Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

Проект приказа визируется начальником отдела кадров, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также юрисконсультом.

Подписанный директором организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в отделе кадров. На основании приказа заполняется личная карточка (форма № Т-2), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54), делается запись в трудовой книжке.

Пример оформления приказа о приеме на работу приводится в Приложении 2.

Приказ о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников.

Перемещения (переводы) работника  в ОАО «Рубежевичи» носит различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием.

Переводы по характеру  делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

Таким образом, обязательно  должно быть личное заявление работника  с просьбой о переводе. Заявление  должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод проводится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.

При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления  или докладной записки составляется приказ о переводе работника на другую работу (рисунок 2).

Рисунок 2. Состав документов, оформляемых при приеме переводе на другую работу

 

 

 

 

 

 

 

Если при переводах  первоначально выработанные условия  трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно  в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору. Следует обратить внимание, что в тексте унифицированной формы приказа есть специальный раздел:

Основание – изменение к трудовому договору от ___ № ___.

Временные переводы проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором.

Временный перевод не требует заключения дополнительного  соглашения, издается лишь приказ по унифицированной  форме № Т-5, в котором строка «изменения к трудовому договору» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого перевод проведен.

Подготовленный и завизированный приказ подписывает директор организации или уполномоченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа  о переводе делаются соответствующие  записи в личной карточке работника (форма № Т-2) и лицевом счете. Копия приказа передается в бухгалтерию.

Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа, обязательно вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока  с даты подписания приказа. Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется  процесс перевода, помещают в его личное дело.

Пример оформления приказа  о переводе работника на другую работу приводится в Приложении 3.

Особенного внимания заслуживает такой вид временного перевода, как замещение отсутствующего работника. При этом возможны два  варианта:

освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;

возложение на работника  дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника  без освобождения от основных обязанностей.

Оформление замещения с освобождением от своих обязанностей проводится так же, как обычный временный перевод, то есть используется форма № Т-5. если же работник на время замещения отсутствующего работника не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров.

Составление приказа  о замещении необходимо даже в  тех случаях, если в должностных  инструкциях работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут возложены дополнительные функции, его согласие обязательно и особо должна быть оговорена оплата за замещение.

Приказ о поощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11,  для группы работников – № Т-11а.

Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений предполагаются разные, на каждого работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму № Т-11а вносятся изменения – «вид поощрения» переносится в виде дополнительного столбца. Изменения в форму надо внести приказом директора.

Основанием для составления  таких приказов служит докладная  записка (представление) руководителя подразделения. В представлении  должно содержаться предложение  о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает директор, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в отделе кадров, Завизированный приказ подписывается директором организации.

Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись  на первом экземпляре приказа. На основании  приказа инспектор по кадрам вносит соответствующие записи в личную карточку работника – форма № Т-2 и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа.

Приказ о дисциплинарном взыскании подготавливается на основании нескольких документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника. Если работник отказался давать письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины, то составляется акт об отказе давать письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины. Акт составляется должностным лицом в присутствии 2-х свидетелей. В ОАО «Рубежевичи» также встречаются случаи нарушения трудовой дисциплины выразившиеся в появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения. По данному нарушению трудовой дисциплины также составляется акт появления на работе сотрудника в состоянии алкогольного опьянения, работник должен пройти медицинское освидетельствование, а в случае отказа составляется акт. Работник должен быть отстранен начальником структурного подразделения от работы в момент обнаружения появления его на работе в состоянии опьянения, что сопровождается составлением приказа.

В приказе необходимо указать фамилию, имя, отчество работника, его должность, место работы, период отстранения. Работнику в момент отстранения не начисляется заработная плата. 

Так как причины взысканий  разнообразны и наложение взыскания  требует особенно тщательного обоснования, эти приказы, как правило, не имеют  унифицированной формы (за исключением  случая увольнения) и составляется инспектором отдела кадров в текстовой форме.

В констатирующей части  приказа о наложении дисциплинарного  взыскания, прежде всего, указывается  проступок, затем время его совершения или обнаружения проступка, так  как сроки наложения взыскания  ограничены. В постановляющей части  приказа устанавливается вид взыскания: замечание или выговор, и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания приказа (докладная записка, акт, объяснительная записка). Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает работник, привлеченный к ответственности, и юристом, который проверяет его на предмет соответствия законодательству.

Взыскания объявляются  работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт.

Если дисциплинарный проступок совершили несколько  человек одновременно и мера наказания  одинакова, можно составить общий  приказ на всех.

Приказ о предоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника.

При оформлении приказа  на отпуск конкретному работнику  используется унифицированная форма  № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ о предоставлении отпуска работникам».

Пример оформления приказа  о предоставлении отпуска работнику  приводится в Приложении 5.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается директором организации или уполномоченным им лицом. Когда командируются водители в другие районы по производственным вопросам, например завести сахарную свеклу в ОАО «Городейский сахарный комбинат», забрать стройматериалы из ОАО «Красносельскстройматериалы», забрать комбикорм от ОАО «Лошницкий комбикормовый завод» и т.п. основанием для командирования является устное распоряжение руководителя.

Если командируется  один человек, приказ готовится по унифицированной  форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.

Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания) а при необходимости – источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Увольнение работника  отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования и др.

На основании личного  заявления, служебной записки или  других документов составляется проект приказа.

Приказ о прекращении действия трудового договора при увольнении одного работника или нескольких работников, наибольшей точности требует указание причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно воспользоваться правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.

Следует учитывать, что  запись о причинах прекращения трудового  договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Республики Беларусь.

Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою подпись и дату ознакомления.

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа  о прекращении действия трудового  договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Пример оформления приказа  о прекращении действия трудового  договора приводится в Приложении 4.

 

2.3. Трудовые книжки работников

 

2.3.1. Ведение трудовых книжек

 

На территории Республики Беларусь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника

Порядок ведения трудовых книжек работников в Республике Беларусь регулируется Инструкцией о порядке  ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников" (далее - Инструкция). В соответствии с пунктом первым Инструкции трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Согласно частям первой - третьей статьи 50 Трудового кодекса  Республики Беларусь (далее - ТК) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о наградах и поощрениях за успехи в работе, о назначении пенсии.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, выполняющих работу на основе трудового договора, в том числе сезонных и временных, а также в установленном порядке на внештатных работников и надомников. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по желанию работника нанимателем по месту основной работы.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицу, впервые поступающему на работу, заполняется нанимателем трудовая книжка образца республиканской трудовой книжки 1995 года в соответствии с представляемыми работником документами в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью директора или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя. Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца обмену на новые не подлежат.