Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование

организуют подготовку кадров, квалификационную аттестацию работников подведомственных отделу учреждений осуществляет методическое обеспечение  их деятельности;

организует сбор статистических показателей, характеризующих состояние  сферы культуры, спорта, туризма  и молодёжной политики и предоставляет  данные органам государственной  власти в порядке, установленном  Правительством РФ.

Отдел может осуществлять предпринимательскую  деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых он создан. К предпринимательской деятельности Отдела относится:

предоставление платных  услуг, в том числе консультационных;

сдача в аренду зданий и помещений, находящихся в оперативном

управлении отдела;

иная деятельность, не запрещённая законодательством.

Порядок формирования Отдела, Полномочия, срок полномочий, подотчётность, подконтрольность Отдела, а также  иные вопросы организации и деятельности определяются Уставом Лузского района.

Структура и штатное расписание Отдела устанавливаются главой администрации Лузского района в соответствии с законодательством РФ и нормативными правовыми актами района. Финансирование Отдела осуществляется главным распорядителем бюджетных средств в соответствии с утверждённым бюджетной росписью размером.

Управление деятельностью  отдела осуществляется в соответствии с законодательством РФ, Уставом  Лузского района, Положением об отделе и строится на принципах единоначалия.

Управление деятельностью  Отдела осуществляет заведующий. Заведующий отделом является должностным лицом  местного самоуправления и несёт  персональную ответственность за решение  вопросов местного значения в сфере  культуры, спорта и молодёжной политики, определённых законодательством РФ, Кировской области, нормативными правовыми  актами Лузского района. Заведующая отделом  назначается на должность и освобождается  от должности распоряжением главы  администрации Лузского района на основании  Трудового договора. Трудовой договор  с заведующей отделом заключает  глава администрации Лузского района в порядке, установленном трудовым законодательством. Заведующий Отделом  подотчётен главе администрации  Лузского района. Срок полномочий заведующего  отделом определяется трудовым догвором и Уставом Лузского района.

Заведующий Отделом  осуществляет руководство текущей  деятельности, действует от имени  Отдела без доверенности в том  числе представляет его интересы в органах государственной власти и местного самоуправления и во взаимоотношениях с юридическими и физическими  лицами.

Заведующий Отделом: издаёт распоряжения и приказы по вопросам местного значения, отнесённым к полномочиям  Отдела;

отвечает за целевое  использование выделенных в распоряжение Отдела бюджетных средств, достоверность  и своевременное представление  установленной отчётности и другой информации, с вязанной с исполнением  бюджета; своевременное составление  и представление в орган, исполняющий  бюджет, бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств по подведомственным получателям бюджетных средств; утверждение смет доходов и расходов подведомственных бюджетных учреждений; соблюдение нормативов финансовых затрат на представление муниципальных услуг при учреждении смет доходов и расходов; эффективное использование бюджет совершает в установленном порядке сделки от имени Отдела; распоряжается   имуществом   Отдела   в   пределах,   установленных договором о закреплении имущества;

заключает договоры с физическими  и юридическими лицами; издаёт и  утверждает приказы, распоряжения, инструкции по вопросам, входящим   в   компетенцию  учреждения,   обязательные  для   всех работников Отдела;

заключает с работниками  трудовые договоры, определяет им условия

оплаты труда в соответствии с нормативными правовыми актами;

утверждает правила внутреннего  трудового распорядка;

отвечает за организационно-техническое  обеспечение деятельности

отдела;

обеспечивает соблюдение правил и нормативных требований охраны труда, противопожарной безопасности, санитарно-гигиенического и противоэпидемического  режимов.

Заведующий Отделом  несёт ответственность за нарушение  договорных, кредитных, расчётных обязательств, правил хозяйствования, установленных  законодательством РФ, отвечает за качество и эффективность работы Отдела.

В Отделе действует система  найма работников, предусмотренная  действующим законодательством  РФ. Работники Отдела являются муниципальными служащими администрации Лузского района. (Приложение 3) Работники Отдела в установленном порядке подлежат медицинскому и социальному страхованию и социальному обеспечению. Отдел обеспечивает здоровые и безопасные условия труда и несёт ответственность за соблюдение ФЗ «Об основах охраны труда».

Учёт  и регистрация входящих документов в отделе:

• при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;
• документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;
• документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;
• руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;
• документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

Если  сроки исполнения не определены в  тексте документа и в резолюции, то срок исполнения не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют  в течение двух-трёх дней.

• срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;
• на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

Отметку об исполнении документа оформляют  в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

• документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

       Порядок отправления исходящих документов в отделе:

• секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты  в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения  в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;
• зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов

 

Таблица 2 – График документооборота в отделе

 

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка ) документов	Секретарь	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов	Ответственный за делопроизводство	-
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов ( при  Необходимости )	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Секретарь
5	Отправка документов	Секретарь	-
6	Помещение контрольных экземпляр- ров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Оформление документа	Исполнители	Директор
2	Утверждение(подписание) документа	Директор	Исполнители
3	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
4	Тиражирование документа (при не-обходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
5	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
6	Помещение контрольных экземпляров  в дела	Ответственный за делопроизводство	-
7	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства

 

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.

Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.

Рациональная  организация документооборота - это  одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и  движения документов в конечном итоге  зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации  документообороту всегда уделяется  большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка  финансовых документов может привести к отрицательным экономическим  последствиям.

Установление  того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры  предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого  вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается  особая схема документооборота в  форме графика движения документов. В этом графике указываются, через  какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при  этом совершаются в каждой инстанции  процессы по обработке документа  и бухгалтерским записям на его  основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

- для  каждого документа устанавливается  кратчайший путь прохождения,  то есть минимальное количество  отдельных инстанций (рабочих  мест), через которые он должен  пройти без излишних и повторных  рейсов;

- для  каждого документа определяется  минимальный срок прохождения,  ограниченный пределами времени,  необходимого для выполнения  работы с документом на каждой  инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и  т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В любой  организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение –  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Управление деятельностью  рассматриваемого в курсовой работе Отдела культуры, спорта и молодёжной политики администрации Лузского района осуществляет заведующий.

Заведующий отделом  является должностным лицом местного самоуправления и несёт персональную ответственность за решение вопросов местного значения в сфере культуры, спорта и молодёжной

политики, определённых законодательством  РФ.

Заведующий Отделом издаёт распоряжения и приказы по вопросам местного значения, отнесённым к полномочиям Отдела.

Учёт  и регистрация входящих документов в отделе следущая:

• при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;
• документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю и т.д.;

       Порядок отправления исходящих документов в отделе:

• секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты  в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения  в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;
• зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов и т.д.