Анадиз документооборота

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку  дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне  типовых документов или в перечне  документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного  хранения пишется: «Хранить постоянно».

5.2.10. Для учета документов  определенных категорий постоянного  и временного сроков (свыше 10 лет)  хранения, учет которых вызывается  спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и  т.д.), составляется внутренняя опись  документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной  форме, которая содержит сведения о  порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах  листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи  составляется итоговая запись, в которой  указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с  указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается  за верхний край к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

5.2.11. Документы, составляющие  дело, подшиваются на четыре прокола  в твердую обложку из картона  или переплетаются с учетом  возможного свободного чтения  текста всех документов. При подготовке  дел к подшивке (переплету) металлические  скрепления (булавки, скрепки) из  документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения допускается  хранить в скоросшивателях, не проводить  пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.3. Организация оперативного  хранения документов

5.3.1. В целях повышения  оперативного поиска документов  дела располагаются в шкафах  в соответствии с номенклатурой  дел. Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на внутренней  стороне шкафа.

На корешках обложек дел  указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем  сдаются в архив.

5.3.2. Выдача дел другим  подразделениям производится с  разрешения делопроизводителя. Выдача  дел сотрудникам подразделений  для работы осуществляется под  расписку. На выданное дело заводится  карта-заместитель. В ней указывается  структурное подразделение, индекс  дела, дата его выдачи, кому дело  выдано, дата его возвращения,  предусматриваются графы для  расписок в получении и приеме  дела.

Дела выдаются во временное  пользование сотрудникам МДОУ №19 на срок не более одного месяца. После  истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его  хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заведующего  МДОУ №19.

Изъятие документов из дел  постоянного хранения допускается  в исключительных случаях и производится с разрешения заведующего МДОУ №19 с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.4. Порядок передачи документов  на хранение в архив.

В архив МДОУ №19 передают дела с исполненными документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения, как правило, не передаются в архив, а хранятся в отделах и по истечении установленных  сроков хранения уничтожаются.       

 Отделы производят  передачу дел в архив один  раз в год за весь год  по графику.       

 Если отдельные дела  необходимы для текущей работы, то инспектор отдела кадров  оформляет выдачу этих дел  во временное пользование и  контролирует их состояние и  хранение.       

 В период подготовки  отделом дел к передаче в  архив делопроизводителя предварительно  проверяет правильность их формирования  и оформления, а также соответствие  количества дел, включенных в  опись, количеству дел, заведенных  согласно номенклатуре дел. Все  выявленные при проверке недостатки  делопроизводитель обязан устранить.

5.5. Экспертиза ценности  документов

5.5.1. Экспертиза ценности  документов – изучение документов  на основании критериев их  ценности в целях определения  сроков хранения документов.

5.5.2. Экспертиза ценности  документов в МДОУ №19 на стадии  делопроизводства проводится: при  составлении номенклатуры дел;  в процессе формирования дел  и проверке правильности отнесения  документов к делам; при подготовке  дел к передаче в архив учреждения.

5.5.3. Для организации и  проведения экспертизы ценности  документов в МДОУ №19 создается  постоянно действующая центральная  экспертная комиссия (далее именуется  – ЭК).

5.5.4. Функции и права  ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается заведующим МДОУ №19.

5.5.5. Экспертиза ценности  документов постоянного и временного  хранения осуществляется ежегодно  в МДОУ №19 непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства  совместно с ЭК.

5.5.6. При проведении экспертизы  ценности документов осуществляется  отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи  в архив МДОУ №19; отбор дел  с временными сроками хранения  и с пометкой «До минования  надобности», подлежащих дальнейшему  хранению в отделах; выделение  к уничтожению дел за предыдущие  годы, сроки хранения которых истекли.

5.5.7. Отбор документов  для постоянного хранения проводится  на основании перечней документов  с указанием сроков их хранения  и номенклатуры дел МДОУ №19 путем полистного просмотра дел.  В делах постоянного хранения  подлежат изъятию дублетные экземпляры  документов, черновики, неоформленные  копии документов и не относящиеся  к вопросу документы с временными  сроками хранения. Окончательное  решение по результатам экспертизы  ценности документов принимает  ЭК.

5.5.8. По результатам экспертизы  ценности документов составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по  личному составу, а также акты  о выделении дел к уничтожению.

5.5.9. Опись дела – архивный  справочник, содержащий систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда, коллекции и предназначенный  для их учета и раскрытия  содержания. Отдельная опись представляет  собой перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) законченной  нумерацией.

5.5.10. Описи составляются  отдельно на дела постоянного  хранения; дела временного (свыше  10 лет) хранения; дела по личному  составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.5.11. Описи дел отделов  составляются по установленной  форме и представляются в архив  не позднее чем через три  года после завершения дел  в делопроизводстве.

5.5.12. Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

5.5.13. При составлении описи  дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым  номером (если дело состоит  из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том  числе сформированное в отдельный  том приложение к делу, вносится  в опись под самостоятельным  номером; порядок нумерации дел  в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.5.14. В конце описи вслед  за последней описательной статьей  делается итоговая запись, в которой  указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по  описи, первый и последний номера  дел по описи, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (литерные номера и пропущенные  номера).

5.5.15. Опись дел отделов  подписывается составителем с  указанием его должности, согласовывается  с начальником отдела кадров  и утверждается руководителем  отдела.

5.5.16. Опись дел отделов  общества составляется в двух  экземплярах, один из которых  передается вместе с делами  в архив, а второй остается  в качестве контрольного экземпляра  в отделе.

5.5.17. Отбор документов  за соответствующий период к  уничтожению и составление акта  о выделении их к уничтожению  производится после составления  сводных описей дел постоянного  хранения за этот же период.

5.5.18. Акт о выделении  документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего  Общества. Если в акте указаны  дела нескольких отделов, то  название каждого отдела указывается  перед группой заголовков дел  этого отдела.

5.6. Подготовка и передача  документов в архив

5.6.1. В архив передаются  дела с исполненными документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Их передача производится  только по описям дел.

5.6.2. Дела с исполненными  документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются  в архив не позднее чем через  три года после их завершения  в делопроизводстве.

5.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче  в архив, как правило, не  подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях и по истечении  сроков хранения подлежат уничтожению  в установленном порядке.

5.6.4. В период подготовки  дел структурным подразделением  к передаче в архив делопроизводителем  предварительно проверяется правильность  их формирования, оформления и  соответствие количества дел,  включенных в опись, количеству  дел, заведенных в соответствии  с номенклатурой дел. Все выявленные  при проверке недостатки в  формировании и оформлении дел  работники структурного подразделения  обязаны устранить.

5.6.5. Прием каждого дела  производится делопроизводителем  в присутствии работника структурного  подразделения. При этом на  обоих экземплярах описи против  каждого дела, включенного в нее,  делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра  описи указываются цифрами и  прописью количество фактически  принятых дел, дата приема-передачи  дел, а также подписи делопроизводителя  и лица, передавшего дела.

5.7. Работа исполнителей  с документами

5.7.1. Исполнение документа  предусматривает: сбор и обработку  необходимой информации, подготовку  проекта документа, его оформление, согласование, представление на  подписание (утверждение) заведующим  МДОУ №19, подготовку к пересылке  адресату.

Исполнитель определяет необходимое  количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит  указатель на рассылку.

5.7.2. При оперативном решении  вопросов без составления дополнительных  документов исполнитель делает  отметки на документе: о дате  поступления (если образовался  интервал времени между поступлением  документа и его доставкой  исполнителю), о датах промежуточного  исполнения (запрос сведений, телефонные  переговоры и т.д.), о дате и  результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются  на свободных от текста местах.

6. Изготовление, учет, использование и хранение бланков  документов

6.1. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов МДОУ №19 возлагается на делопроизводителя, который:

- получает заявки на  изготовление бланков документов, а также, при необходимости,  их образцы (макеты);

- оформляет заказы на  изготовление печатно-бланочной  продукции в типографии;

- осуществляет получение,  учет поступления бланков и  выдачу в отдел изготовленных  бланков документов.

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство. В отделах бланки документов используются строго по назначению и хранятся в  надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение  сохранности бланков и правильность их использования несет делопроизводитель  МДОУ №19.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются делопроизводителю.

 

 

[1] Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М., 2010. - 296 с.; Кузнецова Т.В. Делопроизводство - М., 2003. - 360 с.; Доронина JI.A. Основы делопроизводства. - М., 2007. - 182 с.

[2] Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении - М., 2007. - 215 с.; Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях - М.,2006. - 384 с.; Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2007. - 312 с.

[3] Катузо А.В. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 35-39; Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводств // Делопроизводство. - 2005. - № 3. - С. 47-52; Сокова А.Н. Электронное делопроизводство // Делопроизводство. - 2000. - № 1.- С. 32—37; Янковская В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 21-25; Кузнецова Т.В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ: 2009-2010 гг. // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 3 – 8; Ее же. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Там же. – 2010. – №1. – С. 3 – 6.