Лекции по "Делопроизводству"

Форма ответственности за недобросовестное выполнение обязанностей может быть различной, и в случае нанесения организации материального ущерба работник может нести в том числе и материальную ответственность. Случаи такой ответственности и ее размеры оговорены в гл. 39 Трудового кодекса РФ.

Взыскания объявляются  работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В ст. 193 Трудового кодекса РФ оговорено, что в случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

 

 Оформление  отпусков

 

Оформление отпуска  требует прежде всего знания законодательных  актов, определяющих порядок и продолжительность отпуска, положенного конкретному работнику.

Отпуск оформляется  цепочкой документов, начиная с графика  отпусков. Он составляется на каждый календарный год. График отпусков имеет обязательную унифицированную форму — форма № Т-7.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков составляется обычно в трех экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию; другой передается в бухгалтерию; третий в виде выписки передается в структурные подразделения организации.

Основанием для предоставления отпуска кроме графика отпусков служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты:

•   адресат (кому адресовано);

•  автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник);

•  указание вида документа (заявление);

•   дата;

•   подпись работника.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный целевой  дополнительный (учебный, специальный  и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того, если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-либо обстоятельствам, то заявление должно содержать основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению. Например, в заявлении об учебном отпуске делается ссылка на справку из учебного заведения; при отпуске по беременности и родам ссылаются на листок нетрудоспособности и т.д.

Заявление составляется в одном экземпляре.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На основании заявления и графика отпусков составляется приказ.

При оформлении приказа  на отпуск конкретному работнику  используется унифицированная форма  № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу на несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работкам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Таким образом, оформление отпусков требует проведения следующих операций: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске, их регистрация, внесение данных об отпуске в форму № Т-2 (№ Т-2ГС).

Приказы об отпусках формируются  в отдельные дела и имеют согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» срок хранения 5 лет.

 

 Командирование

 

К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.

Первым документом является форма № Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Этот же документ — форма № Т-10а — содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.

Только после оформления задания готовится проект приказа  о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.

Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указываются цель, время и место командировки, а при необходимости — источники оплаты сумм (командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Командировочные расходы  оплачиваются по суткам, поэтому командировочное удостоверение и является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.

Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале. Форма журнала не унифицирована.

Можно предложить следующую форму оформления журнала:

 

№ командировочного удостоверения	Дата выдачи	Фамилия, имя, отчество	Должность	Место командировки	Цель	Срок командировки	Дата и номер приказа
35	06.07.2001	Иванов С. И.	менеджер	г. Казань, фирма «Ара»	Заключение  договора	С 09.07.2001 По 13.07.2001	05.07.2001 № 84к

 

 Увольнение

 

Днем увольнения работника  является последний день его работы.

Увольнение работника  отражается в ряде документов и начинается с заявления или служебной записки.

На основании личного  заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а — нескольких работников.

В приказах об увольнении обязательно указываются причины  ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Приказ после подписания регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа  о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником».

Личная карточка (форма  № Т-2 или Т-2ГС) после внесения соответствующих записей переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по фамилии в алфавитном порядке.

В трудовой книжке в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения, и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана  выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируются дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

Личное дело после  помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для  передачи в архив на долговременное хранение.

 

 Личное  дело

 

Личное дело (досье) — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

•     внутренняя опись документов, имеющихся в  личном деле;

•     анкета или  личный листок по учету кадров;

•     автобиография  или резюме;

•     копии  документов об образовании;

•     копии  документов об утверждении в должности;

•     характеристики или рекомендательные письма;

•     трудовой договор;

•     копии  приказов о назначении, перемещении, увольнении;

•     дополнение к личному листку по учету кадров;

•     справки  и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

Личное дело заводят  после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся  к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника, дата поступления на работу. Личное дело ведется в одном экземпляре.

Каждый документ личного  дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной — дата увольнения.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

•     вносить  записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

•     приобщать  к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

•    о служебном положении — приказ руководителя организации о переводе;

•    об образовании — документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

•     об изменении фамилии, имени, отчества — приказ по личному составу, изданный на основании документов органов загса.

Внесение в документы  личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

 

ЛЕКЦИЯ 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

 

1. Характеристики и принципы организации документооборота

2. Регистрация  документов

3. Движение входящих, исходящих и внутренних документов

4. Информационно-справочная работа

5. Контроль исполнения документов

 

1. ХАРАКТЕРИСТИКИ  И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Документооборот — это  движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

• последовательности перемещений документов;
• выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
• технологической обработки документов (регистрации, информационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:

• оперативность движения документов;
• обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
• исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью. Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.