Эволюция законодательного и нормативного регулирования делопроизводственных процессов

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

(дипломная работа)

на тему «Эволюция законодательного и нормативного регулирования делопроизводственных процессов»

 

 

Содержание

 

Введение          3

 

ГЛАВА 1. Особенности делопроизводства в российской империи         7

1.1. Канцелярия в структуре  министерства XIX века

1.2.  Первые теоретические  работы по делопроизводству

1.3. Появление женского  труда в управленческом аппарате  и первые рационализаторские  работы

 

ГЛАВА 2. Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов в советский период        16

2.1 Внедрение принципов  НОТ в сферу управления

2.2 Развертывание рационализаторских  работ по делопроизводству и  начало научных разработок по  делопроизводству

2.3. Подготовка кадров  высшей квалификации (МГИАИ)

 

ГЛАВА 3. Законодательное регулирование делопроизводства в Российской Федерации   36

3.1. Законодательное регулирование  направлений деятельности государственных и негосударственных организаций и регламентация документирования и порядка работы с документами.

3.2. Сущность, причины проблем  документоведения на современном  этапе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ         60

Список источников и литературы    63

 

Введение

 

 

 

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью архивной службы России в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Федеральные законы, определяющие  нормы работы с документами и использования информации явились источниковой базой при проведении исследования по заданной теме. Это такие нормативные документы как ФЗ « Об информатизации, информационных технологиях  и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи», ФЗ «О персональных данных», ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и другие.

В рамках исследования были изучены положения стандартов по управлению информацией и документацией.  Это стандарт на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией.  Также в исследовании  применяется стандарт  15489, определяющий  общие требования  к оформлению и управлению документами и их метаданными и стандарт  53898-201, определяющий  формат электронных сообщений.

Понятия в области документооборота, его классификация, материалы по вопросам внедрения электронного документооборота содержат работы таких ученных, как Баласанян В.Э., Ларин М.В., Кузнецов  С.Л.,  Бобылева М.П., Рысков О.И.,   Янковая В.Ф.  Исследования перечисленных авторов содержат анализ нормативно-методических материалов по управлению документацией, истории развития   автоматизации делопроизводства.

При проведении исследования были изучены периодические издания.

Это статьи, которые были опубликованы  в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Современные технологии  делопроизводства и документооборота», «Кадровик. Кадровое делопроизводство». В работе были использованы статьи таких ученных как Князева Т.В., Бобылева М.П., Ларин М.В., которые предлагают критерии при выборе системы.

Цель работы - проанализировать историю документоведения его эволюцию в XIX-XXI вв. с определением основных этапов.

Основные задачи исследования:

изучить историю отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;

рассмотреть принципы создания общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения;

Хронологические рамки данного исследования охватывают период с XIX-XXI вв..

Методологическая база исследования основывается  на задачах исследования и опирается на метод системного и сравнительного анализа. Исследование строится по принципам  объективности, вследствие чего достигается анализ фактического материала; системности, что позволило упорядочить разнообразную информацию по теме исследования.

Структура работы состоит  из введения, трех глав, разделенных на параграфы, заключения и списка использованных источников и литературы.

 

 

 

ГЛАВА 1. Особенности делопроизводства в российской империи

 

 

 

1. Канцелярия в структуре министерства XIX века.

 

 

XIX век приносит крупную реформу государственного аппарата – создание министерств, работу которых регулировал законодательный акт «Общее учреждение министерств» 1811 года. С точки зрения управленца и особенно документоведа, это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.

Состоит «Общее учреждение министерств» из 401 параграфа, а весь текст делится на две почти равные по количеству параграфов части:

- часть первая – образование  министерств (параграфы 1 – 204);

- часть вторая – общий  наказ министерствам (параграфы 205 – 401).

Их анализ показывает, что в первой части в главе 1, включающей § 1-3, названы министерства; в главе 2 (§ 4-15) указан предел ведения каждого министерства; в главе 3 (§ 16-47) определена структура министерства, причем среди указанных пяти главных частей министерства четвертой названа канцелярия министра, а в § 35-38 этой главы раскрыт состав канцелярии. Глава 4 касается порядка определения, увольнения и производства в чины служащих министерства всех рангов, и самая большая глава 5 (§ 61-201), занимающая большую часть текста части 1, детально расписывает порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» работа с документами начинается с «вступления дел», и далее подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах, а заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 года показывает, что в нем так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.

Канцелярия XIX века – достаточно сложное структурное подразделение, и, учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.

В департаментах «для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре», возглавляемая «правителем канцелярии», и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число помощников.

Часть II «Общего учреждения министерств» посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными, и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора. В соответствии с § 315 «главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению». Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.

В заключительной части «общего учреждения министерств» перечислены обязанности различных типов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.

Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования, как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце «Общего учреждения министерств» после всех параграфов как приложение приведены «формы письмоводства»: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департаментам; форма представления докладной записки от департамента к министру.

Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.

Как указывает А. Ю. Конькова [25, с. 128], говоря о статусе секретарей в XIX веке, «нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно с 1-го по 5-й класс Табеля о рангах. С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены Государственного совета – ничто, председатель – кое-что, государственный секретарь – все».

Во второй половине XIX века Государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат Государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного совета. Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись «с мундиром и пенсионом».