При подписании документа
несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.8
Например:
Генеральный директор |
|
А.Г. Цицин |
Главный бухгалтер |
|
Е.О. Сенина |
При подписании документа
несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне.9
Например:
Технический директор |
Коммерческий директор |
Личная
подпись К.В. Воробьев |
Личная
подпись Е.Н. Ярославцева |
Право подписания документов
должностными лицами организации может
быть представлено: учредительными документами
организации (уставом, учредительным договором,
положением об организации); нормативными
правовыми актами, определяющими порядок
деятельности организации; распорядительными
документами о делегировании полномочий
руководителя организации; доверенностями
на выполнение определенных действий
от имени организации.10
Документы, исходящие
от имени организации, подписываются руководителем
или его заместителями, документы на бланках
структурных подразделений - руководителями
структурных подразделений или их заместителями,
документы информационно-справочного
характера (докладные и объяснительные
записки, справки, заявления, отзывы и
др.) - их непосредственными составителями.11
При подписании совместного
документа первый лист оформляют не на
бланке.12
В документах, составленных
комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности
в составе комиссии в соответствии с распределением.13
Например:
Председатель комиссии |
Личная
подпись |
А.Г. Цицин |
Члены комиссии |
Личная
подпись |
Т.П. Ярославцева |
| |
Личная
подпись |
К.В. Воробьев |
| |
Личная
подпись |
Е.Н. Ярославцева |
Реквизит "Подпись"
оформляют от поля без абзацного отступа,
при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала
от реквизита "Текст" или "Отметка
о наличии приложения". Схема расположения
реквизита "Подпись" приведена на
рисунке 3.
Рис. 3.
Расположение реквизита "Подпись"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии
приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования
документа; 24 - визы согласования
документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении
копии; 27 - отметка
об исполнителе;
28 - отметка об исполнении
документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении
документа в организацию;
30 - идентификатор электронной
копии документа
Печать – это особый способ
удостоверения подлинности документа
и подтверждение его юридической силы.
Заверение печатью требуют определенные
виды документов:
* Документы, подтверждающие
права должностных лиц;
* Учредительные документы;
* Документы, удостоверяющие
личность;
* Удостоверения, уставы, доверенности,
положения, штатные расписания и
т.д. + финансовые документы.
Печати бывают гербовые и простые.
Порядок изготовления, хранения, применения
и уничтожения гербовых печатей регламентируется
постановлением правительства РФ «об
упорядочении, хранении, применении и
уничтожении ..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции
от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на
изготовление печатей 51511-2001 «Печати с
воспроизведением государственного герба..».
32)Отметки на документах,
их значение и оформление
Реквизит № 19- Отметка
о контроле
Отметка о контроле
– реквизит документа, свидетельствующий
о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа
обозначают буквой "К", словом или
штампом "Контроль".
Отметка о контроле обозначает,
что документ поставлен на контроль. Контролю
подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка
о контроле"
Отметка о контроле
проставляется в верхнем правом углу первого
листа документа. Схема расположения реквизита
"Отметка о контроле" приведена на
рисунках 2 и 3.
Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка о контроле"
на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской
Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный
номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3.
Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской
Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный
номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Реквизит № 21- Отметка
о наличии приложения
Отметка
о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно
прилагаемом документе (документах).
Отметку о наличии
приложения (реквизит 21), названного в тексте письма,
оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л.
в 2 экз.
Если письмо имеет
приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, число листов
и число экземпляров; при наличии нескольких
приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: |
1. Положение об
Управлении регионального кредитования
на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования
на 7 л. в 2 экз. |
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка
о наличии приложения" в письме
Если приложения сброшюрованы,
то число листов не указывают.
Например:
Приложение: |
Методические рекомендации
по работе с информационными ресурсами
в среде "Кодекс-Сервер" для сотрудников
Главного архивного управления города
Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз. |
Если к документу прилагают
другой документ, также имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют
следующим образом:
Приложение: |
письмо Росархива от
05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего
на 3 л. |
Если приложение направляют
не во все указанные в документе адреса,
то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:
Приложение: на 3 л.
в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному
документу (постановлению, приказу, распоряжению,
правилам, инструкции, положению, решению)
на первом его листе в правом верхнем углу
пишут "Приложение №" с указанием
наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера.
Например:
| |
Приложение № 2
к приказу ЗАО "Термика"
от 05.04.2009 № 25 |
Если приложение одно,
порядковый номер не указывается.
Например:
| |
Приложение
к приказу ЗАО "Термика"
от 05.04.2009 № 25 |
Допускается выражение
"ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными
буквами, а также центрировать это выражение,
наименование документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки.
Например:
| |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу ЗАО "Термика"
от 05.04.2009 № 25 |
Реквизит "Отметка
о наличии приложения" оформляют от
поля без абзацного отступа. Если наименование
приложения занимает несколько строк,
оно печатается через один межстрочный
интервал. При наличии нескольких приложений
наименования приложений отделяются друг
от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Схема его расположения
реквизита "Отметка о наличии приложения"
приведена на рисунке 2.
Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка о наличии приложения"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа
в организацию;
30 - идентификатор
электронной копии документа
Реквизит №26- Отметка
о заверении копии
Отметка
о заверении копии – реквизит, используемый
для придания копии правового статуса.
При заверении соответствия
копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют
заверительную надпись: "Верно"; должность
лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров
Левченко Т.С.
Левченко
06.04.2009
Допускается копию
документа заверять печатью, определяемой
по усмотрению организации.
При рассылке документов,
имеющих нормативный правовой характер
(постановления, приказы, распоряжения
и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых
документов следует заверять печатью
организации или печатью структурного
подразделения, например: печатью с наименованием
службы ДОУ организации (канцелярии, общего
отдела и т.п.).
Копии документов заверяются
руководителем организации или уполномоченными
им должностными лицами (заместителями
руководителя, руководителями службы
кадров, службы делопроизводства и др.).
Отметка о заверении
копии используется и для удостоверения
верности выписок из документов (постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов и
др.).
Реквизит "Отметка
о заверении копии" оформляется от поля
без абзацного отступа, схема его расположения
приведена на рисунке 1.
Рис. 1.
Расположение реквизита "Отметка о заверении
копии"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении
документа в организацию;
30 - идентификатор электронной
копии документа
Реквизит № 27- Отметка
об исполнителе
Отметка
об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения
о непосредственном составителе документа.
Отметка об
исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы
и фамилию исполнителя документа и номер
его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу.
Например:
В.А. Жуков
924 45 67
Рис. 1
Пример оформления
реквизита "Отметка об исполнителе"
Отметка об исполнителе
может дополняться указанием должности
исполнителя с указанием структурного
подразделения.
Реквизит "Отметка
об исполнителе" оформляется от поля
без абзацного отступа, схема его расположения
приведена на рисунке 2.
Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка об исполнителе"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении
документа в организацию;
30 - идентификатор электронной
копии документа
Реквизит №28- Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело
Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело – реквизит, определяющий
место хранения документа после завершения
работы с ним.
Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего
о его исполнении, или при отсутствии такого
документа краткие сведения об исполнении;
слова "В дело"; номер дела, в котором
будет храниться документ.