Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы  и изложение самой просьбы. Обоснование  должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать  в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также  в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.⁴⁷

2.16.3 Письмо-запрос

  Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.⁴⁸

Текст письма-запроса  содержит обоснование необходимости  предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут  содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют  запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок  направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский  запросы), а также должностных  лиц других ветвей власти.⁴⁹

2.16.4 Письмо – ответ

Письмо-ответ – служебное  письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным  или отрицательным (письмо-отказ).⁵⁰

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется  сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.

Ответом на письмо-предложение  может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…⁵¹

 2.16.5 Письмо – сообщение

Письмо-сообщение –  служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может  начинаться с обоснования или  непосредственно с изложения  сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что…", "Доводим до Вашего сведения, что…", "Считаем необходимым  поставить Вас в известность  о…⁵²

2.16.6 Письмо – подтверждение

Письмо-подтверждение  – деловое письмо, в котором  адресат подтверждает получение  сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми  формулами этой разновидности писем  являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.⁵³

2.16.7 Информационное письмо

Информационное письмо – служебное письмо, в котором  адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и  управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные  положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем  информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.⁵⁴

На практике встречаются  письма с названием "директивное  письмо". В данном случае следует  иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.⁵⁵

2.16.8 Гарантийное письмо

Гарантийное письмо –  это документ, вид некоммерческих деловых писем, который содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.⁵⁶

Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем  организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. ⁵⁷

2.16.9 Письмо- извещение

Письмо-извещение –  деловое письмо, информирующее о  публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как  правило, рассылаются широкому кругу  организаций, учреждений, предприятий  с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения. В них могут  быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может  быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как  правило, рассылаются по списку, поэтому  реквизит «Адресат» оформляется  обобщенно или не оформляется  вообще.

Подписываются такие  письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.⁵⁸

2.16.10 Письмо – приглашение

Письмо-приглашение это  одно из разновидностей письма-извещания. Отличие между ними состоит в том, что первое может оформляться как на бланке, так и на обычном листе бумаги, а также иметь любой цвет, формат и прочие атрибуты (рисунки, орнаменты, наклейки, разные шрифты и т.д.).

Зачастую письма-приглашения адресуются конкретному получателю, именно поэтому в них обязательно используется формула личного обращения к будущему адресату, например: "Уважаемый Петр Григорьевич! …".

Что до написания приглашения, то текст письма должен содержать  точную информацию о месте и дате проведения намечаемого торжества. Иногда письмо можно адресовать не только одному лицу, а группе людей.

Отправляется письмо-приглашение  за несколько дней, а лучше за пару недель до начала мероприятия, чтобы  человек, которого пригласили, имел возможность и время собраться на торжество или принять решение по поводу его посещения.

Если письмо-приглашение  попало в ваши руки, и вы не хотите посещать запланированное мероприятие, то лучше пришлите вежливый ответ-отказ, который должен содержать в себе причину (можно выдуманную).⁵⁹

 2.16.11 Письмо – предложение

Письмо-предложение имеет  цель заинтересовать и уговорить. Прежде чем приступить к написанию, необходимо: (1) как можно лучше разобраться  в продукции, идее или услуге (принцип  действия, конструкция, обслуживание, цена, достоинства, чем отличается от конкурирующих аналогов, гарантии и т. п., (2) навести справки о лице (группе лиц), которому адресуется письмо, чтобы затронуть его чувства или интересы.⁶⁰

Письмо-предложение –  деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение  направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может  быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение  партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую  информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.⁶¹

 

2.16.12 Письмо – напоминание

Письмо-напоминание –  служебное письмо, используемое в  тех случаях, когда организация-партнер  не выполняет взятые на себя обязательства  или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в  котором зафиксированы обязательства  сторон или обстоятельства, в связи  с которыми организация обязана  предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания  является: "Напоминанием Вам…", "Вторично напоминаем Вам…", "Обращаем Ваше внимание на то, что…", "Ставим Вас  в известность, что…".

Письмо-напоминание может  заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства. ⁶²

2.16.13 Письмо – требование

Письмо-требование –  деловое письмо, цель которого –  заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как  правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей  со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.⁶³