Лекции по "Делопроизводству"

Наиболее характерные  причины несвоевременного исполнения документов:

• слишком высокая степень централизации полномочий;
• перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;
• недисциплинированность работников;
• установленные нереальные сроки исполнения;
• неэффективная система организации документооборота. Причины  нарушения  сроков  исполнения  анализируют.

Результаты анализа  используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины, оптимизации подготовки документов и документооборота.

Технология контроля исполнения документов службой ДОУ  при журнальной и традиционной карточной формах регистрации состоит в:

• постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал, РК) проставляют отметку о контроле — «К»;
• направлении карточки контролируемого документа исполнителю;
• формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;
• устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документа;
• получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;
• снятии документа с контроля (с типовыми сроками — самостоятельно, с индивидуальными — по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения данного документа);
• составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.

В САДД контроль за исполнением документа автоматизирован.

При введении в РК плановой даты исполнения документа происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа в целом. РК контрольного документа и сама резолюция выделяются определенным визуальным признаком.

Система позволяет автоматически  формировать и рассылать по локальной  сети напоминания исполнителям о  приближении срока выполнения.

Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими сроками исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.

Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме «оп liпе» оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.

 

ЛЕКЦИЯ 6

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, НОМЕНКЛАТУРА ДЛЯ ИХ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ.

1 Оперативное хранение документов

2. Экспертиза ценности документов

3. Оформление дел и передача документов в архив организации

 

 

1 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Для текущего и длительного хранения документы комплектуют в дела.

Дело — совокупность документов или документ, относящиеся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенные в отдельную.

Процесс группировки  исполненных документов вдела в  соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела называется формированием дел.

При централизованном ведении  делопроизводства дела формирует служба ДОУ организации или в небольших  фирмах — секретарь руководителя, при децентрализованном — как  структурные подразделения (лица, ответственные в них за делопроизводство), так и служба ДОУ. В крупных организациях формирование дел ведется под методическим руководством архива, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.

«Основные правила работы архивов организаций» устанавливают следующие требования к формированию дел:

• документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируют за учебный год и др.);
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела — не более 4 см.

В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют  заголовку дела. Внутри дела документы  располагают так, чтобы последовательно освещать определенные вопросы. При этом документы располагают в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Распорядительные документы  группируют вдела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности, документ-ответ помещают за документом-запросом.

В структурном подразделении  за формирование и хранение дел отвечает один из его работников, в небольшой  фирме — секретарь руководителя.

После окончания периода  формирования все дела в течение  двух-трех лет хранят по месту их формирования. Затем дела временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения передают в архив организации. Дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранят в месте формирования в течение всего срока, указанного в номенклатуре, а затем уничтожают.

Номенклатура дел

Группируют документы  в дела в соответствии с принятой в организации системой классификации  документов. Роль классификатора документов организации выполняет ее номенклатура дел. Одновременно номенклатура дел является перечнем всех дел, заводимых в структурных подразделениях и организации в целом, а также документом, который определяет сроки хранения этих дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуру дел составляет служба ДОУ организации при методической помощи и под контролем архива организации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предполагает классификацию  документов в организации, которая  основана на классификации деловых  процессов, которые сопровождают создание этих документов.

Различают три вида номенклатур  дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел  устанавливает типовой состав, унифицированные  заголовки и единую индексацию дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел — номенклатура дел конкретной организации, которую составляют, выбирая и уточняя заголовки дел из типовой и примерной номенклатур. Сроки хранения этих дел переносят в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Сводную номенклатуру дел  организации составляют на основании  номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатуру дел организации (прил. 14):

• оформляют на общем  бланке организации;

• визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив;

• подписывает руководитель службы ДОУ;
• согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) организации;
• направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;

• утверждает руководитель организации. Номенклатура дел организации в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Согласование номенклатуры дел с архивным учреждением проводят не реже одного раза в 5 лет. В случае существенных изменений функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатуру дел составляют на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. В нее включают дела, в которые группируют документы на бумажном носителе, компьютерные папки-дела, содержащие файлы электронных документов, а также базы данных.

Для последующей группировки  документов в дела в номенклатуре дел предусматривают заголовки  дел, отражающие все документируемые  участки и вопросы деятельности организации.

Основа для определения  структуры номенклатуры дел —  структура организации. Разделы, подразделы и другие деления номенклатуры дел, — названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.) и их цифровые обозначения (индексы).

В графе 1 номенклатуры дел  проставляют индексы каждого  дела, компьютерной папки-дела, базы данных, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначают арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Для дел, которые могут начать формироваться после начала года в конце разделов номенклатуры предусматривают резервные номера.

В графу 2 номенклатуры дел  включают заголовки дел (томов, частей), компьютерных папок-дел, баз данных. Заголовок дела или компьютерной папки-дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок базы данных должен включать ее полное и краткое название, отражать ее структурную и технологическую организацию (документоориентированная база данных, реляционная база данных, геоинформационная система и т.д.), основное содержание и состав электронных документов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел  определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В графе 3 номенклатуры дел  указывают количество дел (томов, частей). Ее заполняют по окончании календарного года.

В графе 4 указывают срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой  или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» для  базы данных указывают номер информационного ресурса по реестру информационных ресурсов организации, для компьютерной «папки-дела» — кроме реестрового номера также отметка — «ЭД». В этой графе также могут проставлять отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно для  дел постоянного и временного хранения.

Имеется в виду «Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000 г.). Как указано в гл. 2, эти сроки хранения могут быть изменены на основании федерального законодательства и ведомственных нормативных актов.

Таким образом, номенклатура дел в делопроизводстве выполняет  функции:

• схемы классификации документов (при регистрации документов, при группировке исполненных документов вдела);
• перечня дел организации с указанием сроков их хранения;

• учетного документа о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения, в том числе в архиве, — о количестве временного (до 10 лет включительно) хранения. На основе номенклатуры составляют описи дел с временными сроками хранения свыше 10 лет и постоянного хранения для передачи дел в архив организации.

 

2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Передают дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также  уничтожают документы с истекшими  сроками хранения после проведения экспертизы ценности документов организации. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что архивные документы включают в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании результатов экспертизы ценности документов.

Порядок и оформление проведения экспертизы ценности документов, образующихся в результате деятельности организации, определены ГСДОУ и  «Основными правилами работы организации».