Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, о награждениях за успехи в работе, о подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о назначении пенсии.

Взыскания (за исключением  увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.

Записи в трудовую книжку производятся нанимателем строго в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждаемой Министерством труда.

 

 

2.3.2. Занесение сведений в трудовую книжку

 

В графе 3 раздела «Сведения  о работе» в виде заголовка  пишется полное наименование предприятия «Открытое акционерное общество «Рубежевичи». Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят  или назначен в...» с указанием  конкретного наименования подразделения, а также наименование работы, профессии  или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями должностей, указанных в штатном расписании.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ, его дата и номер.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях»  вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела  трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

 

2.3.3.Вкладыш в трудовую книжку

 

В тех случаях, когда  в трудовой книжке работника заполнены  все страницы, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет  работник.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник³.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, отдел кадров обязан ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

 

2.3.4. Выдача трудовой книжки при увольнении

 

Выдача трудовой книжки на руки предусматривается при увольнении. При необходимости директор по просьбе работника может выдать ему заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки. В случаях, предусмотренных актами законодательства, директор выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарный дней.

Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь» ст. 78 ТК изложена в новой редакции: «В случае невыплаты по вине нанимателя в сроки, установленные частью первой статьи 77 Кодекса, причитающихся при увольнении сумм выплат работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки, а в случае невыплаты части суммы - пропорционально невыплаченным при расчете денежным суммам».

Размер выплачиваемой  работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Что же касается ответственности  за задержку выдачи трудовой книжки, то необходимо иметь в виду следующее. Согласно ст. 50 ТК при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Согласно ст. 79 ТК при  задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается  средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Период задержки выдачи трудовой книжки можно квалифицировать  как вынужденный прогул работника, т.к. последний из-за отсутствия трудовой книжки не имеет возможности устроиться на новую работу.

Подобные трудовые споры  иногда возникают при расторжении  трудового договора (контракта) по желанию (требованию) работника, в частности, в случаях нарушения нанимателем  законодательства о труде, коллективного  договора и т.п. Работник считает возможным для себя прекратить работу по указанной причине, а наниматель отказывается его уволить, полагая, что нарушений законодательства, коллективного договора с его стороны нет.

При утрате трудовой книжки в случае выдачи ее на руки, работнику выдается дубликат трудовой книжки с взиманием его стоимости. Директор вправе в таких случаях отказать работнику в содействии при получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

При увольнении гражданина все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются подписью директора или специально уполномоченного им лица и печатью директора. Оформленная трудовая книжка выдается человеку в день увольнения. Если работник отсутствует, то инспектор по кадрам в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. В почтовом уведомлении указывается порядок работы службы кадров и ответственное лицо, к которому необходимо обратиться за получением трудовой книжки. При задержке выдачи трудовой книжки по вине директора работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. При этом не могут быть приняты во внимание ссылки директора на то, что за уволенным лицом имеется задолженность.

Всякая материальная задолженность может быть взыскана организацией в установленном порядке, но не может служить основанием для  задержки выдачи на руки трудовой книжки.

Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине директора днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия владельца книжки.

В случае, когда работник отказывается получать трудовую книжку (например, он считает, что директор его незаконно уволил), несмотря на уведомление о необходимости получения трудовой книжки не является за ней и не выражает желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, и время, в течение которого уволенный работник не получал трудовую книжку не по вине нанимателя, оплате не подлежит.

В случае смерти работника, а также в случае признания  его судом умершим или безвестно  отсутствующим трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам  под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа, распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке: «Работа прекращена в связи с признанием работника судом умершим или безвестно отсутствующим».

 

2.3.5. Хранение, учет и контроль за выдачей трудовых книжек

 

Трудовые книжки (вкладыши к ним) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности. Трудовые книжки, их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у директора или специально уполномоченного им лица, но отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих лиц. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены в установленном порядке.

Хранение трудовых книжек работников организованы так, чтобы исключить возможность порчи, хищения или уничтожения их от пожара или других причин. Чистые бланки трудовых книжек (вкладышей) хранятся как документы строгой отчетности и выдают по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Директор по окончании каждого отчетного периода требует от инспектора по кадрам, ответственного за ведение трудовых книжек, отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек (вкладышей) составляется акт определенной формы.

Инспектором по кадрам ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма прилагается);
2. Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма прилагается).

В приходно-расходную  книгу вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием  бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним, с указанием серии и  номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним ведется отделом кадров. В ней регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу в ОАО «Рубежевичи», а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (формы Т-2) и в книге учета. Все записи в книге учета делаются одновременно с принятием работника, заполнением или выдачей трудовой книжки или вкладыша.

Приходно-расходная книга  и книга учета движения трудовых книжек пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью.

Согласно постановлению  Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. №1635 «О трудовых книжках работников» контроль за соблюдением установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек возложен на Комитет по инспекции труда при Министерстве труда. Наниматели должны:

1.Принимать меры по строгому соблюдению установленного порядка ведения трудовых книжек работников;

2.Укреплять кадры работников, осуществляющих ведение трудовых книжек, грамотными, знающими трудовое законодательство специалистами, а также обеспечивать их действующими законодательными материалами по этому вопросу;

3.Принимать меры к улучшению хранения архивных документов, относящихся к трудовой деятельности работников (приказов о приеме и увольнении, лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы, личных карточек и иных документов, содержащих сведения о периодах работы).

Иногда ошибки, допущенные при оформлении трудовых книжек, приводят к незаконным выплатам государственных  пенсий. Поэтому следует знать, что  за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек наниматели и специально уполномоченные ими лица – ответственные за ведение трудовых книжек – несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность. Разъяснения по вопросам, связанным с порядком ведения трудовых книжек работников, дает в установленном порядке Министерство труда.

 

2.3.6. Дубликат трудовой книжки

 

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. На основании записей в трудовой книжке определяются характер выполняемой работы, общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, исчисляемый при назначении пенсий, в том числе на льготных условиях, пособий по социальному страхованию, установлении должностных окладов и т.д.

Трудовые книжки ведутся  на всех работников за исключением принятых по договору-подряда (на период пастьбы скота, на период строительных работ и т.д.)

Ответственность за своевременное  и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет начальник отдела кадров.

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в  запирающихся несгораемых железных ящиках, сейфах, шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

Трудовые книжки и  их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении, хранятся в течение  двух лет у нанимателя или уполномоченного  должностного лица отдельно от остальных  трудовых книжек (дубликатов) работников, состоящих на работе.