Органiзацiя документообiгу в органах виклнавчоi влади на районному рiвнi

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І  НАУКИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ВОЛИНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ЛЕСІ УКРАЇНКИ

ІСТОРИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

                                                                        

                                                                                 КАФЕДРА   ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

                                                                    І МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ

 

ГРІЦЕВА ЮЛІЯ ПЕТРІВНА

КУРСОВА РОБОТА НА ТЕМУ :

«ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ НА РАЙОННОМУ РІВНІ ( НА ПРИКЛАДІ ЛУЦЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ)»

 

 

                                                              НАУКОВИЙ КЕРІВНИК :

                                                                                     ДОЦ.,КАНДИДАТ ІСТОРИЧНИХ НАУК

                                                   ДМИТРЕНКО А. А.

 

 

 

 

                                        

                                          ЛУЦЬК 2012

ЗМІСТ

ВСТУП…………………………………………………………………………..4

РОЗДІЛ1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДІЯЛЬНОСТІ ЛУЦЬКОЇ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ…………………………………………………..7

1.1.Нормативно–правові засади  діяльності та  функції Луцької райдержадміністрації ………………………………………………………….7

1.2. Структура Луцької  райдержадміністрації………………………………..9

РОЗДІЛ 2. ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ ЯК КЛЮЧОВА ЛАНКА ДОКУМЕНТООБІГУ ОРГАНІЗАЦІЇ………………………………………..11

2.1.Структура загального відділу…………………………………………….11

2.2.Функції, що виконує відділ………………………………………………11

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В ЛУЦЬКІЙ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ…………………………………………………14

3.1. Прийняття та первинна обробка документів…………………………...15

3.2. Попередній розгляд документів…………………………………………17

3.3.  Порядок передачі документів на розгляд керівництву………………..18

3.4. Порядок отримання та розгляду вхідних документів структурними підрозділами організації……………………………………………………...21

3.5. Реєстрація документів……………………………………………………23

3.6. Індексація вхідних  документів…………………………………………..26

3.7. Реєстрація  та індексація  вихідних документів………………………...28

3.8. Порядок обробки та  відправлення вихідних документів……………...29

3.9. Організація контролю  за виконанням документів……………………..32

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………...34

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………………………….36

ДОДАТКИ……………………………………………………………………..35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Поняття «документообіг»  і сам термін виникли в діловодстві  в 20-і роки. У працях відомих фахівців у галузі управлінської праці  та діловодства, таких як Д.Р. Покровський, П.М. Керженцев і ін були сформулювали основні положення організації  документообігу, дані теоретичні обгрунтування  головних положень раціональної організації  руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій  їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію  підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки. Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки  управління у проекті «Загальних правил документації і документообігу». У проекті були викладені правила  організації роботи з документацією  та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі  етапи обробки документів. Державні стандарти на терміни та визначення 1970, 1983 рр.., «Єдина державна система  діловодства» встановили однаковість  розуміння документообігу як «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення» [20,c.300].

Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства  в організації (установі), так як він визначає не тільки інстанції  руху документів, але і швидкість  руху документів. У діловодстві документообіг  розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів. Основними  правилами організації документообігу є:

- оперативне проходження документа з найменшими затратами часу;

- максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);

- порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою  структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері та на магнітних носіях) в  комплексі повинні бути узгоджені  шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з  носіїв.

Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має  відбуватися рух документів. Організація  документообігу об'єднує всю послідовність  переміщень документів в апараті  управління організації (установи), всі  операції з прийому, передачі, складання  та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг  є важливою складовою частиною діловодства  та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг  прискорює проходження і виконання  документів в організації (установі).

АКТУАЛЬНІСТЬ полягає у тому, що органи виконавчої влади на рівні району виконують дуже важливі функції. І саме від них залежить виконання завдань вищих органів влади на територіальному рівні. І те наскільки добре організований документообіг в цих установах впливає на якість виконуваних ними функцій. На те наскільки добре, точно та правильно буде організована робота самої установи.

МЕТА полягає у тому щоб розібратися в організації документообігу в органах виконавчої влади на районному рівні, зрозуміти його особливості та відмінності від документообігу в інших установах та організаціях.

Мета конкретизується  у наступних завданнях:

- дослідити рух документів  в установі та скласти їх  схему;

- встановити особливості  роботи загального відділу в  досліджуваній установі;

- визначити склад та  функції, що здійснює установа;

- дізнатися про нові електронні системи  документообігу які використовує дана установа;

- встановити як  можна  покращити роботу з документами  у вказаній устанаві та в  організаціях цього типу.

ОБ'ЄКТОМ дослідження виступає Луцька районна державна адміністрація.

ПРЕДМЕТОМ дослідження є організація документообігу в Луцькій районній держадміністрації.

ХРОНОЛОГІЧНІ  МЕЖІ дослідження окреслюються поточним роком.

ГЕОГРАФІЧНІ МЕЖІ окреслюються державою Україна, зокрема Луцьким районом Волинської області.

ІСТОРІОГРАФІЯ

Робота складається з  трьох розділів, тринадцяти підрозділів, висновків, додатків та списку використаних джерел. Перший розділ має два підрозділи в яких дається загальна характеристика Луцькій райдержадміністрації, її складу та функціям. Другий розділ має два  підрозділи та присвячений загальному відділу Луцької  райдержадміністрації. Третій розділ містить дев'ять підрозділів  та висвітлює всі етапи документообігу установи починаючи з надходження вхідної документації, її руху по установі та надсилання вихідної кориспонденції. 

 

 

Розділ І

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДІЯЛЬНОСТІ ЛУЦЬКОЇ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

  1.1.Нормативно–правові засади діяльності та  функції              Луцької райдержадміністрації.

Луцька районна державна адміністрація є місцевим органом  виконавчої влади і входить до системи органів виконавчої влади, в межах своїх повноважень  здійснює виконавчу владу на території  Луцького району, а також реалізує повноваження, делеговані їй Луцькою  районною радою.

Правовий статус Луцької  райдержадміністрації встановлюється Конституцією України, Законом України  “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України.

Районна державна адміністрація  у своїй діяльності керується  Конституцією України, Законом України  “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації  та Регламентом Луцької районної державної адміністрації.

Районна державна адміністрація  в межах району забезпечує:

1) виконання Конституції,  законів України, актів Президента  України, Кабінету Міністрів України,  інших органів виконавчої влади  вищого рівня; 

2) законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

3) виконання державних  і регіональних програм соціально-економічного  та культурного розвитку, програм  охорони довкілля;

4) підготовку та виконання  відповідних бюджетів;

5) звіт про виконання  відповідних бюджетів та програм; 

6) взаємодію з органами  місцевого самоврядування;

7) реалізацію інших наданих  державою, а також делегованих  Луцькою районною радою повноважень. 

Нормативно-правові засади діяльності

Організацію повноважень  та порядок діяльності районної державної  адміністрації визначають:

1. Конституція України  від 28.06.1996 р. (ст.118, 119):

Стаття 118. Виконавчу владу  в областях і районах, містах Києві  та Севастополі здійснюють місцеві  державні адміністрації.

Стаття 119. Місцеві державні адміністрації на відповідній території  забезпечують:

1) виконання Конституції  та законів України, актів Президента  України, Кабінету Міністрів України,  інших органів виконавчої влади; 

2) законність і правопорядок; додержання прав і свобод громадян;

3) виконання державних  і регіональних програм соціально-економічного  та культурного розвитку, програм  охорони довкілля, а в місцях  компактного проживання корінних  народів і національних меншин - також програм їх національно-культурного  розвитку;

4) підготовку та виконання  відповідних обласних і районних  бюджетів;

5) звіт про виконання  відповідних бюджетів та програм; 

6) взаємодію з органами  місцевого самоврядування;

7) реалізацію інших наданих  державою, а також делегованих  відповідними радами повноважень. 

2. Закон України “Про  місцеві державні адміністрації”  від 09.04.1999 року.

3. Регламент районної  державної адміністрації, затверджений  розпорядженням першого заступника  голови Луцької райдержадміністрації  від 05.09.2011 р. № 359.

        

         1.2. Структура Луцької райдержадміністрації

Керівництво районної державної  адміністрації 

Голова 

Перший заступник голови

2 заступники голови 

Керівник апарату 

Апарат – 28,5 штатних одиниць 

Апарат районної державної  адміністрації 

в т. ч.

Відділ організаційно-кадрової роботи

Загальний відділ

Відділ фінансово-господарського забезпечення

Відділ з питань внутрішньої  політики, зв'язків із засобами масової  інформації та громадськістю 

Відділ ведення Державного реєстру виборців

Юридичний відділ

Сектор контролю

Головний спеціаліст з  питань взаємодії з правоохоронними  органами та оборонної роботи

Головний спеціаліст з  мобілізаційної роботи

Державний реєстратор

Державний адміністратор

 

Управління, відділи і  служба – 93,5 штатних одиниць 

1. Управління агропромислового  розвитку 

2. Управління праці та  соціального захисту населення 

3. Фінансове управління

4. Управління економіки 

5. Відділ розвитку інфраструктури 

6. Відділ у справах  сім'ї, молоді та спорту 

7. Відділ містобудування, архітектури та житлово-комунального  господарства 

8. Відділ освіти

9. Відділ культури і  туризму