Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование

 

Минобрнауки России

 Государственное  Образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования «Вятский Государственный  гуманитарный университет»

 

 

 

                                                       Факультет управления

Кафедра государственного и муниципального управления и менеджмента

 

 

КУРСОВАЯ    РАБОТА

По дисциплине: Теория управления персоналом

Тема: «Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование»

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                          Выполнила:Шабалина

                                                                                       Людмила Евгеньевна

Группа: УД 32ус

Проверила : Петухова

Анастасия Александровна

                                                                                                                             

                                                                                                        

 

Киров

2011

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….....3

1. Организация работы с документами на предприятии:…………………5                                                         
2. 1.1.  Общие требования…………………………………………………..….5                                                                                                            
3. 1.2.  Организационные формы работы с документами…………………..6                                                          
4. 1.3.  Типовые организационные структуры службы делопроизводства. 8                            
5. 1.4.  Задачи и функции службы делопроизводства……………………….10                                                               
6. 1.5.  Должностной и численный состав службы делопроизводства…….11                                    
7. 1.6.  Нормативная регламентация службы делопроизводства…………12                                             
8.  1.7.  Условия труда………………………………………………………..15                                                                                                                 
9. Организация документооборота:………………………………………16                                                                                           
1. 2.1.Понятие «документооборот», нормативно-методическое регламентация…………………………………………………………………...16                 
1. 2.2. Основные правила организации документооборота в учреждении.19                            
1.  2.3. Отдел культуры, спорта и молодежной политики Лузского района.   ………………………………………………………………………………..…24
3. Мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства…33

Заключение …………………………………………………………………….35                                                                                  

Библиографический список……………………………………………………37                                                                                                                 

Приложение……………………………………………………………………38 

Введение

Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы  закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем  более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Таким образом, целью курсового проекта является систематизация, закрепление и углубление теоретических знаний по делопроизводству.

Объект  исследования - Отдел культуры, спорта и молодежной политики Лузского района .

Задачи  курсового работы:

1. Организация работы с документами на предприятии.

2. Организация документооборота.

3. Разработать  мероприятия по совершенствованию  ведения делопроизводства.

  
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОЗВОДСТВА

 

1.1 Общие требования

 

В любой  организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение –  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим  аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и  замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение  правовых вопросов деятельности самой  службы, т.е. установления в соответствующих  документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в части  контроля за качеством создаваемых  в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной  для конкретного управленческого  аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и  сложных отношений и связей между  подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий  для разделения труда и его  специализации,  что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных  проблем обычно выделяют:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.

 

1.2 Организационные формы работы  с документами.

 

Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом  аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке  документов является  наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации  и взаимозаменяемости отдельных  работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация  работы с документами возможна только в небольших учреждениях с  объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще  всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы  – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские  документы, в отделе кадров – документы  по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие  факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют  организовать приём и регистрацию  поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие  государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму  работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

1.3 Типовые организационные структуры  службы 

делопроизводства.

 

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов  управления, во-вторых, как схема  распределения общего объёма функций  органа управления между структурными подразделениями и схема их  взаимодействия.

Основные  положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые  типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат
• инспекция при министре
• канцелярия

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.