Лекции по "Делопроизводству"

Состав полей РК может  быть расширен, причем программа предусматривает  возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.

К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.

В САДД существует опция  «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в  том числе снабженные электронной  цифровой подписью (ЭЦП).

Файлы документов, прикрепляемые  к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Таким образом, регистрация  документов в САДД позволяет сократить  затраты времени на регистрацию  документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

 

3. ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ

ДОКУМЕНТОВ

В этом разделе будут  кратко рассмотрены основные этапы  движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Входящие документы

Первичную обработку  входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах — секретарь.

При приеме корреспонденции  проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем  при вскрытии упаковки — наличие  всех указанных в документе вложений.

На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.

Первичная обработка  заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые (см. п. 6.3).

Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.

Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты Движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику  руководителя, которые хорошо знают  распределение обязанностей между  должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем  документы в соответствии с его  резолюцией передают на исполнение или  ознакомление. Формы исполнения могут  быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа  на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и  документ передают на хранение в делопроизводстве.

Исходящие документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так  и ответными, включает этапы:

• подготовка проекта документа;
• оформление и согласование (визирование) проекта;
• подписание проекта;
• регистрация документа;
• отправка из организации.

Для подготовки проекта  документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения  соответствующих правовых актов  и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в его подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений самой организации).

Затем документ (вместе с  приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи  этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно  там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий  документ передают в службу ДОУ или  секретарю для регистрации, затем  — на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют  правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию  составляют почтовые реестры. Документы  обрабатывают и отправляют в тот  же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

 

4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Регистрация позволяет  сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).

С помощью ИПС в  любой момент можно установить, где, у кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

При традиционной карточной  форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрикам). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), по структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики — наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики — определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов.

Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.

Возможности поиска нужного  документа и связанной с ним  информации значительно расширяются  при использовании САДД.

В САДД поиск документов может осуществляться:

• по значению и сочетанию  любых реквизитов РК;

• по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);
• для целых групп документов за определенный период времени.

При необходимости сложный  поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.

Кроме того, как уже  указывалось ранее, САДД позволяет  создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.

 

 

 

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением  принятых управленческих решений, в  том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.

Поручения могут содержаться  в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделений, а также получение информации для оценки эффективности деятельности должностных лиц и подразделений организации.

Основные направления  контроля:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;
• контроль своевременности выполнения документов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.

Контроль «по существу»  входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ).

Контролирует сроки  исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.

Руководители подразделений  и исполнители несут ответственность  за полноту и своевременность  исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, —  за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.

Задачи контроля исполнения:

• проверка сроков исполнения;
• регулирование хода исполнения документов;
• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.

Сроки исполнения могут  быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные  акты и нормативные документы  государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организации для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.

Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящая организация или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документах с истекшими сроками хранения.

Предупредительный контроль — своевременное (за 3—5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может  быть сделано в устной форме или  путем направления письменного напоминания.

Документ считают исполненным  и снимают с контроля после  выполнения всех установленных в  нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций  и лиц.

Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.

Итоговый контроль состоит  в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля.