Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РБ, из числа работающих в ОАО;

При осуществлении этих функций отдел кадров общества взаимодействует с другими структурными подразделениями:

юрисконсультом;

бухгалтерией;

экономической службой.

Визируются юристом  приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, отдел кадров представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Важным направлением работы отдела кадров ОАО «Рубежевичи» является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе кадров можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

"Приказ о приеме  работника на работу";

"Личная карточка  работника";

"Штатное расписание";

"Приказ о переводе  работников на другую работу";

"Приказ о предоставлении  отпуска работнику";

"График отпусков";

"Приказ о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

"Приказ о направлении  работников в командировку";

"Командировочное удостоверение";

"Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении";

"Приказ о поощрении  работника";

Для регистрации и  учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела кадров ОАО «Рубежевичи», а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним;

Книга учета сотрудников  принятых на работу;

Книга учета сотрудников  уволенных с работы;

Книга регистрации больничных листов;

Книга учета личных дел;

и другие.

Хранению в отделе кадров подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления  деятельности кадровой службы.

В обязанности инспекторов  отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Номенклатура дел ОАО  «Рубежевичи» включает в себя следующие  разделы:

1. Положение об отделе кадров.
2. Приказы директора по личному составу.
3. Основания к приказам по личному составу.
4. Приказы о командировках.
5. Должностные инструкции сотрудников
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные дела.
10. Личные карточки работников.
11. Графики отпусков.
12. Трудовые книжки работников ОАО «Рубежевичи».
13. Приказы и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
14. Документы для служебного пользования.
15. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
16. Описи на дела, сданные в архив.
17. Акты об уничтожении дел.

А также некоторые  другие.

Изучив основные положения  номенклатуры дел ОАО «Рубежевичи», можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Инспектор по кадрам занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

В некоторых случаях кадровое делопроизводство ведется с отклонениями от норм трудового законодательства. Наиболее распространенные ошибки, допускаемые кадровиком при ведении кадрового делопроизводства можно выделить следующие:

1. Отсутствие трудовых  договоров с сотрудниками, либо отсутствие существенных условий в договоре (например, отсутствуют сведения о размере заработной платы; название структурного подразделения, куда принимается на работу работник, условия работы и т.п.).

2. Отсутствие личных  карточек сотрудников (Форма Т-2).

Карточка ведется на всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения. А за отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности.

3. Неправильное оформление  штатного расписания.

Часто при оформлении штатного расписания пишут фамилии сотрудников, чего делать категорически не допускается. Работодателю следует помнить, что в штатном расписании у одинаковых должностей должен быть одинаковый оклад (например, у всех специалистов отдела), но могут быть разные надбавки. Все изменения в штатное расписание вносятся посредством издания соответствующего приказа.

4. Отсутствие трудовых книжек фактически работающих сотрудников, либо трудовые книжки заполнены неверно.

Часто встречается, что в организации  хранятся трудовые книжки уже уволенных работников, но при этом этим работникам не было выслано уведомление о том, что им необходимо забрать трудовую книжку, либо дать свое согласие на пересылку ее по почте;

5.Отсутствуют личные  дела работников ОАО «Тоново». Практически не велись личные дела работников ОАО «Рубежевичи» до 2011 года или велись с нарушением норм законодательства. С 2010 года личные дела возобновлялись в соответствии с законодательством.

 

1.3. Положение об отделе кадров

 

Организация ОАО «Рубежевичи» начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров ОАО «Рубежевичи» состоит из следующих разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору ОАО «Рубежевичи».

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления  деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

 В разделе «Функции»  рассмотрены функциональные обязанности  в области кадровой работы, в  частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава  предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением  руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для  повышения образовательного и квалификационного  уровня специалистов;

работа по созданию резерва  на выдвижение;

подготовка предложений  по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих, представления о поощрении.

Из отдела кадров в  производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих, изменении правил внутреннего  трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел  кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе.

В бухгалтерию отдел  кадров представляет сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

 Юрисконсульту направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права»  указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений предприятия необходимых  для полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

право осуществлять связь  с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных  на отдел функций и ответственность  работников отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

 

1.4. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

 

Должностная инструкция работника ОАО «Рубежевичи» имеет пять разделов: общие положения, должностные обязанности, функции, права, ответственность.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

руководство работой  отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального  использования материальных, финансовых и технических средств;

обеспечение рационального  распределения нагрузки между работниками  отдела;

создание условий для  роста и повышения квалификации персонала;

контроль соблюдения работниками правил внутреннего  трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления  уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок  проведения работ в отделе;

основы экономики, организации  труда и управления;

правила внутреннего  трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной  защиты.

Должностная инструкция инспектора по кадрам представлена в приложении 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

 

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу

 

Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное  положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей  в документы по учету труда  и его оплаты.