Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

Приказами по личному составу документально оформляются:

прием, перевод на другую работу, увольнение;

изменение условий труда, присвоение разрядов;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

наложение дисциплинарных взысканий и др.

Приказы печатаются на специальных бланках.

В отделе кадров отдельно регистрируются и подшиваются в  дело приказы по личному составу, о предоставлении отпуска, о командировании, по основной деятельности.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела: принять, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все  более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела  приказа (по каждому лицу) в приказе  даются наименование и сведения о  документе, послужившем основанием для включения этого пункта в  приказ. Например:

личное заявление работника;

контракт;

докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о  направлении его в командировку);

акт (например, о нарушении  трудовой дисциплины);

письмо другой организации  с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;

свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии  работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими  цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется  четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма  работника, срок увольнения, виды и  продолжительность отпусков, размеры  должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно  указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

распорядительное действие;

фамилия, имя, отчество лица;

должность и структурное  подразделение;

дата вступления в  силу данного пункта приказа;

обязательные условия.

В тексте пункта приказа  не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в  фамилиях.

Приказы по вопросам приема, увольнения, перевода, визируются начальником отдела кадров и юрисконсультом.

Приказы о предоставлении отпуска, о наложении дисциплинарного  взыскания, о командировании визируются инспектором отдела кадров и юрисконсультом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, наложения дисциплинарного взыскания, направления в командировку, премирования.

Приказы по личному составу  подписываются директором, а в его отсутствие – заместителем директора, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ по кадрам объявляется  работнику, упомянутому в нем, под  расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Копии приказов, заверенные работником отдела кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении. Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников.  

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование производится отдельно от всех других приказов по личному составу.

Отдел кадров выполняет весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

 

2.1.1. Этапы подготовки проекта приказа

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

инициирование решения (обоснование  необходимости издания приказа);

сбор и анализ информации по вопросу;

подготовка проекта документа;

согласование проекта документа;

доработка проекта приказа по замечаниям;

принятие решения (подписание документа);

доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости  издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному составу  должны составляться на основе тщательного  и всестороннего изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству¹.

Сбор и анализ информации для  выработки управленческого решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это могут быть:

законодательные акты и  нормативная документация;

текущая документация организации;

документы, поступающие из вышестоящих  и подведомственных организаций;

архивные документы;

публикации в периодической  печати;

научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа  информации по вопросу является выработка  управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную ясность  по существу вопроса, четко определив  цель издания приказа по личному  составу, приступают к составлению  его проекта.

Подготовка проекта  приказа: оформление выработанного решения в виде проекта приказа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Особенностью приказа  по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу  и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальника отдела кадров.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются  задания и поручения, а также юрисконсультом.

Визы проставляются на оборотной  стороне последнего листа первого  экземпляра (подлинника) проекта документа  в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту приказа. Они могут  быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа директору на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение директору.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит перепечатке  и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его директору на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание приказа директором, – решающая стадия подготовки документа. Подпись директора превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым  предоставляется право визирования  проектов приказов по личному составу, определяется директором предприятия. По поручению директора предприятия приказы на определенную категорию работников может подписывать его заместитель и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии директора приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Доведение приказа по личному составу до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу

 

Приказ о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. Прием на работу оформляется приказом директора, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа директора должно соответствовать условиям заключенного трудового договора².

Подготовка проекта  приказа о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов (рисунок 1).

Рисунок 1. Состав документов, оформляемых при приеме на работу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной  форме  № Т-1 и составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию работника. При оформлении приказа о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных  форм № Т-1 и № Т-1а указывается дата приема на работу  и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.

Табельный номер, проставляемый  в приказе, присваивается работнику  до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

Условия приема на работу (по совместительству, для замещения  отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел.   В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая  запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.