Эволюция законодательного и нормативного регулирования делопроизводственных процессов

С проблемой трансформации документа в исторический источник тесно связана теория экспертизы ценности документов. Некоторые специалисты справедливо отмечают, что в настоящее время за пределами этой теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые годы индустриальный (по типу промышленного конвейера) подход к отбору документов на постоянное хранение, не учитывающий индивидуальности исследователя и архивиста». Печальные последствия такого подхода хорошо известны исследователям, изучающим историю советского периода. Историков не может удовлетворить содержание перечней и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники служб ДОУ и архивисты при отборе документов на хранение. В результате в некоторых архивах и архивных фондах (к примеру, УВД) почти невозможно найти «живую» информацию о людях.

К числу недостаточно изученных теоретических проблем документоведения относится общая классификация документов. Созданные к настоящему времени классификационные схемы охватывают преимущественно отдельные крупные системы, комплексы документов. Что же касается общих классификационных схем, то все они пока ещё далеки от совершенства. Ещё слабее разработана классификация документных систем. Имеющиеся классификационные схемы охватывают, главным образом, отдельные сферы работы с документами. В частности, в традиционном, административном документоведении системы документации разделяются на функциональные (свыше 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые). В последнее время предпринимаются попытки на основе функционально-информационного подхода, с учётом происхождения социальной информации «выделить документационные системы деловой, социально-политической, научно-технической, экономико-финансовой информации». Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперёд, фактически охватывает только специальную документацию, оставляя в стороне массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, бытовую и т.д.), равно как и личные документы (письма, дневники и т.п.). Таким образом, приходится констатировать отсутствие в настоящее время достаточно обоснованных классификаций, которые бы охватывали всё многообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия бытования в оперативной и ретроспективной среде [2].

Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом опять же в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.

Документ, как известно, представляет собой двуединство информации и материального носителя. Однако бытование каждой из этих двух составляющих документа во внешней среде имеет свои особенности. Так, движение документа как материального носителя происходит в трёхмерном пространстве и астрономическом времени, тогда как движение документированной информации осуществляется в социальном времени и социальном пространстве, с иной скоростью, с различными коэффициентами информативности и объёмами тезауруса для различных реципиентов. Между тем традиционное административное документоведение практически не занимается этой проблемой, сводя движение документов во внешней среде к проблемам документооборота и к чисто технологическим операциям, пусть даже и с использованием самых современных компьютерных технологий. Теоретическое документоведение не может обойти проблему документной коммуникации ещё и потому, что её рассмотрение в смежных науках порой уязвимо для критики. В частности, в содержательной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», изданной в 2002 году, в разделах, посвящённых документной коммуникации, фактически исключена из объекта исследования административная, производственно-техническая, личная документация. Кроме того, пытаясь разделить документную и электронную коммуникации, автор не только не приводит чётких критериев этого деления, но даже и не упоминает о таком термине и понятии, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в сети Интернет или появляющаяся на телевизионных экранах, как бы и не имеет материального носителя. Между тем проблема электронных документов, их сущности, классификации, аутентичности, экспертизы ценности, защиты от несанкционированного доступа и т.п. в последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении [2].

Еще одна немаловажная проблема – это взаимосвязь документоведения и архивоведения.

Объектом изучения и документоведения, и архивоведения является документ. Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Документоведение "ведет" документ с момента его создания до выполнения им функции, ради которой он был создан, после чего документ "выходит" из оперативной работы, становится хранителем ретроспективной информации, помещается в дело и через определенный промежуток времени уходит на архивное хранение, становясь объектом изучения и забот архивоведения.

Поскольку от группировки документов в первичные комплексы за висит скорость нахождения нужного документа не только в период текущего хранения, но и в последующем в архиве, все вопросы организации работы с документами с момента их классификации и группировки в дела становятся объектом совместного изучения и разработки и документоведения, и архивоведения.

Таким образом, на пути документа с момента его возникновения до помещения его на постоянное хранение в архив, на определенном участке он является объектом внимания двух научных дисциплин - документоведения и архивоведения.

Первоначально документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, учитывающего, что научное упорядочение хранящихся документальных массивов требует изучения процессов их формирования в делопроизводстве учреждений. Документоведение в этот период делало упор на исторические аспекты развития документов, систем документации, историю делопроизводства.

Возникнув в недрах архивоведения, документоведение взяло на вооружение многие методы изучения документов и первичных комплексов, разработанные архивоведением. Занимаясь системами документации, документоведение не может не учитывать требования, предъявляемые к документам архивами, вытекающие из специфики архивного хранения.

Но в документоведении акцент изучения документа сместился. Центральными стали вопросы изучения закономерностей документообразования, проектирования документов и систем документации, их унификация и стандартизация, организации документов в текущей деятельности учреждений [6].

Одной из наиболее дискутируемых проблем является проблема стандартизации. В разработке стандартов государственные архивы сотрудничают исследовательскими архивами данных, изучая опыт описания электронных документов, принятый в таких европейских архивах, как Датский. Отдельной проблемой в стандартизации является выбор формата обмена информацией [7].

Существует и проблема сохранности электронных документов. Существует опасность утраты многих файлов данных, а некоторые из них уже утрачены. Так как идут быстрые технологические изменения, смена поколений компьютеров, старение магнитных носителей, разработка новых программных средств [7].

Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении повсеместно используются. Но есть ряд вопросов которые нужно уточнить, это такие вопросы как: должна ли быть регистрация только компьютерной, или возможна журнальная; как обеспечить передачу бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации и д.

Переход на новые технологии не дает нам ожидаемого эффекта. Главной причиной трудностей. Возникающих при внедрении автоматизированных систем ДОУ, остается недооценка значения ДОУ. Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство требует хороших знаний, не только в области автоматизации, но и в делопроизводстве. Комплексная автоматизация требует разработки оргпроэкта. Необходима разработка общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ [8].

Важнейшая, но вряд ли удостоенная пристального внимания проблема – вопрос о доступе к документам, содержащим персональные данные конфиденциального характера. Законодательно установленный период ограничения к подобным сведениям – 75 лет со дня создания документа [9]. Но он нарушается. То есть закон есть, а как его исполнять нет. Также нужно увеличить срок ограничения к подобным сведениям. Ужесточить контроль по допуску к таким документам.

Документоведение – наука молодая. На современном этапе она содержит ряд различных проблем, как в теоретической части, так и в практической. Всем этим проблемам уделяется большое внимание, ведутся различные дискуссии, проводятся конференции, конгрессы, где обсуждаются эти проблемы. Документоведение не стоит на месте, оно развивается. Вместе с тем, решаются старые проблемы и появляются вновь новые.

Заключение

История российского документоведения имеет обширную и долгую историю, начиная с истории древней Руси. В этот период главным образом документируются правовые отношения: создаются объемистые правовые акты, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот, разного рода житийные записи (о найме, продаже работников в рабство и т. п.). Постепенно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в текстах документов, складывались устойчивые формы расположения отдельных элементов текста распространенных документов (формуляры), т. е. появились первые ростки типизации и унификации документов. Расширение практики документирования привело к необходимости привлечения к работе с документами церковных служителей - псаломщиков и дьяков. В истории известен факт специальной подготовки из детей бояр судейских секретарей, писцов при князьях, дьяков в созданной для этого особой школе.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для безопасного их хранения. Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, в церквях и монастырях. В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь Святой Троицы», придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в «вечевой избе» - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать «Великого Новгорода».

Самой древней формой документа на Руси была грамота - лист пергамента шириной около 3,5 вершка (15-17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда название данной технологии работы с документами - «столбцовое делопроизводство».

Развитие порядка документоведения в Петровской России и России XIX века охарактеризован созданием мощной системы бюрократической государственной машины – и закрепления правил и порядка ведения дел на общегосударственном уровне, что имеет свои прямые следствия и в настоящем порядке устройства данного рода деятельности.

Не останавливалась работа по развитию документоведения и советское время закрепляя приобретенный опыт прошлых поколений и привнося своё видение по данному вопросу отражающее влияние крайне централизованного государственного строя и централизованной экономики.

Переход к новому экономическому порядку вызвал к жизни множество изменений коснувшихся также и всей документоведческой деятельности. Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.

Тем не менее, проведена большая работа по созданию нормативно-методической базы. Принятие постановлением Правительства Новых правил по делопроизводству от 15 июня 2009 г. и принятие новых Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти, утвержденные 2009 г. - являются хорошим подспорьем и руководством к действию для практических работников.

Недостаток в том, что они еще не известны многим работникам делопроизводств, слабо изучаются и медленно внедряются в практику.

Рассмотрение нами ряда ведомственных, региональных инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что их формы и содержание в основном не всегда соответствует главным положениям новых правоустанавливающих и нормативных документов.

Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.