Органiзацiя документообiгу в органах виклнавчоi влади на районному рiвнi

10. Відділ з питань надзвичайних  ситуацій 

11. Служба у справах  дітей 

12. Архівний відділ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ ІІ

ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ ЯК КЛЮЧОВА ЛАНКА ДОКУМЕНТООБІГУ ОРГАНІЗАЦІЇ

           2.1.Структура загального відділу

 Загальний відділ складається  з начальника загального відділу апарату райдержадміністрації Симчук Олени Анатоліївни. До його складу також входять головні  спеціалісти загального відділу апарату районної державної адміністрації Свередюк Ніна Петрівна та  Кулик Інна Віталіївна.

 Загальний відділ апарату  районної державної адміністрації  утворений      відповідно   до постанови Кабінету Міністрів  України від 18 травня 2000 року №  821 „ Про упорядкування структури  місцевих державних адміністрацій”, є структурним підрозділом апарату  районної  державної адміністрації  .

 Відділ у своїй діяльності  керується Конституцією України,  Законом України „Про місцеві  державні адміністрації”,  іншими  законами України,  актами Президента  України,  Кабінету Міністрів  України,  центральних  органів   виконавчої  влади, розпорядженнями  голів облдержадміністрації та  райдержадміністрації, Регламентом  Луцької райдержадміністрації,  Положенням про апарат райдержадміністрації  та  цим Положенням.

 

           2.2.Функції що виконує відділ

 Основними завданнями відділу  є:

 

• організація та здійснення  роботи з документами в райдержадміністрації відповідно до вимог  державних стандартів,   інструкції  з  діловодства в районній державній адміністрації   на основі використання комп’ютерної технології їх обробки;
• вжиття необхіднихзаходів скорочення службового листування;
• перевірка стану роботи з документами і надання методичної допомоги з  питань організації та ведення діловодства відділам, управлінням, іншим структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам сільських  та  селищних   рад.

 Відділ відповідно до покладених  на нього завдань:

• розробляє інструкцію з діловодства, зведену номенклатуру справ;

• організовує за дорученням керівництва  підготовку проектів документів з питань, віднесених до компетенції відділу ;
• забезпечує проходження в районній державній адміністрації документів з моменту їх створення або надходження до передачі в архів;
• приймає,  реєструє    і передає за призначенням вхідну  кореспонденцію, а  також  внутрішню  документацію    райдержадміністрації; реєструє  і надсилає   вихідну  кореспонденцію, веде її комп’ютерний облік; забезпечує зберігання, оперативний  розшук  документів;
• здійснює контроль за підготовкою  та оформленням документів; забезпечує технічний контроль за своєчасним виконанням вхідних контрольних документів, які не контролюються сектором контролю апарату районної державної адміністрації;
• організовує копіювання і тиражування документів, своєчасно доводить  їх  до  відповідних  адресатів;
• у  необхідних  випадках  видає  копії, довідки та виписки з документів;
• разом з іншими відділами апарату районної державної адміністрації організовує та забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування засідань колегії районної державної адміністрації, семінарів та інших заходів, що проводяться районною державною адміністрацією;
• уніфікує системи документації та документів  з урахуванням можливості  їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
• удосконалює форми і методи роботи з документами в районній державній адміністрації з урахуванням використання техніки та ПК; 
• забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності районної державної адміністрації, і передачу на архівне зберігання;
• забезпечує ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом „Для службового користування”;
• бере участь у проведенні експертизи наукової та практичної цінності документів при їх відборі  на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ райдержадміністрації на державне зберігання;
• здійснює  організаційно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах районної державної адміністрації та виконкомах сільських та селищних рад;
• здійснює контроль за суворим додержанням в апараті райдержадміністрації, її структурних підрозділах, виконкомах сільських та селищних рад державних стандартів, інших нормативів та вимог щодо  підготовки, оформлення документів та організації діловодних процесів;
• організовує підвищення кваліфікації працівників апарату районної державної адміністрації з питань роботи з документами;
• бере     участь    у      розробці     і     виданні     довідників та інших посібників, необхідних для роботи районної державної адміністрації [5,c.32-33].

 

РОЗДІЛ ІІІ

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В ЛУЦЬКІЙ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

Організація роботи з документами  полягає у створенні умов при  обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з  документами і контролю за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а  також у підготовці документів для  передачі до архіву на зберігання.

Рух документів в організації  з моменту їх створення або  одержання до завершення виконання  або відправлення створює документообіг.

Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних  документів (груп документів), які затверджуються керівником організації.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

- загальне діловодство;

- діловодство з документами  обмеженого доступу. Документи,  що надходять до організації,  проходять первинну

обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.

Виконані документи після  їх надсилання відповідним адресатам  разом із копіями документів-відповідей передаються виконавцями діловодам  структурних підрозділів для  здачі їх у встановленому порядку  до архіву.

Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки [13,c.150-152].

 

  3.1. Прийняття та первинна обробка документів

Приймання і первинна обробка  кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією  і містить:

а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляється  кур´єрами протягом робочого дня;

б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка  доставляється працівниками міської  служби пошти в абонентську скриньку організації;

в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посилки) працівником  канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;

г) приймання телеграм, які  доставляються працівниками поштового  відділення.

Прийманню підлягає також  і доплатна кореспонденція, оплата за яку, здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Кореспонденція, що надійшла після 18 години, а також у вихідні  і святкові дні передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 години першого робочого дня.

Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, передаються ними для реєстрації до канцелярії першого  робочого дня з відміткою про  час і місце отримання документа.

Проекти нормативних актів, а також проекти інших документів, що надходять на погодження, приймаються  для реєстрації тільки з примірником  робочої копії документа, яка  після погодження залишається у  справах організації.

Факси, що надходять на адресу організації, передаються працівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання.

При надходженні машиночитаних  документів канцелярія здійснює обробку  супровідної документації, а машинні  носії передаються до Управління інформатики без зняття упаковки.

У канцелярії розкриваються  всі конверти, за винятком тих, що мають  напис "особисто" або адресовані громадським організаціям, а також  надходження від закордонних  кореспондентів, які передаються  за призначенням у запечатаному вигляді  під розпис. Якщо в конверті з  поміткою, "особисто" знаходиться  службовий документ, то після прочитання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії.

Якщо при розкритті  конвертів виявлено відсутність  документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується.

Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при необхідності, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірниках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається  у канцелярії (див. зразок).

При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому  реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і  додаються до документів у тих  випадках, коли лише за конвертом можна  встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено  невідповідність номерів документів номерам на конверті, коли лист носить особистий характер, а напису на конверті "особисто" немає, також  додаються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, претензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відзивів на позовні заяви, договорів, запитів  і звернень депутатів, звернень громадян. Забороняється відривати марки  від конвертів, які додаються  до зазначеної кореспонденції.

Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації документів знищуються.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно з  встановленим порядком.

Зразок

Формат А4 ОРГАНІЗАЦІЯ  АКТ

___ №__ (дата)

м. Київ

Про відсутність вкладень у конверті

Складений____________________________

(посада, прізвище, ініціали)

у присутності

(посада, прізвище, ініціали)

(назва організації)

про те, що "_____ "        2001 р. від...

надійшов пакет, в якому  при розкритті не виявлено такі вкладення:

(назва або номери документів, яких не вистачає).

Акт надсилається відправникові  для надіслання документі, яких не вистачає.

Найменування посади підпис, ініціали, прізвище [20,c.312-314].

  3.2. Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів провадиться з метою їх розподілу  на ті, що потребують обов´язкового  розгляду керівництвом згідно з розподілом обов´язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового розгляду і виконання, а також зазначення типових строків  виконання документів (додаток 9), які  безпосередньо передаються на ви конання структурним підрозділам  чи безпосереднім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні  терміни виконання).

Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання  або у перший робочий день при  надходженні документів у неробочий  час. Термінові доручення вищих  органів, телеграми, телетайпограми і  телефонограми розглядаються негайно  і передаються керівництву для  прийняття рішення.

При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно  надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

При необхідності, для визначення кому слід передати документ для розгляду, залучаються структурні підрозділи.

У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповідний бланк  для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа  кореспондентом, а також індекс і  дата реєстрації.

Попередній розгляд здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком , результатом якого є передача отриманої кореспонденції, після її реєстрації, на розгляд керівництву або в структурні підрозділи.

Без попереднього розгляду передається за призначенням кореспонденція, адресована безпосередньо структурним  підрозділам, громадським організаціям та з поміткою "особисто".

          3.3.  Порядок передачі документів на розгляд керівництву

На розгляд керівникові  організації передаються такі документи:

а) закони України, постанови  Верховної Ради України;

б) укази, розпорядження Президента України;

в) постанови, розпорядження  Кабінету Міністрів України;

г) доручення вищих державних  органів;

д) проекти нормативних  документів центральних органів  виконавчої влади;

є) протоколи засідань Кабінету Міністрів України, Президії Кабінету Міністрів України та матеріали  до них;

є) запити та звернення народних депутатів України;

ж) документи нормативного характеру міністерств і відомств, а також зведення органів статистики;

з) документи, адресовані організації  за підписом перших осіб (виконучих  обов´язки перших осіб) міністерств, відомств, правоохоронних органів, а  також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій;

и) звернення громадян;

і) повторні скарги громадян;

к) листи підприємств, організацій, установ, якщо в них викладені  факти неправильних дій посадових  осіб організації;

л) міжнародна кореспонденція;

м) матеріали стосовно підпорядкованих  керівникові підрозділів;

н) матеріали з окремих  питань, вирішення яких знаходиться  на контролі у керівника організації.

На розгляд заступникам  керівника організації передаються:

а) документи, адресовані заступникам  особисто;

б) кореспонденція міністерств  і відомств України, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій, крім тих, що підписані першими особами (виконуючими обов´язки перших осіб);

в) кореспонденція установ, підприємств і організацій;

г) кореспонденція, що надходить  від підвідомчих органів;

д) звернення громадян;

є) інші документи з питань, що віднесені до компетенції заступників  згідно з розподілом обов´язків, а  також за окремим рішенням керівника  організації.

Якщо в цих документах є питання, які повинні бути вирішені керівником, заступники доповідають  йому про це разом з необхідними  матеріалами і пропозиціями.

У разі перебування керівника  у відрядженні, відпустці або  відсутності з інших поважних причин перелічені його документи розглядає  особа, яка виконує його обов´язки.