Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота на предприятии

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. В определенных случаях должностная инструкция должна быть заменена, например, при изменении наименования предприятия или структурного подразделения, изменении названия должности.

Одним из справочно-информационных документов является деловое письмо (приложения Е).

Деловое письмо в условиях унификации - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Письмо составляется в соответствии с условиями унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его стиль, словарный состав, морфологию, синтаксис, пунктуацию, форму (оформление).

Письма, как правило, пишутся от имени юридического лица, являющегося субъектом права.

Они оформляются на специальных бланках организаций согласно стандарту. Письма должны содержать комплекс обязательных элементов (реквизитов). Особые требования предъявляются к международным письмам. Реквизиты письма:

• название организации;
• адресат (название организации, которой отправляется письмо);
• дата;
• исходящий номер;
• ссылка на дату и номер входящего письма;
• заголовок;
• текст;
• приложение;
• подпись;
• фамилия исполнителя, телефон.

Письма подписывает руководитель, его заместители, начальники управлений и отделов. Информационные письма могут подписывать специалисты организации.

Гарантийные письма, а также письма, направляемые в банк и вышестоящие органы, заверяются печатью.

От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота уделяется большое внимание. Под документооборотом предприятия принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) либо отправки. В определении делается упор на словах «движение документов», т.е. их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути одни будут знакомиться с содержанием документа для принятия решения, другие - согласовывать и редактировать текст, в службе ДОУ проведут его окончательное оформление, регистрацию и постоянно будут контролировать все папы движения и, наконец, подготовят к отправке.

Современный документооборот предприятия формируется в результате организованного слияния трех самостоятельных информационных потоков, по которым путешествуют документы.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие в организацию) документы;
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (созданные в учреждении и не выходящие за то пределы) документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью системы организации документооборота.

Документооборот в ОАО «Стригово» осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию сначала регистрируют в специальных журналах (приложения Ж, З), потом документы представляют для ознакомления руководителю.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые содержат четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Оборот   исходящей    информации   осуществляется по следующей схеме.

Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют. Дальше утвержденный руководителем документ   регистрируют   и   отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы отправляются по почте (или по факсу), а копии документов хранят в специальных делах в приемной руководителя (или у ответственных лиц, которые готовили этот документ) согласно номенклатуре дел.

 Дела для хранения  документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке.

Номенклатура дел выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. Она является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, используется как учетный документ в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно). Номенклатура предназначена для:

• группировки исполненных документов в дела;
• систематизации и учета документов и дел;
• правильной индексации (нумерации) документов и дел;
• определения сроков их хранения.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения или секретарем на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел ОАО «Стригово» (приложение К) охватывает весь объем документов, которые возникают в ее деятельности.

Номенклатура дел оформляется как отдельный документ. Ежегодно с 1 января номенклатура уточняется, вносятся изменения, утверждается руководителем предприятия. Новая или уточненная номенклатура вводится в действие приказом директора предприятия. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Регистрируется как внутренний документ.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений. На основе номенклатуры дел структурных подразделений секретарь формирует сводную номенклатуру дел.

Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. При отсутствии изменений в структуре предприятия номенклатура дел не позднее 31 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.