Эволюция законодательного и нормативного регулирования делопроизводственных процессов

• финансовая документация;

• отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

• учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

• документация по статистике труда;

• документация по статистике финансов;

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документациипредприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета;

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению квалификации работников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

3.2. Сущность, причины проблем  документоведения на современном  этапе.

Потребность в документоведах с высшим образованием на современном рынке труда обусловлена возросшей необходимостью профессиональной обработки различного рода информации, массивы которой постоянно увеличиваются.

В общем случае набор требований к выпускникам вузов варьируется в зависимости от сферы применения их знаний. В 2000 году Министерством образования Российской Федерации был утвержден Образовательный стандарт специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», закрепивший основные требования к обязательному минимуму содержания основной образовательной программы, требования к уровню подготовки выпускника и профессиональные характеристики документоведов. Согласно этому документу, «высшее учебное заведение самостоятельно разрабатывает и утверждает основную образовательную программу вуза для подготовки документоведа на основе настоящего Государственного образовательного стандарта». Это дает вузам определенную свободу выбора и эксперимента. Но примерная программа этого курса далека от совершенства.

Сегодня в Российской Федерации документоведов выпускают более 70 вузов.

Дискуссии по поводу того, какое же образование – обширное фундаментальное или узко специализированное – необходимо документоведам, не прекращаются. С одной стороны, выгодность фундаментального университетского образования очевидна: специалист с такой подготовкой обладает обширными теоретическими знаниями и поэтому имеет возможность реализовать себя в самых различных сферах деятельности. Но нельзя забывать о том, что каждая из этих сфер имеет свою специфику, для адаптации к которой необходимо время и практический опыт. Специалисты с узко профильным образованием изначально ориентированы на работу в определенной сфере, что исключает широкий выбор, но вместе с ним уменьшает необходимость адаптации. Какие специалисты более востребованы российскими работодателями, однозначно сказать нельзя, иначе был бы исчерпан вопрос дискуссии.

Итак, вопрос о том, какое же образование для документоведов лучше, остается открытым.

Существующие нормативные документы не «успевают» за развитием научной сферы. Так, например, сами понятия «документоведение» и «документ» имеют различные определения, ни одно из которых не стало общепринятым [1]. Подобное явление естественно для документоведения как науки развивающейся: «В процессе становления и развития теории документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не установленный еще понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем...» [2].

К тому же динамизм окружающего мира, развитие технологий влекут за собой существенные изменения, которые порождают новые вопросы. Относительно документоведения, это, прежде всего, изменения в сфере информационных технологий: разработка и внедрение электронного документооборота, автоматизированная обработка данных, развитие возможностей сети Интернет и многое другое. Все это необходимо не только учесть, но и попытаться объяснить, классифицировать, ввести в научный оборот.

Наряду с этим, круг специализированной учебной литературы, описывающей проблемы теории и практики документоведения, довольно ограничен, что создает определенные трудности в процессе обучения. Студентам приходится искать необходимую информацию в периодических изданиях, экономической, юридической и другой литературе смежных с документоведением областей. С одной стороны, это способствует развитию у студентов навыков самостоятельного поиска и работы с новым материалом, выработке критериев его анализа и обработки. С другой стороны, в такой ситуации может возникнуть проблема адекватного восприятия полученной информации, так как работать приходится с литературой, в которой представлен недокументоведческий подход к интересующим проблемам. Периодические же издания (например, журналы «Управление персоналом», «Секретарское дело», «Делопроизводство») ориентированы, прежде всего, на работников делопроизводственной сферы, уже имеющим определенную базу профессиональных знаний и опыт практической деятельности.

Еще одна важная проблема, которая возникает во многих учебных заведениях – это недостаточность материальной базы. Для качественной подготовки документоведов необходимо широкое и современное техническое оснащение: от средств оргтехники до программного обеспечения.

Серьёзное отставание в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловлено, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой. Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство .

Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» [4]. В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки [5]. Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия.

Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе становления и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ. Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система». Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические [2].

Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии. Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника [3]. Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения».