Анадиз документооборота

Утвержденные инструкции доводятся до сведения каждого работника. Потом с его подписью: «Ознакомлен» и датой в двух экземплярах  они отправляются в личное дело и  выдаются на руки работнику. Кроме этого, у руководителя имеется отдельная  папка с перечнем и полным набором  всех должностных инструкций по учреждению. Папка №1 в делопроизводстве дошкольного  образовательного учреждения № 19 называется «Должностные инструкции». Каждая инструкция имеет свой порядковый номер, поэтому  их перечень выглядит следующим образом: первая цифра — это номер папки, а вторая — номер инструкции в этой папке. Перечень должностных инструкций утверждается внутренним приказом руководителя. Номер этого приказа можно указать и на бланке каждой должностной инструкции, и на бланке перечня инструкций.

Для составления должностной  инструкции делопроизводителя были проанализированы все виды работ, выполняемые  делопроизводителем, что позволило  сформулировать комплекс требований, предъявляемых к данной должности (приложение10). Нормативной основой  для разработки, данной должностной  инструкции являются:

1. Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих, утвержденный  постановлением Минтруда России  от 21 августа 1998 г. №37 (в редакции  от 20.06.02.).

2. Типовое положение о  дошкольном образовательном учреждении, утвержденное постановлением Правительства  РФ от 12.09.2008 № 666.

3. Тарифно-квалификационные  характеристики (требования) по должностям  работников учреждений образования,  утвержденные приказом Минобразования  РФ и Госкомвуза РФ от 31.08.95 № 463/1268.

4.  Постановление Минтруда РФ от 17 августа 1995 года №46 «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) но должностям работников учреждений образования Российской Федерации (в ред. от 22.11.95).

5.  Примерные рекомендации по организации службы охраны труда и образовательных учреждениях системы Минобразования РФ от 27.08.95 № 92.

6.  Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (руководитель, специалист, младший обслуживающий персонал, технический исполнитель).

Должностная инструкция должна содержать набор обязательных реквизитов: наименование организации, дата и номер  документа, заголовок к тексту, место  составления или издания документа, текст, визы согласования, гриф утверждения, подпись.

Структура текста должностной  инструкции установлена ГСДОУ, в  этой связи текст данного документа  состоит из следующих разделов:

-  общие положения;

-  функции;

-  должностные обязанности;

-  права;

-  ответственность;

-  взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» содержит основные сведения о должности (требования к образованию и квалификации), наименование подразделения, в котором  работает сотрудник, нормативные и  законодательные документы, которыми он руководствуется в своей деятельности, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности.

В разделе «Функции» указаны  основные направления деятельности, например:

-  рациональная организация документационного обеспечения;

-  информационно - справочное обслуживание документов;

-  ведение базы данных по кадрам, воспитанникам;

-  совершенствование форм и методов работы с документами;

-  формирование отчетов любых форм.

При составлении раздела  «Должностные обязанности» многие формулировки были взяты из квалификационных характеристик  по отраслевым должностям. Раздел устанавливает  виды работ, выполняемых делопроизводителем, в частности:

-  принимает участие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности;

-  внедряет современные технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования информационных технологий;

-  принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19;

-  осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения;

-  решает учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью дошкольного учреждения;

-  организовывает подготовку документов для руководителя дошкольного учреждения;

-  осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроков исполнения обращений граждан;

-  принимает непосредственное участие в разработке нормативных и методических документов по делопроизводству;

-  осуществляет консультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам работы с документами;

-  вносит предложения заведующему дошкольного учреждения по совершенствованию форм и методов работы с документами, по применению средств организационной и компьютерной техники;

-  ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождения документов;

-  подготавливает для архива документальные материалы, законченные делопроизводством;

-  обеспечивает качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.

Раздел «Права» должностной  инструкции определяют полномочия делопроизводителя, обеспечивающие выполнение вышеперечисленных  должностных обязанностей, в частности:

-  право контролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;

-  право запрашивать в подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в его компетенцию;

-  право требовать от руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;

-  право вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

-  право на защиту профессиональной чести и достоинства;

-  право на социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

-  право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В разделе «Ответственность»  устанавливаются меры персональной ответственности делопроизводителя  за:

-  совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

-  причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;

-  неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка дошкольного учреждения, законных распоряжений руководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;

-  несоблюдение трудовой дисциплины.

В разделе «Взаимоотношения»  устанавливаются информационные взаимосвязи, указывается с кем, сотрудничает, при выполнении своих должностных  обязанностей делопроизводитель:

-  с заведующим муниципальным дошкольным образовательным Учреждением - по вопросам, совершенствования делопроизводства учреждения;

-  с административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя учреждения.

Таким образом, разработанная  должностная инструкция делопроизводителя  позволит непосредственно воздействовать на деятельность делопроизводителя, направляя  его должностные обязанности  на совершенствование документирования управленческой деятельности и рационализации порядка работы с документами  в соответствии с требованиями современного автоматизированного делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении Центре развития ребенка детском саду № 19.

 

§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству 

 

Для грамотного документирования информации и эффективной организации  работы с документами необходима регламентация технологических  процессов обработки документов. Одним из главенствующих нормативным  документом в организации делопроизводства в любом образовательном учреждении является Инструкция по документационному  обеспечению управления (инструкция по делопроизводству). Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой конкретной организации, в том числе, и для изучаемого дошкольного  образовательного учреждения. Инструкция по делопроизводству должна основываться на нормативно-методической базе делопроизводства и отображать специфику работы детского сада.

При разработке инструкции по делопроизводству МДОУ №19 (приложение 11) были изучены основные правовые акты и нормативные документы в  сфере документации и информации, извлечены из них полезные сведения, а также проанализирован порядок  работы с документами. При создании инструкции по делопроизводству использовались методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти, утверждённые приказом Росархива от 23.12.2009, а также методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях. Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения  следующих законодательных и  иных нормативных правовых актов  в сфере информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14.06.1994 г. № 5-ФЗ «О порядке  опубликования и вступления в  силу федеральных конституционных  законов, федеральных законов,  актов палат Федерального Собрания»  (с изм. от 22 октября 1999 г.)[62];

2. Федеральный конституционный  закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ  «О Государственном гербе Российской  Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003)[63];

3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» (с изм. от 8 ноября 2007 г.)[64];

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской  Федерации» (с изм. от 4 декабря  2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.)[65];

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке  рассмотрения обращений граждан  Российской Федерации»[66];

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации»[67];

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных  данных»[68];

8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об  обеспечении доступа к информации  о деятельности государственных  органов и органов местного  самоуправления» (вступает в силу  с 1 января 2010 г.)[69];

9. Указ Президента Российской  Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов  указов, распоряжений Президента  Российской Федерации, предусматривающих  принятие постановлений, распоряжений  Правительства Российской Федерации»[70];.

10. Указ Президента Российской  Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и  вступления в силу актов Президента  Российской Федерации, Правительства  Российской Федерации и нормативных  правовых актов федеральных органов  исполнительной власти» (с изм.  от 16 мая 1997 г., 13 августа 1998 г., 28 июня 2005 г.)[71];

11. Указ Президента Российской  Федерации от 6 марта 1997 г. №  188 «Об утверждении перечня сведений  конфиденциального характера» (с  изм. от 23 сентября 2005 г.)[72];

12. Постановление Правительства  Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении  положения о порядке обращения  со служебной информацией ограниченного  распространения в федеральных  органах исполнительной власти»  (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа  2006 г.)[73];

13. Постановление Правительства  Российской Федерации от 27 декабря  1995 г. № 1268 «Об упорядочении  изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации» (с  изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.)[74];

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.)[75];

15. Постановление Правительства  Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства  Российской Федерации и Положении  об Аппарате Правительства Российской  Федерации»[76];

16. Постановление Правительства  Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте  взаимодействия федеральных органов  исполнительной власти» (с изм.  от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.)[77];

17. Постановление Правительства  Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте  внутренней организации федеральных  органов исполнительной власти»  (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.)[78];

18. Постановление Правительства  Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти»[79];

19. Постановление Правительства  Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения  о системе межведомственного  электронного документооборота»[80].

Внесение изменений в  Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом заведующего МДОУ №19.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В частности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов МДОУ №19, совершенствования и повышения  эффективности его деятельности.