Органiзацiя документообiгу в органах виклнавчоi влади на районному рiвнi

11. Норми витрат матеріалів.

12. Наукові звіти.

13. Бухгалтерські документи;  форми статистичної звітності  тощо.

14. Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресована  громадським організаціям.

Перелічені документи  підлягають обліку у відповідних  структурних підрозділах.

 

3.7. Реєстрація  та індексація вихідних документів 

Усі вихідні документи, які  відправляються з організації, реєструються в журналі реєстрації вихідних документів за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється централізовано канцелярією.

Індекс вихідного документа  містить дві групи арабських  цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр — індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.

Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/ 10-1253, то:

23 — індекс структурного  підрозділу;

15 — індекс справи за  номенклатурою підрозділу (якому  присвоєно індекс 23) із зазначеного  питання (під номером 15 у номенклатурі  справ підрозділу);

10 — присвоєний індекс  для керівництва;

1253 — порядковий номер  за книгою реєстрації вихідної  кореспонденції з початку року.

У листах-відповідях на доручення  вищих органів, листах-відповідях на запити і звернення народних делегатів  України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне  обов´язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі  кореспондента, що надіслав документ, на який дається відповідь.

 

 

3.8. Порядок обробки  та відправлення вихідних документів

Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється централізовано канцелярією  в день її одержання від структурних  підрозділів, але не пізніше наступного робочого дня.

Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.

Документи, призначені для  відправлення, приймаються канцелярією  повністю оформленими, підписаними  і зареєстрованими з позначкою  про категорію відправлення (крім простих відправлень).

Первинне оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці:

- проставляють початкові  цифри індексу вихідного документа  (індекс структурного підрозділу  і справи за номенклатурою);

- зазначають на конверті  поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулиця, номер  будинку) і передають у незапечатаному  вигляді до канцелярії на реєстрацію, обробку і відправлення.

Під час приймання від  виконавців вихідних документів канцелярія обов´язково перевіряє:

- правильність оформлення  документа і розміщення на  ньому всіх реквізитів;

- наявність усіх необхідних  підписів на документі та додатках  до нього;

- наявність віз на копіях  документів, що залишаються у  справах установи;

- наявність на документі  відмітки про додатки;

- повноту зазначення адреси  кореспондента;

- відповідність кількості  примірників кількості адресатів.

Канцелярія після реєстрації вихідної кореспонденції здійснює її обробку і відправлення. На рекомендовану  кореспонденцію складається реєстр, в якому працівник канцелярії проставляє своє прізвище і дату відправки [18,c.56-57].

Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структурним  підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.

Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримає квитанцію з обов´язковим проставленням поштового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує  за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.

Якщо відправляється один конверт рекомендованої кореспонденції, реєстр не складається, а конверт  відправляється за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і при потребі використовується як доказ відправки рекомендованої кореспонденції.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в конверті.

Вихідні документи для  групового надсилання передаються  до канцелярії після їх підписання разом із примірником для тиражування (без підпису й віз) та розрахунком  надсилання. Замість підпису проставляється печатка загального відділу, що означає, що документи підписані.

Телеграми і термінова  кореспонденція факсом відправляються канцелярією протягом дня.

Документи на адресу Верховної  Ради України, адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України  доставляється кур´єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідом-ленні  про вручення.

З метою здійснення аналізу  і контролю за виконанням доручень вищих органів, а також аналізу  надсилання нормативних і методичних документів структурні підрозділи разом  з оригіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник  кожного документа, що надсилається.

Вихідна кореспонденція залежно  від її важливості відправляється:

1) цінними, рекомендованими,  простими відправленнями;

2) простими, рекомендованими,  цінними бандеролями;

3) електронною поштою  або факсом.

Категорія поштового відправлення визначається виконавцем документа.

Вартість поштового збору  за відправлену кореспонденцію визначається за спеціальною таблицею і відображається (зазначається) на конверті наклеюванням необхідної кількості поштових марок  або відбивається на конверті маркувальною машиною.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та, при потребі, прізвища адресата, слід зазначити точну поштову  адресу (поштовий індекс, область, місто, вулицю, номер будинку). Індекс має  бути написаний на конверті стилізованим шрифтом (в разі використання стандартного конверта).

У журналі або в реєстраційній  картці зазначається номер вихідного  документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер  справи, в якій буде зберігатися  його копія.

Оригінали розпорядчих документів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються  в організації. В інші установи надсилаються другі примірники.

Документи на магнітних носіях відправляються при наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв та записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. У  разі необхідності слід зробити документ на папері, підписати і зареєструвати  його додатком до документа на магнітному носії.

Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення, структурні підрозділи та інші виконавці зобов´язані  передавати до канцелярії у конкретно  визначені для цього години:

-  до 10 години — для  кореспонденції, що відправляється  через МСП;

-  до 15 години — для  кореспонденції, що адресована вищим  органам і відправляється кур´єром.

Відправка кореспонденції, переданої до канцелярії після зазначеного  часу, здійснюється наступного дня.

Надсилання кореспонденції, реєстрація якої ведеться у структурних  підрозділах (доповідні, службові записки  і відповіді на них тощо) здійснюється діловодами та особами, відповідальними  за діловодство у структурних  підрозділах.

Кореспонденція, що відправляється за кордон, обов´язково візується  та береться на облік у відділі  міжнародних зв´язків.

3.9. Організація  контролю за виконанням документів

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якісне їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується самостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація - невід'ємний елемент менеджменту. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Контроль за виконанням документів включає:

• постановку документа ( доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
• інформування керівника про хід і підсумки виконання документів (доручень);
• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може відображатися  у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються  на ПК при взятті документів на контроль.

 Картки контрольованих  документів групуються в спеціальній  контрольній картотеці або у  відповідному розділі довідкової  картотеки за строками виконання  документів, виконавцями, групами  документів.

Підготовлений проект відповіді  на контрольний документ або доповідна  записка про наслідки виконання  контрольного документа доповідаються  керівництву органу разом з контрольним  документом і контрольною карткою.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву  установи не пізніше ніж за три  дні до закінчення терміну виконання.

Документ вважається виконаним  тоді, коли всі поставлені в ньому  питання вирішені й кореспондентові  дана відповідь з контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання або особа, що виконує його обов’язки. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.

Перевірка ходу виконання  документу здійснюється, зазвичай, за п’ять днів до закінчення терміну  виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства  з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення  терміну ( якщо це мало місце) не пізніше  наступного дня після виконання  документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох  років, після чого знищуються за актом [20,c.342-344].

 

 

ВИСНОВКИ

Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має  відбуватися рух документів. Організація  документообігу об'єднує всю послідовність  переміщень документів в апараті  управління організації (установи), всі  операції з прийому, передачі, складання  та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг  є важливою складовою частиною діловодства  та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг  прискорює проходження і виконання  документів в організації (установі).

Організація роботи з документами  полягає у створенні умов при  обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з  документами і контролю за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а  також у підготовці документів для  передачі до архіву на зберігання.

Рух документів в організації  з моменту їх створення або  одержання до завершення виконання  або відправлення створює документообіг.

Важливу роль в організації  документообігу відіграє та особа чи підрозділ який цим безпосередньо  займається. Це може бути діловод, служба діловодства чи загальний відділ. Дана курсова робота  розкриває суть документообігу котрий організовує саме загальний відділ. В ній висвітлено весь процес руху документів починаючи з моменту їх надходження до установи, рух по підрозділах установи та процес надсилання вихідної кореспонденції. Варто зазначити,що це дуже важка та відповідальна робота і водночас дуже важлива, адже чим краще організований рух документів в установі тим краще, злагодженіше та оперативніше працює ця установа тим самим приносячи користь суспільству.

 

 

ДОДАТКИ

1. Реєстраційна картка  розпорядження Луцької районної державної адміністрації
2. Реєстраційна картка  вихідної кореспонденції  Луцької районної державної адміністрації
3. Реєстраційна картка  вхідної кореспонденції  Луцької районної державної адміністрації
4. Розпорядження голови Луцької районної державної адміністрації, видані в травні 2011 року
5. Зміст протоколів засідання колегії Луцької районної державної адміністрації
6. Зміст протоколів нарад в Луцькій  районній державній адміністрації
7. Номенклатура  справ загального відділу апарату Луцької  районної державної адміністрації на 2012 рік
8. Зразок  розпорядження з резолюцією начальника відділу соціального моніторингу та аналізу Луцької районної державної адміністрації
9. Зразок  розпорядження заступника голови Луцької  районної державної адміністрації