Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ 
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»  

 

Исторический  факультет

Кафедра отечественной истории новейшего времени и историографии и документоведения

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине «Документоведение»

 

Особенности использования  информационно-справочной документации в управлении

 

 

 

Научный руководитель

доц. Алленова В.А.

Исполнитель

Студент 2 к. д/о специальность ДиДОУ

Цыганова Т.А.

 

 

 

 

 

Воронеж

2012

 

Оглавление

 

Введение

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.¹

Информационно - справочные документы  – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом  положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.²

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Объектом изучения являются особенности использования информационно-справочной документации в управлении. Предметом - информационно-справочная документация. Целью работы является изучение особенностей использования информационно-справочной документации в управлении. Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

- изучить понятие и  сущность информационно-справочной  документации;

- изучить непосредственно  особенности использования информационно-справочной  документации в управлении, выделить  наиболее значимые из них.

 

1. Понятие информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют  выбрать тот или иной способ управленческого  воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.³

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.⁴

На основе резолюции  руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или  подготовки распорядительных документов.⁵

 

 

 

 

2. Виды информационно-справочной  документации и особенность их  использования в управлении.

Состав информационно-справочных документов:

• Докладная записка

• Служебная записка

• Объяснительная записка

• Предложение

• Представление

• Заявление

• Протокол

• Акт

• Справка

• Сводка

• Заключение

• Отзыв

• Перечень

• Список

• Переписка

• Служебное письмо

• Телеграмма

• Телекс

• Факсограмма (Факс)

• Телефонограмма

• Электронное сообщение

Рассмотрим в отдельности  каждый вид информационно-справочной документации, особенности их использования.

2.1 Докладная записка

 

Докладная записка –  документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации  и излагающий какой-либо вопрос с  выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может  быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

По содержанию докладные  записки бывают: информационные; отчетные. В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние  докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации. Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Внешние докладные  записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации. Применение внешних докладных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления.⁶

2.2 Служебная записка

 

Служебная записка –  записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом  другому должностному лицу.⁷

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки  состоит из обоснования (изложения  причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. ⁸

2.3 Объяснительная записка

 

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка  подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.⁹

2.4 Предложение

 

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

2.5 Представление 

 

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. ¹⁰

2.6 Заявление

 

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения  лица (лиц) учреждению или должностному лицу. ¹¹

Заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения  их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется  на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления  начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. ¹²

Заявление может иметь  приложения (например, к заявлению  о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается  автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства  выражается резолюцией. Заявление с  резолюцией служит основанием к изданию  приказа (по кадровым вопросам) или  другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

2.7 Протокол

 

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. ¹³

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой  работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). ¹⁴

Протоколы составляется на основании записей, произведенных  во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. ¹⁵

Протокол ведет секретарь  или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе  отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.¹⁶

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при  которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. ¹⁷

Решение о том, какую  форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. ¹⁸

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. ¹⁹ Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.²⁰

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются  на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Нормативными правовыми  актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Например, при составлении  протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
• Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. № 17/пс.²¹