Анадиз документооборота

 

§ 3. Оперативное  и архивное хранение документов 

 

При работе с документами  делопроизводитель руководствуется  нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления  документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности  наиболее значимых документов.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный  документ, устанавливающий типовой  состав дел, единую их индексацию[53]. Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел –  это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых  в делопроизводстве учреждения с  указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением  Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) и  унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного  образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для  организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении  номенклатуры дел нужно опираться  на Приказ Министерства образования  Российской Федерации «Об утверждении  документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».

Номенклатура дел выполняет  целый ряд функций:

1.  используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

2.  определяет сроки хранения документов;

3.  используется для построения информационно-поисковой системы;

4.  имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При  наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в  конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или  примерной номенклатурой, переносятся  в конкретную номенклатуру дел без  изменений. В дошкольном образовательном  учреждении имеется утвержденная руководителем  номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения  в номенклатуру дел учреждения в  соответствии со спецификой его деятельности.

Формирование дел –  это группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела[54]. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку[55].

По окончании года в  надписи на обложках дел постоянного  и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих  из нескольких томов, проставляются  крайние даты документов каждого  тома. При обозначении точной календарной  даты указывается число, месяц и  год, или год, месяц, число. Число  и год обозначаются арабскими  цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной  даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет  приводить к неоднозначности  толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения[56].

При формировании дел следует  придерживаться определенных правил:

-  в дело подшиваются только исполненные документы;

-  каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

-  в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

-  документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

-  как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

-  документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

-  толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в  МДОУ №19 на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ – один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать  документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются  по своей ценности, следовательно, у  всех документов должны различаться  сроки хранения, причем данное правило  распространяется и на хранение электронных  документов.

Все дела в МДОУ №19 хранятся в кабинете заведующей и у руководителей  структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя  по административно-хозяйственной  части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

-  дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

-  дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

-  для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

-  внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия  документа и дела на его место  закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в  этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер  выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет  остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей  подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с  документами – обработка их дальнейшего  хранения и подготовка документов к  сдаче в архив организации, которая  включает:

-  проведение экспертизы ценности документов;

-  оформление дел;

-  составление описей дел;

-  составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[57]. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

-  отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

-  отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

-  выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

-  установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор  документов на постоянное и временное  хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных  подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости – с  участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие  сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив  передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный  архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется  актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Таким образом, на основе анализа  документационного обеспечения  деятельности МДОУ №19, можно сделать  следующие выводы:

1.  Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2.  Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

3.  Система делопроизводства в данном муниципальном дошкольном образовательном учреждении, несомненно, требует совершенствования: необходимо разработать должностную инструкцию для делопроизводителя, а также инструкцию по делопроизводству.

 

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19

§ 1. Разработка должностной  инструкции делопроизводителя

Разработка должностной  инструкции делопроизводителя является одним из приоритетных направлений  совершенствования документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19. Этот документ позволит организовать ведение документационного обеспечения управленческой деятельности на уровне современных требований.

Должностная инструкция —  это нормативный документ, в котором  определены функции, права и обязанности  сотрудника учреждения[58]. В делопроизводстве учреждения должностные инструкции составляют систему обязательных локальных актов и являются действенным средством управления воспитательно-образовательным процессом, поскольку выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Должностные инструкции позволяют  четко разграничить обязанности  и права работников; исключить  параллелизм в выполнении их функций; обеспечить взаимосвязь работников, занимающих различные и похожие  должности[59]. Кроме того, они помогают объективно оценить деятельность работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия при необходимости.

В инструкции функции детализируются и распределяются между работниками  таким образом, чтобы не было дублирования работ, и сохранялась последовательность их выполнения и взаимосвязи по должности. Кроме того, каждый работник дошкольного  учреждения наделяется правами, необходимыми и достаточными для успешного  выполнения возложенных на него обязанностей и являющимися детализацией прав, предоставленных органами самоуправления учреждениям в целом.

Должностные инструкции разрабатываются  на все включенные в штатное расписание должности и объявляются каждому  сотруднику под роспись при заключении трудового договора[60]. Ежегодно должностные инструкции претерпевают изменения и дополнения в соответствии с реализацией Программы развития, Образовательной программы, Годового плана и экспериментальной деятельности учреждения. Изменения и дополнения к должностным инструкциям обсуждаются ежегодно на заседании Совета педагогов в августе, и затем руководителем на начало учебного года издается приказ «О должностных инструкциях». В разработке должностных инструкций принимают участие руководитель учреждения и руководители структурных подразделений (заместитель руководителя, заместитель по АХЧ, руководитель медико-психолого-педагогической службы, руководитель структурного подразделения — пищеблока, главный бухгалтер).

Должностная инструкция заканчивается  перечнем основных нормативных документов, которые используются при составлении  того или иного раздела инструкции для того, чтобы работник знал, к  какому документу можно обратиться в спорных ситуациях[61]. Каждая должностная инструкция согласовывается с председателем Совета учреждения для совместного с администрацией контроля за выполнением должностных обязанностей. Председатель Совета учреждения имеет право внести свои дополнения. После этого каждая должностная инструкция утверждается руководителем учреждения.