Анадиз документооборота

80.  Санкина, Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) / Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 1997. - №4. - С. 19-24.

81.  Смирнова, Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации / Е.П. Смирнова. - М.: Омега-Л, 2007. — 312 с.

82.  Сокова, А.Н. Электронное делопроизводство / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2000. - № 1.- С. 32—37.

83.  Сотов, П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы / П.В. Сотов, А.Н. Тихомиров. - М.: Проспект, 2000 - 80 с.

84.  Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков.- М.: ПРИОР, 2008. - 176 с.

85.  Степанов, Е.А. Контроль исполнения документов и поручений / Е.А. Степанов // Секретарское дело. - 1997. - №2. - С. 15-19.

86.  Чуковенков, А.Ю. Инструкция по делопроизводству в организации / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. - 2003.- №1 [Электронный ресурс] — Электрон. дан.— URL:http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=61 (дата обращения: 13.12.2011).

87.  Шатина, Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С. 18-24.

88.  Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 21-25. 

 

 

Приложение 1 

 

Должностная инструкция делопроизводителя 

 

Муниципальное дошкольное образовательное  учреждение детский сад №19 – Центр  развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области (МДОУ Центр развития  ребенка - детский сад № 19) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ г. Россошь делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ Заведующий МДОУ №19 __________Л.И. Журавлева ______ _______ __________

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная  инструкция определяет функциональные  обязанности, права и ответственность  делопроизводителя муниципального  дошкольного образовательного учреждении  Центра развития ребенка - детского  сада № 19 (далее – МДОУ №19).

1.2. Делопроизводитель относится  к категории специалистов, назначается  на должность и освобождается  от должности в установленном  действующим трудовым законодательством  порядке приказом заведующего  МДОУ №19.

1.3. Делопроизводитель подчиняется  непосредственно заведующему МДОУ  №19.

1.4. На должность делопроизводителя  назначается лицо, имеющее начальное  профессиональное образование без  предъявления требований к стажу  работы или среднее (полное) общее  образование и специальную подготовку  по установленной программе без  предъявления требований к стажу  работы.

1.5. Делопроизводитель отвечает  за:

- эффективное исполнение  поручаемой ему работы;

- соблюдение требований  исполнительской, трудовой и технологической  дисциплины.

- сохранность находящихся  у него на хранении (ставших  ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую  тайну МДОУ №19.

1.6. Делопроизводитель должен  знать:

- нормативные правовые  акты, положения, инструкции, другие  руководящие материалы и документы  по ведению делопроизводства  в образовательном учреждении;

- основные положения Единой  государственной системы делопроизводства;

- структуру учреждения  и его подразделений;

- стандарты унифицированной  системы организационно-распорядительной  документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации  вычислительной техники;

- основы законодательства  о труде;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- правила и нормы охраны  труда.

1.7. Делопроизводитель в  своей деятельности руководствуется:

- локальными актами и  организационно-распорядительными  документами МДОУ №19;

- правилами внутреннего  трудового распорядка;

- правилами охраны труда  и техники безопасности, обеспечения  производственной санитарии и  противопожарной защиты;

- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного  руководителя;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.8. В период временного  отсутствия делопроизводителя его  обязанности возлагаются на заведующего  детским садом.

2. Функции

2.1.  Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:

- организует документационное  обеспечение деятельности МДОУ  №19;

- занимается информационно  - справочным обслуживанием документов;

- ведет базу данных  по кадрам, воспитанникам;

- совершенствует формы  и методы работы с документами;

- формирует отчеты любых  форм.

3.  Должностные обязанности:

Делопроизводитель:

3.1.  Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности.

3.2.  Внедряет современные технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования информационных технологий.

3.3.  Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19.

3.4.  Осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.

3.5.  Решает учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью дошкольного учреждения.

3.6.  Организовывает подготовку документов для руководителя дошкольного учреждения.

3.7.  Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

3.8.  Принимает непосредственное участие в разработке нормативных и методических документов по делопроизводству.

3.9.  Осуществляет консультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам работы с документами;

3.10.  Вносит предложения заведующему МДОУ №19 по совершенствованию форм и методов работы с документами, по применению средств организационной и компьютерной техники.

3.11.  Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождения документов.

3.12.  Подготавливает для архива документальные материалы, законченные делопроизводством.

3.13.  Обеспечивает качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.

В случае служебной необходимости  делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном  положениями федерального законодательства о труде.

4. Права

Делопроизводитель имеет  право:

4.1.  Контролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;

4.2.  Запрашивать в подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в его компетенцию;

4.3.  Требовать от руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;

4.4.  Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

4.5.  Право на защиту профессиональной чести и достоинства;

4.6.  Право на социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

4.7.  Право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

5.  Ответственность

Делопроизводитель несет  административную, дисциплинарную и  материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством  РФ, - и уголовную) ответственность  за:

5.1.  Совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.2.  Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3.  Неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка МДОУ №19, законных распоряжений руководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ.

5.4.  Несоблюдение трудовой дисциплины.

6. Взаимоотношения

Делопроизводитель осуществляет взаимоотношения:

6.1.  С заведующим МДОУ №19 - по вопросам, совершенствования делопроизводства учреждения;

6.2.  С административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя учреждения;

6.3.  С архивными учреждениями – по вопросам экспертизы ценности документов, организации архивного документов, уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Заведующий детским садом                                         Л.И. Журавлева

С инструкцией ознакомлен                                          И.О. Фамилия

__.___._____

 

Приложение 2 

 

Инструкция по делопроизводству

Муниципальное дошкольное образовательное  учреждение детский сад №19 – Центр  развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области (МДОУ Центр развития  ребенка - детский сад № 19) ИНСТРУКЦИЯ г. Россошь

УТВЕРЖДЕНА приказом заведующего МДОУ №19 от _________2011 №_______ ___________Л.Е.Журавлева

 

 

1.  Общие положения

1.1. Настоящая инструкция  по делопроизводству составлена  в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (далее – МДОУ №19), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.2. Ответственность за  организацию делопроизводства, своевременное  и качественное исполнение документов  и их сохранность возлагаются  на руководителя общеобразовательного  учреждения – заведующего МДОУ  №19.

1.3.  Непосредственное ведение делопроизводства в МДОУ №19 возлагается на делопроизводителя - сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2.  Основные понятия

2.1.  Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

2.2.  Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.

2.3.  Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества.

2.4.  Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

2.5.  Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

2.6.  Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

2.7.  Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

2.8.  Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

2.9.  Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

2.10.  Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

2.11.  Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

2.12.  Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

2.13.  Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.

2.14.  Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

2.15.  Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

2.16.  Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

2.17.  Объем документооборота - количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период.

2.18.  Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

2.19.  Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения.

2.20.  Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.

2.21.  Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Общества.

2.22.  Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3.  Создание документов в МДОУ №19

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы МДОУ №19 должны, оформляться на бланках  и иметь установленный комплекс  обязательных реквизитов и порядок  их расположения.

Бланки документов изготавливаются  на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм).