Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

2.16.14 Письмо – благодарность

В последнее время  в деловой переписке стали  широко применяться письма-благодарности.

Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

   Письмо может  быть оформлено на бланке письма  или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том  случае, если письмо оформлено  на бланке письма, оно регистрируется  в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель».⁶⁴

2.16.15 Письмо – поздравление

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как  правило, составляются в свободной  форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.⁶⁵

2.17 Телеграмма

 

Телегра́мма (от греч. τηλέ — далеко и γραμμα — запись) —  сообщение, посланное по телеграфу, одному из первых видов связи, использующему электрическую передачу информации.⁶⁶

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной  связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.⁶⁷

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм  осуществляется в соответствии с  Правилами оказания услуг телеграфной  связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 апреля 2005 г. № 222.⁶⁸

 2.18 Телекс 

 

Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу. Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.⁶⁹

Телексная связь отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной  по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая  устанавливается в организации-пользователе. Технические осо­бенности контроля передачи текста этим видом связи обу­словливают ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова; знаки «+», если конец сообще­ния неясен, «—» если сообщение последнее, «+?» в конце со­общения, если ожидается ответ. Телексная связь абонентская, поэтому категория вида (как в телеграмме) в телексах не ис­пользуется.

Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям  к оформлению телеграммы по составу  реквизитов: адресат, текст, подпись, номер, наименование организации-отправителя, его адрес. Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи информации.

Текст излагается кратко и сжато, как в телеграмме. Но в  тек­сте телекса употребляют точки и запятые. ⁷⁰

2.19 Факсограмма (факс)

 

Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (факса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного  документа. По факсу могут быть переданы любые виды документов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.⁷¹

 2.20 Телефонограмма

 

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные  распоряжения, информация для руководства  в текущей деятельности, приглашения  на совещания и заседания, а также  доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.⁷²

2.21 Электронное сообщение

 

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

В соответствии с законодательством  юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с  помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может  подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте  документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п. ⁷³

 

Заключение

В любой организации  существует документооборот. Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. В данной работе были исследованы основные особенности использования информационно-справочной документации в управлении. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.

 Также были решены  следующие задачи:

1. Были изучены понятие и сущность информационно-справочной документации.

2. Были изучены непосредственно  особенности использования информационно-справочной  документации.

3. Было выявлено, что  всем особенностям надо уделять  большое внимание, так как это  напрямую сказывается на работу в управлении.

Данная работа очень  актуальна в настоящее время, ведь вся работа управлений зависит  напрямую от информационно - справочной документации, поэтому очень важно учитывать все её аспекты.

 

 

 

 

 

Список используемых источников

1. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
3. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
4. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.303.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник М.: МЦФЭР, 2006. С.660.
6. Главархив. Краткий словарь видов и разновидностей документов : М.: ВНИИДАД. 1974.
7. Ларин. М.В.  Сокова. А.Н. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. : – М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003. С.310.
8. Корнеев И.К., Кудряев В.А. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.: М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2010. С.510.
9. Румынина Л.Я. Документационное обеспечение управление: Учеб. для студ. профес. образований. М.: Издательский центр «Академия»: 2005. С.145.
10.     www.edou.ru
11. www.in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl10.html/
12.      www.audit-it.ru
13.      www.delo-press.ru
14.      www.grandars.ru
15.     www.bibliotekar.ru
16.     www.profiz.ru
17.     www.lib.rus.ec
18.     www.working-papers.ru
19.     www.blanki-blanki.narod.ru
20.     www.etiket.ru
21.     www.jobmoney.ru
22.     ru.wikipedia.org
23.     http://www.delojob.ru
24.     www.dist-cons.ru
25.     www.studfiles.ru

¹ Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.103.

² [Государственное образовательное учреждение Начального профессионального образования Профессиональное училище №11 г. Кургана : [сайт]. – URL: http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl10.html/ (дата обращения:23.05.2012)]

³ [Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления : [сайт]. – URL: http://www.edou.ru/enc/razdel23/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=70/ (дата обращения: 23.04.2012)]

 

⁴ Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.103.

⁵ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник М.: МЦФЭР, 2006. С.560.

⁶ Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.106.

⁷ Главархив. Краткий словарь видов и разновидностей документов : М.: ВНИИДАД. 1974.

⁸[Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления : [сайт]. – URL:   http://www.edou.ru/enc/razdel23/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=72/ (дата обращения: 25.04.2012)]

⁹ Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.108.

¹⁰ Главархив. Краткий словарь видов и разновидностей документов : М.: ВНИИДАД. 1974.

¹¹ Там же.

¹² Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

¹³ Главархив. Краткий словарь видов и разновидностей документов : М.: ВНИИДАД. 1974.

¹⁴ Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.104.

¹⁵ Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.

¹⁶ Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

¹⁷ Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.

¹⁸ Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. М.: ИНФРА-М, 1999.С.105.

¹⁹ Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

²⁰ Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.