Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные  положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную  структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных  обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

 

1.4 Задачи и функции  службы делопроизводства.

 

Основной  целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций  следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

 

1.5Должностной и численный  состав службы делопроизводства.

 

В настоящее  время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным  документам по характеру труда работники  службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты  и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств  и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий – 0,5% общего числа работающих.

 

1.6 Нормативная регламентация службы  делопроизводства

 

В числе  организационных задач, решаемых в  процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации  работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу  важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся  Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они  должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных  нормативно-методических документов и  организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную  роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную  роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других   структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной  организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для  устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым  источником для разработки должностных  инструкций является такой нормативный  документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных  категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в  УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй  источник – типовые должностные  инструкции. Их разрабатывают для  отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных  подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым  управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

туса  и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых  необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

• исключить возможность неоправданного создания новых форм;
• установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
• учесть количество видов и форм документов.

 

1.7 Условия труда.

 

Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических  и эстетических факторов, обусловливающих  психофизиологическое воздействие  на организм человека в процессе труда.

Трудовые  факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда  и отдыха на протяжении рабочего дня.

К санитарно  – трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации  и т.д.

Значительное  влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих  мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными  и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация  ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Планировка  помещений должна позволять рационально  разместить мебель и оборудование и  сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать  условия для уменьшения напряжённости  и утомляемости.

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

2.1 Понятие «документооборот», нормативно-методическая  регламентация.

 

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость этого движения.

Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, т.е. теоретические  основы организации документооборота:

• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, Т.е. теоретические  основы организации документооборота:

• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации  движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета  документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким  образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.