Лекции по "Делопроизводству"

 Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При экспертизе ценности отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании принципов:

• историзма, т.е. оценки документа как продукта определенной исторической эпохи и общественного явления;
• всесторонности (рассматривают как содержание документа, так и внешние его особенности);

• комплексности (при  оценке документов изучают их место в документальном фонде и связь с другими документами организации, какие документы они повторяют, дополняют и т.п.).

При экспертизе ценности используют критерии:

• происхождение документов (место и функции организации в системе государственного управления, отрасли или обществе, роль физического лица в жизни общества, время и место образования документа):
• содержание документов (значимость события или явления, отраженного в документе, значение заключенной в нем информации и ее уникальность, вид документа и подлинность документа):
• внешние особенности документов (формы записи информации, физическое состояние, особенности удостоверения и оформления документа).

Для проведения работы по экспертизе ценности документов в организации  приказом ее руководителя создают экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включают наиболее квалифицированных работников организации, руководителя архива организации и, желательно, представителя государственного архивного учреждения. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации, курирующего делопроизводство и архив.

ЭК является совещательным  органом и действует на основе положения об экспертной комиссии, согласованного с государственным  архивным учреждением и утвержденного  руководителем организации. Заседания ЭК проводят не реже двух раз в год и оформляют протоколами.

В международном стандарте  ИСО 15489 вместо термина «экспертиза  ценности документов» используют близкое  по смыслу, но более узкое понятие  — «установление срока хранения документа и выбор действий по его отбору на хранение или уничтожение».

Основные задачи ЭК —  организация и проведение:

• экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники  службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

В структурных подразделениях:

• отбирают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• выделяют к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяют качество и полноту номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляют архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

 

3. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧА

ДОКУМЕНТОВ  В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ или других структурных подразделений организации  при методической помощи и под контролем архива организации.

Оформление дела —  подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

При полном оформлении дел:

• дело подшивают в твердую обложку или переплетают;
• нумеруют листы дела арабскими цифрами простым карандашом или нумератором;
• составляют, при необходимости, внутреннюю опись документов;
• составляют лист-заверитель;
• оформляют обложку дела и вносят в нее уточнения (уточнения названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. В итоговой записи описи указывают общее количество включенных в нее документов и количество листов описи.

Лист-заверитель составляют в деле на отдельном листе. В нем указывают количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, особенности нумерации номеров дела (например, наличие пропущенных номеров или номеров крупноформатных листов и т.п.), наличие в деле типографских экземпляров брошюр.

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляют по установленной форме (в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Технические условия»).

На обложке указывают  наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела, количество в нем листов и срок его хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передают в архив организации, оформляют частично. После завершения дела дополнительную систематизацию документов в них не проводят, листы не нумеруют, а заверительную надпись не составляют.

Как указывалось ранее, после проведения экспертизы ценности документов и перед передачей в архив организации дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу в структурных подразделениях и под методическим руководством архива организации на них составляют архивные описи.

Архивная опись —  это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивные описи (описи  дел) составляют ежегодно, по установленной форме, отдельно — на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и дела, состоящие из характерных только для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Годовые разделы сводных архивных описей составляются архивом на основе описей, подготовленных структурными подразделениями. Порядок нумерации дел в описи — валовой за несколько лет. В конце описи заполняют итоговую запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Годовой раздел сводной  описи дел постоянного хранения согласовывают с ЭК организации, направляют на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем утверждает руководитель организации.

Отбор документов на уничтожение  и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями дел. Эти акты утверждает руководитель организации после утверждения архивным учреждением описей дел постоянного хранения за этот период.

Уничтожать можно дела, для которых предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Передача дел в архив  организации осуществляется по утвержденному  руководителем организации графику. Заведующий или работник архива в  присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела, проверяет правильность формирования и оформления дел, их наличие в соответствии с описью. При приеме особо ценных дел проверяют количество листов в делах.

Вместе с делами в  архив передают регистрационные  картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включают в опись.

 

ЛЕКЦИЯ 7.

ДЕЛОВЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ. ПРАВИЛА И ФОРМЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ПЕРЕПИСКИ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ.

 

1. Информационно-справочные  документы

2. Деловая переписка с иностранными партнерами

 

 

 

1. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В группу информационно-справочных документов входят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы. К информационно-справочным документам можно отнести и относительно новый вид документов, создаваемый с помощью современных информационных технологий, — веб-документы.

Основное назначение этой группы документов — передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких-либо информационных сведений.

Информационно-справочные документы служат средством внутренних коммуникативных связей в организации (докладные и объяснительные записки, справки, акты, внутренний корпоративный портал) или внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями (письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сайт организации в Интернете).

В качестве примеров информационно-справочных документов в пособии будут рассмотрены письма (в том числе и электронные), акты, докладные (служебные) записки и веб-документы. Правила создания и оформления других видов этой группы документов изложены в учебниках и пособиях [31; 35] по делопроизводству (М.И. Басакова, под ред. проф. Т.В. Кузнецовой).

Письмо

Письмо как вид документа применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.

 Письмо — обобщенное название различных по содержанию официальных документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности, а также организациями и частными лицами, если содержание переписки касается взаимных интересов.

Этот вид документов выделяет способ их передачи — пересылку по почте (в том числе и электронной), а также с помощью факсимильной или телеграфной связи.

Основные функции делового письма:

• информационная — в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей;
• коммуникативная — с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;
• правовая — содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;

• организационная — посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности. Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет. По функциональному признаку выделяют следующие разновидности деловых писем.

Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установки.

Гарантийное письмо — письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем...», «Ставим Вас в известность».

Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Сопроводительное письмо — письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу» («Просим»).

Письмо-запрос — письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.