Лекции по "Делопроизводству"

Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре и должен быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по учету кадров (анкету) для оформления, работнику следует разъяснить порядок заполнения. В организации можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В правилах можно указать следующий порядок заполнения:

•   фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

• в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

•  место рождения записывается на основании паспорта;

•  образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

• лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

•  в анкете указывается адрес регистрации по месту жительства, фактический адрес проживания и телефон;

•    сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненный листок по учету кадров и ставит дату. Данные личного листка (анкеты) подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в личном листке (анкете) сведений, сверяя их с представленными документами.

К личному листку (анкете) прилагаются:

•   копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

•   фотокарточки.

При положительном решении  вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

 

Трудовой договор

 

Трудовой договор — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник.

В соответствии со ст. 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. Договор вступает в силу со дня его подписания.

Существенными (обязательными) условиями трудового договора являются:

•  место работы (с указанием структурного подразделения);

•   дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

•   права и обязанности работника;

•   права и обязанности работодателя;

•  характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

•  режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

•   виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

•  постоянных работников;

•   временных работников;

•   работающих на основном месте работы;

•   работающих по совместительству.

В трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно ст. 58 Трудового кодекса РФ трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

•   основания увольнения работника;

•   дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

•   введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ст. 232 Трудового кодекса РФ.

 

 Приказы  по личному составу

 

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с.) и т.д.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Работник ставит свою подпись при ознакомлении с приказом.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого, вновь  зачисляемого в организацию. При  одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д., допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы № Т-8.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

На основании приказа заполняется трудовая книжка, в нее вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или Т-54а).

 

 Трудовая книжка

 

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее пятидневного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

Все записи, внесенные  в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

Трудовые книжки ведутся  только по месту основной работы. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66). В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

 

Личная карточка

 

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы № Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Для лиц, зачисляемых  на государственную службу, заполняется  личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и  технологии, на научных работников помимо формы № Т-2 заполняется  дополнительно учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Она заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

 

 Перевод

 

Работник, ведущий кадровую документацию, оформляет также перемещения (переводы) работника в процессе его деятельности в организации.

Заявление должно иметь  визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода, и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) при переводе нескольких работников.

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа  о переводе делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или Т-2ГС). Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется).

Изменения, т.е. данные о  переводе на основании приказа, обязательно  вносятся в трудовую книжку в соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек не позднее недельного срока с даты подписания приказа.

 

 Документирование  поощрений

 

С введением унифицированных  форм кадровых предложены и унифицированные формы приказов о поощрении: форма № Т-11 — Приказ (распоряжение) о поощрении работника, издаваемая на одного работника и форма № Т-11а — Приказ (распоряжение) о поощрении работников, которая применяется, когда поощряется сразу несколько человек. Эта форма особенно удобна при премировании за какой-либо период деятельности или к каким-либо знаменательным датам или юбилейным датам организации.

Основанием для составления  таких приказов служит докладная  записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа.

На основании приказа  работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника — форма № Т-2 (или №Т-2ГС) и в трудовую книжку.

 

 Оформление  дисциплинарных взысканий

 

Взыскания оформляются  приказами руководителя. В связи с тем, что причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы не имеют унифицированной формы. Приказы о наложении взысканий составляются на основании докладной записки руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, а также объяснительной записки самого сотрудника.