Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование

Разработка Основных положений  ГСДОУ не принесла значительных изменений  в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов  во всем мире начинает активно обсуждаться  вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и  машиночитаемой, в сложившиеся системы  управления документами. Исследователи  при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

• объединение различных источников документной информации в единую сеть;
• организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;
• устранение дублирования информационных и документационных потоков;
• унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или  отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые  включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой  делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут  существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в  виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положения, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

 

 

2.2 Основные правила организации  документооборота в учреждении.

 

Движение  документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи  в дело) образует документооборот  предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения  инструкции по делопроизводству, должностной  инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных  форм документов предприятия. Указанная  схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями  предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и  прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок  движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным  за делопроизводство или иным должностным  лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение  порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального  документооборота предприятия, основными  принципами которого являются:

• централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство;
• экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;
• функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;
• унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;
• открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);
• гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример  схемы документооборота предприятия  представлен далее.

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Таблица 1 – Схема документооборота

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка) документов	Экспедитор	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-
№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает  документ	Кому передаётся документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Оформление почтовых реквизитов	Ответственный за делопроизводство	-
5	Конвертирование документов	Ответственный за делопроизводство	-
6	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Экспедитор
7	Отправка документов	Экспедитор	-
8	Перемещение контрольных экземпляров  в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Регистрация резолюции в РКФ	Ответственный за делопроизводство	-
2	Доведение резолюции до исполнителей	Ответственный за делопроизводство	-
3	Выдача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
4	Подготовка проекта документов	Исполнители	Согласующее лицо
5	Согласование проекта документа ( при необходимости)	Согласующее лицо	Исполнители
6	Оформление проекта документов	Исполнители	Директор
7	Утверждение (подписание) проекта	Директор	Исполнители
8	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
9	Тиражирование документа (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
10	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
11	Перемещение контрольных экземпляров  в дела	Ответственный за делопроизводство	-
12	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-

 

 

Наименование  должности

ответственного  за делопроизводство _________________       _______________________

                                                                      (подпись)                     (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2011г.

 

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих  в организацию и созданных  в ней за определённый период. В  объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта  документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным  формам в службе делопроизводства и  в структурных подразделениях. Так  как регистрация ведётся в  пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба  делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление  документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводства.

 

2.3. Делопроизводство в Отделе культуры, спорта и молодёжной политики администрации Лузского района

 

Отдел культуры, спорта и молодёжной политики администрации Лузского района является отраслевым органом администрации  Лузского района, осуществляющим управление в области культуры, спорта, туризма  и молодёжной политики.

Отдел является юридическим лицом. Создан на основании Устава Лузского района и решения Собрания представителей Лузского района № 8\70-3 от 30.08.2006 г.

Отдел в своей деятельности подчиняется  администрации Лузского района и  несёт ответственность перед  администрацией за выполнение возложенных  на них задач.

Отдел в своей деятельности руководствуется  законодательством РФ, Кировской  области, нормативными правовыми актами Лузского района, Положением об отделе.

Отдел является бюджетной организацией и финансируется из бюджета Лузского района на основе сметы доходов и  расходов.

Отдел является распорядителем бюджетных  средств Лузского района, выделяемых на развитие культуры, спорта и молодёжной политики.

Отдел наделяется имуществом, которое  закрепляется за ним на праве оперативного управления в соответствии с законодательством  РФ.

Отдел имеет круглую печать со своим  полным наименованием, 
штампы, бланки с официальными символами, другие средства 
индивидуализации. 

Основными направлениями деятельности Отдела являются:

создание необходимых  условий для организации досуга и обеспечения жителей услугами организаций культуры;

организация библиотечного  обслуживания населения;

охрана и сохранение объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) местного (муниципального) значения, расположенных в границах Лузского района;

участие в разработке и  реализации целевых программ, направленных на решение проблем труда, занятости, образования, летнего отдыха и оздоровления, социальной защиты молодёжи, развития предпринимательства, поддержки молодой  семьи, содействие физическому, духовному  и патриотическому воспитанию молодёжи, развитие сферы туризма;

участие в работе по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, профилактике наркомании, алкоголизма, других асоциальных явлений среди  молодёжи;

иные вопросы в сфере  культуры, спорта, туризма и молодёжной политики в соответствии с действующим  законодательством

Задачами Отдела являются:

- создание благоприятной среды для воспитания и развития личности формирования у жителей позитивных ценностных установок, здорового образа жизни;

обеспечение культурного  обслуживания населения с учётом интересов и потребностей, различных  социально-возрастных групп;

создание условий для  культурно-творческой, спортивной, туристической  деятельности, эстетического и художественного  воспитания населения;

обеспечение участия населения  в областных и всероссийских  мероприятиях, связанных с деятельностью  Отдела культуры, спорта и молодёжной политики;

сохранение и пропаганда культурно-исторического наследия; обеспечение    эффективной    работы    подведомственных    отделу учреждений и организаций.

Для достижения поставленных целей  Отдел выполняет следующие функции:

осуществляет разработку и реализацию планов и программ комплексного социально-экономического развития Лузского района в части развития культуры, спорта, туризма и молодёжной политики, обеспечения культурного обслуживания населения, принимает участие в  формировании проекта бюджета по сфере культуры, спорта, туризма  и молодёжной политики;

является распорядителем бюджетных средств для подведомственных организаций и учреждений отдела; составляет бюджетную роспись, распределяет лимиты бюджетных обязательств по подведомственным получателям бюджетных средств;

определяет задания  по предоставлению муниципальных услуг  в сфере культуры, спорта и молодёжной политики для подведомственных организаций  и учреждений - получателей бюджетных  средств с учётом норматива финансовых затрат;

утверждает сметы доходов  и расходов подведомственных бюджетных  учреждений и осуществляет контроль за использованием ими бюджетных  средств;

выступает заказчиком на поставку товаров, выполнение работ  и оказание услуг, связанных с  решением вопросов местного значения в сфере культуры, спорта и молодёжной политики и осуществлением

отдельных государственных  полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Кировской области;

определяет цели, условия  и порядок деятельности подведомственных муниципальных учреждений культуры, спорта и молодёжной политики, утверждает их уставы, назначает их на должность  и освобождает от должности руководителей  данных учреждений, заслушивает отчёты об их деятельности в порядке, предусмотренном  Уставом Лузского района;

осуществляет регулирование  цен и тарифов на услуги муниципальных  учреждений культуры и спорта в соответствии с действующим законодательством;

заключает охранные обязательства  и охранные договоры на использование  объектов культурного наследия местного значения, порядок и условия их использования осуществляет контроль за их выполнением;

взаимодействует с органами местного самоуправления иных муниципальных  образований, по вопросам развития культуры, спорта, туризма и молодёжной политики относящимся к компетенции муниципального образования в соответствии с  действующим законодательством  РФ;