Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

 

 

2.8 Акт

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.²²

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

По содержанию различают  следующие виды актов:

·   приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

·   обследования (состояния  техники безопасности, противопожарной  безопасности; условий труда);

·   испытаний (образцов, систем, технологий);

·   выделения к  уничтожению документов;

·   о списании материальных ценностей;

·   о нарушении  установленных правил;

·   ревизии, инвентаризации;

·   расследования  аварий, несчастных случаев;

·   о нарушении  дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

·   об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

·   об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.²³

Таким образом, акты можно  разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и  вопросам, связанным с документированием  трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании  актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут  быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи  материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Более подробно рассмотрим правила составления актов о  нарушении трудовой дисциплины, поскольку  именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.

Эти акты обязательны  при документировании процедуры  наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в статье 193 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение.²⁴

 2.9 Справка

 

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех  или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического  или служебного характера.²⁵

Итак, справки, относящиеся  к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две  группы:

• те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
• те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными  в настоящее время. К ним относятся  справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места  обучения и т.д. Эта группа справок  является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся  к первой группе, могут быть как  внешними, так и внутренними. Внешние  справки составляются для представления  в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.²⁶

 

2.10 Сводка

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).²⁷

В сводке допускается  приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние  сводки составляются для представления  в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или  на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.²⁸

2.11 Заключение

 

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу²⁹

Заключения составляются на проекты положений, постановле¬ний, ин-струкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.³⁰

 

2.12 Отзыв

 

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.³¹

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с  порядком подготовки и оформления заключения. ³²

13. Перечень

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечис-ление  предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях рас-пространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем  бланке организации. Текст перечня  оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются  должностными лицами, составившими их. От-дельные разновидности перечней требуют утверждения руко¬водителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления  и форма конкретных разновидностей пе¬речней регламентируются соответствующими инструкциями, ука¬заниями, методическими  документами.³³

2.14 Список

 

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.³⁴

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются  по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи¬сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не¬обходимости - руководителем организации.

2.15 Переписка

 

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ³⁵

К переписке прибегают  для реализации информационных связей между организациями – как  состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Информационный обмен  с помощью переписки следует  использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.³⁶

2.16 Служебное письмо

 

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством  общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления  о чем-нибудь.³⁷

Служебное письмо это самый распространенный способ обмена информацией между организациями, а также между ними и отдельными лицами.³⁸

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.³⁹

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и  события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. ⁴⁰

Письмо целесообразно  готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. ⁴¹

В зависимости от типа письма и его содержания текст  письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. ⁴²

Классификация переписки  может проводиться по различным  признакам, связанным с назначением  и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую  другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.⁴³

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;
• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-ответ;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• информационное письмо;
• гарантийное письмо;
• письмо-извещение;
• письмо-приглашение;
• письмо-предложение;
• письмо-напоминание;
• письмо-требование;
• письмо-благодарность;
• письмо-поздравление.

 

2.16.1 Сопроводительное письмо 

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.⁴⁴

Текст сопроводительного  письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…".

Текст сопроводительного  письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.⁴⁵

 2.16.2 Письмо – просьба

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.⁴⁶