Органiзацiя документообiгу в органах виклнавчоi влади на районному рiвнi

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях. Резолюція повинна містити такі обов´язкові елементи:

1) прізвище виконавця  (виконавців);

2)  зміст дій щодо  виконання завдання, передбаченого  документом;

3) строк виконання;

4)  підпис;

5)  дата.

Вся кореспонденція після  розгляду керівництвом повертається відповідними службами керівників не пізніше 10 години наступного робочого дня до канцелярії для оформлення, а ту, що надійшла о 10 годині ранку — не пізніше 12 години.

Канцелярія за результатами розгляду кореспонденції керівництвом оформляє необхідну кількість примірників  реєстраційно-контрольних карток і  організовує доставку розглянутої  кореспонденції до виконавців, зазначених у резолюціях. Отримання документів засвідчується підписом особи, яка  отримала документ, з проставлянням дати та індексу у відповідних реєстраційних формах.

Якщо в резолюції керівництва  визначено виконавцями документа  два (або більше) структурні підрозділи (посадові особи), то документ направляється  відповідальному виконавцю —  структурному підрозділу (посадовій  особі), що значиться у резолюції  першим або відмічено словом "скликання". Відпові­дальний виконавець визначає порядок виконання доручення  та передає документ через канцелярію для опрацювання співвиконавцями. В окремих випадках копія документа  направляється одночасно всім виконавцям. Оригінал залишається у відповідального  виконавця.

Передача документів від  одного структурного підрозділу (посадової  особи) до іншого здійснюється відповідним  виконавцем через канцелярію з відміткою  про це у відповідних реєстраційних  формах [19,c.32-36].

          3.4.Порядок отримання та розгляду вхідних документів структурними підрозділами організації

Приймання й облік документів, що надходять до структурних підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних  підрозділів.

Діловоди структурних  підрозділів отримують вхідні документи  в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі  розсилки документів.

Діловоди структурних  підрозділів в день отримання  здійснюють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі  обліку вхідної кореспонденції і  передають її начальнику структурного підрозділу на розгляд.

Термінові доручення передаються  керівникові негайно, а в разі його відсутності особі, що його заміщає.

Документи, що надійшли до структурних  підрозділів, розглядаються начальником  структурного підрозділу і доводится  до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонденція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня  не пізніше 10 години.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця  документа, в необхідних випадках дає  додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній  картці, що додається до документа.

У необхідних випадках передачі документів, розглянутих керівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному  в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попередній виконавець повідомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних  реєстраційних форм.

Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції резолюцію  начальника і без затримки передає  документи за призначенням, при цьому  картка вкладається в контрольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде діловод або спеціально визначений для цього працівник підрозділу.

Після остаточного вирішення  всіх питань, поставлених у документі, виконавець зобов´язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діловоду для зняття доручення з  контролю.

За вказівкою начальника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні  бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цих документів. Спеціалісти  структурного підрозділу зобов´язані  негайно ознайомитися з документом, уразі необхідності зробити виписки  та повернути його діловоду.

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з документом. Після ознайомлення діловод структурного підрозділу повертає документ протягом дня до канцелярії.

Про документи, виконання  яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів  регулярно з´ясовують стан їх виконання  і щотижня інформують про це начальника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою.

Кожен виконавець повинен  мати такі папки: "Для підпису", "До виконання", "Матеріали, на які очікується відповідь", "Виконані документи". Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного  вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч  робить напис: "До справи №  ", ставить  свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з  контролю.

Після закінчення робочого дня всі службові документи повинні  зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.

3.5. Реєстрація  документів

Реєстрація документів полягає  у фіксації факту створення або  надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення —  реєстраційного індексу — з подальшим  записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться  з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також  внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені засобами обчислювальної техніки.

Реєстрація документів здійснюється централізовано канцелярією крім господарських  договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у  головного бухгалтера.

Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрованих документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.

Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстраційною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Порядкові  реєстраційні номери надаються документам у межах кожної реєстраційної  групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.

При необхідності, реєстрація документів може здійснюватись спільно  для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі  тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів надходження  кореспонденції від цих конкретних кореспондентів. Із вхідних документів обов´язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

-  документи, одержані  від вищих органів;

-  запити та звернення  народних депутатів України;

-  звернення громадян;

-  документи від міністерств,  відомств, підприємств, організацій,  установ або надіслані на їх  адресу, якщо вони потребують  відповіді або реагування.

Реєстрація звернень громадян здійснюється окремо за встановленою формою .

Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов´язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

-  накази та розпорядження  з питань основної діяльності;

-  протоколи засідання  правління та ін.;

-  протоколи нарад;

-  доручення керівництва;

-  інформаційні листи.

Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийняття  на роботу, переведення, надання щорічних відпусток тощо) здійснюється відділом кадрів.

Окремо реєструються у  відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору  працівників за конкурсом.

Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій  централізовано в канцелярії у справах.

Реєстрація доручень керівництва  підпорядкованим структурними підрозділам  здійснюється у відповідних групах спеціалістів.

Реєстрація доповідних і  службових записок, а також вихідної кореспонденції за підписом керівника  структурного підрозділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.

Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньому полі першої сторінки документа праворуч.

На постановах Верховної  Ради України, указах та розпорядженнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний  штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу  ліворуч.

При реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах кожної групи  документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Документи, що виконуються  кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є  відповідальним за організацію виконання  документа.

Для реєстрації документів може використовуватися обчислювальна  техніка.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки [21,c.159-161].

Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа  встановленого обов´язкового складу реквізитів реєстрації або з реєстраційно-контрольної  картки, побудованої на базі обов´язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних  засобів.

Склад обов´язкових реквізитів при необхідності може бути доповнений: розписка виконавця в одержанні  документа, хід виконання, додатки  тощо.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а при наявності мережі — Центральний  банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки  даних, при потребі, забезпечують інформацією  про документи і місце їх знаходження  працівників апарату організації  за допомогою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації  пошукових операцій повинна додержуватись  сумісність традиційної і автоматизованої  системи реєстрації і пошуків.

Заповнення автоматизованого банку реєстраційних даних про  документи здійснює канцелярія, підтримку  і обслуговування обладнання та програмного  забезпечення — відділ інформатики.

3.6. Індексація  вхідних документів

Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної  кореспонденції окремо за кожною реєстраційною  групою кореспондентів.

Індекс вхідного документа  при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських  цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр містить  індекс кореспондента, якому надсилається документ для розгляду; друга група  — порядковий номер реєстрації вхідних  документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента  згідно з Переліком кореспондентів;

02 — присвоєний індекс  для першого заступника керівника;

293 — порядковий номер  за книгою реєстрації для даного  виду документів з початку  року.

Листи однієї і тієї ж  установи, підприємства, організації, особи з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються  за реєстраційними індексам першого  листа з наданням порядкового  номера, що проставляється в кінці  зазначеного індексу через косу риску.

Індекси присвоюються кожному  структурному підрозділу.

Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

1. Вітальні листи, телеграми.

2. Запрошення (крім урядових  та закордонних).

3. Повідомлення про конференції,  семінари, наради та програми  до них.

4. Листи, що надійшли  до відома (в копії).

5. Інформація, надіслана  до відома.

6.  Телеграми, листи,  факси на дозвіл про відрядження  і відпустки.

7. Друковані видання (книги,  газети, журнали, бюлетені).

8. Навчальні плани і  програми.

9. Рекламні повідомлення, плакати тощо.

10. Прейскуранти цін.