Анадиз документооборота

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы  по личному составу. Каждый из указанных  видов приказов заносится в отдельную  книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила  техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной[39].

В констатирующей части указывается  причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший  основанием для его издания:

-  действующее законодательство;

-  подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

-  локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

-  акты проверок.

Распорядительная часть  текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами  с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения[40].

Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой  работы.

В последнем пункте приказа  руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных  лиц.

Приказы по личному составу  регламентируют назначение на долж-ность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказы-ваю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа опреде-ляется спецификой распорядительного действия[41]. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинар-ных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки[42].

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как  для лиц, указанных в нем, так  и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов  работника должностное лицо, подписавшее  приказ, обязано, в отдельных ситуациях  по решению суда, внести изменения  в ранее изданный приказ с целью  устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими  моральными и, возможно, материальными  последствиями.

Распоряжение – это  правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных  вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга  должностных лиц и граждан.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий  обязанности руководителя), приказы  издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной  структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения  к работе в выходные и праздничные  дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.)[43].

Порядок составления и  оформления распоряжений в целом  аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения (бланк конкретного  вида документа).

Обязательными реквизитами  распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

3.  Кадровая документация.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется  личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

-  внутренняя опись документов дела;

-  заявление о приеме на работу;

-  выписка из приказа о приеме на работу;

-  листок по учету кадров;

-  копии документов об образовании;

-  выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

-  аттестационный лист (копия)[44].

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается  ее составителем с указанием должности (на данный момент – заведующим детским  садом), расшифровки подписи и  даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который  представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с  начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки[45]. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности»  сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В  указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в  связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном  учреждении в разные периоды занимал  различные должности, то следует  указывать время пребывания на каждой из них[46].

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением  личного листка по учету кадров поступающий  на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

На личном листке проставляется  присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности  личных дел их регистрируют в книге  учета, где предусматриваются следующие  графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они  заведены.

Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МДОУ №19 издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории – даты принятия решения аттестационной комиссией.

Заведующий несет ответственность  перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации и свое-временное оформление соответствующих документов[47].

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется  от руки, все записи формулируются  пол-ностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел[48].

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется  на всех сотрудников, проработавших  свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с  тру-довыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

4.  Планирование деятельности.

При анализе программы развития дошкольного образовательного учреждения обращают внимание на следующие параметры:

1.  Визитная карточка МДОУ.

2.  Информационная справка.

3.  Анализ учебно-воспитательной работы.

4.  Концепция и ее основные положения.

5.  План действий на три ближайших года.

6.  Критерии оценки проделанной работы.

7.  Перспективы развития.

8.  Структура и содержание программы.

9.  Приложения, касающиеся:

-  системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;

-  составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;

-  характеристики социума и контингента;

-  составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;

-  качественного состава педагогического коллектива;

-  оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;

-  оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;

-  описания форм работы с родителями;

-  анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;

-  анализа выполнения программы за предшествующие три года[49].

Ежегодно в образовательную  программу вносятся коррективы в  зависимости от выбранных на год  задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).

Кроме этого, в МДОУ №19:

-  осуществляется перспективное планирование;

-  осуществляется оперативное планирование;

-  воспитатели имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

-  освобожденные специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;

-  тематические планы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.

Годовой план согласован в  управлении образования и утвержден  заведующим. В годовом плане обычно отражаются:

-  расстановка кадров на учебный год;

-  анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;

-  формы работы по этим задачам;

-  методические разработки педагогов по выбранным направлениям;

-  анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;

-  изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;

-  участие в окружных и городских мероприятиях;

-  качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;

-  данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;

-  запланированные годовые задачи и мероприятия[50].

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его  особенности и приоритетные направления  работы. Решения педагогических советов  должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений — контролироваться и доводиться до сведения педагогического  коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок  из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных  советов полностью сохраняются[51].

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом  положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению[52].