Модель электронного документооборота

Содержание  

Введение

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. По  данным   ISO   (International Standards Organization), управление и работа с  документами становится одним из  главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Наибольших успехов в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместно с доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б); 2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». Теория электронных документов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд [1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995],  и другие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым [1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999]  и другими.

Целью данной дипломной работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение  на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.   

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование  понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их  внедрения с целью совершенствования  ДОУ;

- рассмотрение  структуры рынка программных  продуктов в области электронного  управления документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

- разработка  основных критериев выбора эффективной  автоматизированной системы управления  документацией;

- решение  проблемы предприятия, нуждающейся  в централизованной работе с  документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота;

- внедрение  корпоративной системы электронного  управления документацией (корпоративного  электронного документооборота) в  рамках данного предприятия.

Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.

Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые  в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятия и внедрения в  нее данной системы.

Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bona Fide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

В качестве основных методов при написании работы  применялись методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.

Научная новизна дипломной работы состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.     

На защиту выносятся следующие положения:

1.         При реализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота;   увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.

2.         Наиболее приемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.

3.         Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.

4.         Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и  организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.     

 Работа  состоит из трех глав. В первой  главе рассматривается  понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.     

 Вторая  глава посвящена выбору эффективной  автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев  для отбора  путем аналитико-синтетических сравнений.     

 В третьей  главе разработана и представлена модель электронного документооборота предприятия, на  котором производилось его внедрение с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.   

Глава 1.

Современные  электронные системы управления и работы с документами 

1.1. Управление  и работа с документами 

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой,  делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход  от традиционного ведения  делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и  оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В  основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [Кудряев 2001: 152]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации.  А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы  составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота  понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие [Балибардина 2002: 27].