

-  приём, обработка и распределение поступающих документов;

-  организация обработки и передачи отправляемых документов;

-  порядок прохождения внутренних документов;

-  учёт количества документов;

-  регистрация документов;

-  организация поисковой системы по документам;

-  контроль исполнения документов.

При установлении требований к организации документооборота в Обществе происходит исключение возвратных движений документа, не обусловленных  деловой необходимостью, однократность  регистрации документов, устранение необоснованных согласований проектов документов, регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Пятый раздел называется «Документальный  фонд МДОУ №19» и включает в себя три подпункта. Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».

Номенклатура дел является основой формирования документального  фонда МДОУ №19. Под формулировкой  документальный фонд МДОУ №19 понимается совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные  им, а также полученные в результате взаимодействия с другими организациями  и гражданами.

Ответственность за составление  номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация  передачи дел в архив лежит  на заведующем детским садом №19.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения  номенклатуры дел, а также порядок  ведения номенклатуры дел в течение  делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству устанавливает:

-  назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;

-  форму номенклатуры дел;

-  порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

-  порядок ведения номенклатуры дел.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок  составления номенклатуры дел, в  частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила  индексации дел, правила составления  заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки  номенклатуры дел в течение делопроизводственного  года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных  при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве МДОУ №19.

Второй подраздел носит  название «Формирование и оформление дел».

Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел  и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

-  принцип формирования дел;

-  место текущего хранения дел;

-  принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

-  методическая функция архива в вопросах формирования дел;

-  срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело должен быть не более 10 дней).

-  лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ №19;

-  лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

-  условия хранения дел в структурных подразделениях МДОУ №19;

-  порядок учета дел;

-  порядок выдачи дел во временное пользование;

-  порядок изъятия документов из дела;

-  подразделение, осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.

Третий подраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определен порядок расположения дел в шкафах, а так же порядок  выдачи дел различным лицам.

Четвертый подраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В нем перечисляется  комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив.

Подготовка документов и  дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

-  экспертизу ценности документов;

-  оформление дел;

-  составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

-  составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Пятый подраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

-  для организации и проведения экспертизы ценности документов в МДОУ №19 создается экспертная комиссия (ЭК) действующая на основании Устава МДОУ №19;

-  определяется порядок проведения экспертизы ценности документов;

-  при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

-  отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МДОУ №19.

-  оформление дел проводится делопроизводителем при методической помощи и под контролем заведующего детским садом;

-  полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию  листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых  случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты  обложки дела.

В шестом подразделе Инструкции по делопроизводству «Подготовка и  передача документов в архив» было отмечено, все имеющиеся документы  в делах оформляются и передаются в архив делопроизводителем. Поскольку  за ним же закреплено и ведение  архива организации, то передача дел  на хранение в архив осуществляется без описи дел.

В седьмом подразделе Инструкции по делопроизводству, рассказывается об обязанностях сотрудников при  работе с документами и называется «Работа исполнителей с документами».

Шестой раздел называется «Изготовление, учет, использование  и хранение бланков документов», состоит из одного подраздела, в  котором указывается организация  работы по изготовлению и учету бланков  документов учреждения.

Таким образом, содержание разработанной  инструкции по делопроизводству в МДОУ №19 соответствует действующим нормативным  документам и современным методическим рекомендациям.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

 

Залог обоснованного и  эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и  достоверность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что  отражает высокие темпы развития человеческого общества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных  форм собственности, созданных с  различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика постоянно возрастает. Информация — важнейший товар. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов есть документационное обеспечение управления учреждением.

В современных условиях значительного  роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических  связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение  управления - это деятельность аппарата явления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами  в процессе осуществления им управленческих функций. Документационное обеспечение  управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение  руководства информацией о состоянии  дел в учреждении для принятия обоснованных управленческих решений  и контроле их выполнения, организация  работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной  работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и  оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Анализ основных управленческих документов, оперативного и архивного хранения муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19 г. Россошь позволил нам определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.