Особенности составления и технологии работы с документами в XVIII веке

Министерство образования  и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия»

Социально-гуманитарный институт

Кафедра документоведения

 

 

 

 

 

Контрольная  работа на тему:

 

Особенности составления  и технологии работы с документами

в XVIII веке.

 

 

 

 

Выполнила: студентка СГИ (ДОК.)

421 гр. заочного отделения

Е.Н. Гаврилова

Преподаватель: С.Л. Разинков

 

 

 

 

 

 

Нижний Тагил

2012 г.

Содержание

Введение	3
Основная часть
1. Состав документов, правила их составления	4
2. Организация движения документов и порядок их рассмотрения.	8
3. Журналы и протоколы в коллегиальной  распорядительной деятельности в XVIII веке.	11
4. Регистрация, систематизация и хранение документов.	16
Заключение	21
Список литературы	22

 

 

Введение

С давних времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и взаимоотношений между людьми.

С появлением письменности возникла необходимость создания документов. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Так как история учит людей жить дальше, то необходимо изучать  историю. Делопроизводственная отрасль - не исключение. Данная тема актуальна  еще и потому, что, несмотря на повсеместно  декларируемое организациями стремление к внедрению систем электронного документооборота, большинство из них всё ещё предпочитает работать в условиях бумажного делопроизводства.

Цель данной работы: изучить  особенности и развитие системы  российского делопроизводства в XVIII веке.

Задачи работы:

- рассмотреть состав документов, правила их составления в ХVIII веке;

-рассмотреть организацию движения документов, порядок их рассмотрения, регистрации, систематизации и хранения;

- определить значение журналов и протоколов.

 

1.Состав документов, правила их составления

В рассматриваемый период существенными были перемены в делопроизводстве и, прежде всего в документировании деятельности государственного аппарата. Изменился состав документов. Законодательные  и распорядительные акты назывались указами, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. В названии документов, особенно правовых актов, появилась иноязычная терминология. Например, закон о государственной службе назван Табелем о рангах, закон о крестьянских податях и повинностях – Плакатом, военно-уголовный кодекс – Воинским артикулом и т.д.

Переписка оформлялась  несколькими видами документов, которые  определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностью лица вышестоящему учреждению или лицу называлось доношением или донесением, донесение об исполнении – экзекуцией. Сообщение низшего должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанных соподчиненностью, называлось ведением. Появились такие виды, как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию; патент – свидетельство о чине, сане, воинском звании или ученой степени; аттестат, содержащий сведения о наградах и других отличиях; послужной (формулярный) список.[формуляр документа в россии в XVI-XIX вв. раб. Тет.С.50]. Челобитные нередко назывались прошениями или прошениями челобитчиков. Вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги.

К 70-м годам XVIII в. Учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием  в левой стороне источников дохода, а в правой – всех видов расходов и целей расхода. Сброшюрованные счета с записями хозяйственных  операций составляли главную книгу. В основной книге (журнале) записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности.

Изменения в составе  статистической документации XVIII в. связаны, прежде всего, с переходом от подворной  переписи к подушной. Списки населения назывались «ревизскими сказками». Учет земли, населения, посевов, скота и его продуктивности в хозяйствах крупных феодалов-вотчинников отражался в отчетах. Имеются сведения о наличии статистической отчетности в области промышленности. Значение статистических источников имеют церковные метрические книги.

Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных, - штрафные журналы, записные книги мирских  старост, в которых фиксировались  сборы на мирские нужды.

В XVIII в. Появляются «свидетельствованные письма» о принадлежности и мастерстве учеников, договоры с работниками на мануфактурах и фабриках, публикационные листы (объявления о найме рабочих), контракты, учетные документы (книги для записи нанятых на работу, маклерские книги – для записи нанимателя, условий работы).

Плакат (закон) «О сборе  подушном и прочем» 1724 года положил  начало паспортной системе в России. Крестьянин мог работать в границах уезда при наличии письменного  «отпуска», выданного помещиком  или приказчиком. Работа в другом уезде разрешалась при наличии пропускного письма, в котором описывались рост, лицо и приметы человека, получившего его.

В условиях массовых народных движений усиливается роль документа  как средства антикрепостнической  пропаганды и организации восставших крестьян. Одним из таких документов были «прелестные письма» - прокламации. Руководители антифеодальных движений 60-70-х годов XVIII в., участники Астраханского восстания 1705-1706 гг. большинство документов называли письмами, хотя в них не было адресата. Если письмо касалось внутренних вопросов, к нему добавлялись слова «сонетное» или «договорное», текст составлялся прямо на собрании.

Законодательство XVIII в. Уделяло большое внимание составлению  документов. Так, все виды договоров, кроме мелких сделок, должны были заключаться в письменной форме. Закон от 19 июля 1700 года требовал, чтобы и в цеховых заявлениях и в челобитных излагалось лишь «прямое дело», т.е. сущность жалобы. В документировании судебной деятельности упростилась форма вызова сторон в суд. Извещение о вызове могло быть и устным. Оно выдавалось на основании поступившей челобитной или искового заявления. В процессуальном действии, наоборот, усилилось значение письменного его оформления. Закон 1715 года «Краткое изображение процессов или судебных тяжб» содержал перечень письменных доказательств.

В Генеральном регламенте 1720 года давались общие правила составления  документов, регламентировалось написание  отдельных реквизитов. Так, в протоколе  вверху перед текстом указывалась  дата заседания, состав присутствующих. «Важные» документы «сочинял» секретарь, другие – «прочие канцелярские служители». Составлять документы предписывалось в соответствии с уставами и резолюциями.

Такие документы, как  дипломы, патенты, составлялись по «генеральным формулярам», т.е. образцам.

В XVIII в. форма документа, определенное влияние на нее оказало  введение в 1699 году гербовой бумаги [А.В. Охотников С.18]. Было утверждено три вида бумаги разной стоимости. Изображения клейма (государственный герб – двуглавый орел) были разных размеров соответственно стоимости бумаги: «большое клеймо», «среднее», и «меньшее». Под клеймом указывалась стоимость бумаги, в 1720-1723 гг. цена листа не указывалась. Проставление клейма в установленном месте организовывало текст документа, создавало определенность его размера.

В 1700 году указами Петра I были отменены столбцы. Они заменились тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (т.е. в пол-листа вместо ранее  существовавшего формата «в четверть». – М.И.), а не в столбцы». Ведением новой формы документов достигались экономия бумаги, большая надежность хранения, ускорение справочной работы по документам.

Изменение формы документа  повлияло на организацию всего делопроизводства. Прежде всего, сокращалась переписка: при столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Изменился и формуляр документа. Он имел самостоятельно оформленные реквизиты: вид документа и адресат выделялись в отдельную строку над текстом и т. д. Изменился и порядок адресования: по указам 1700, 1718 гг. документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. Документы имели авторскую подпись.

Правила удостоверения  документов подробно описаны в Генеральном  регламенте: протоколы подписывались  всеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел скрепу (подпись) секретаря. Указом 1701 года было запрещено подписываться уничижительными именам (вместо Коська, Богдашко, Ивашка – Касьян, Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались «рабами», «рабишками». Указами от 4 апреля 1714 года и от 17 марта 1726 года определено «посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственною печатью». Документы удостоверялись печатью. Глава XII Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах давалась структура текста многих документов.

 

2. Организация движения документов и порядок их рассмотрения

Нормативными актами пытались регулировать обмен корреспонденцией. Устанавливалось, например, что Сенат посылает указы, об исполнении которых получает рапорты.

Большое количество челобитных на имя императора вызывало ряд указов, запрещавших такую практику. За обращение  непосредственно к царю, минуя  соответствующие инстанции, устанавливалось  наказание. В 1720 г. При Сенате была создана должность «ради приема челобитен», получившая впоследствии название рекетмейстера.

Генеральным регламентом  определялось, что «коллежская корреспонденция» состоит из доношений царю и Сенату, копий решений, отчетов о деятельности, «реляций» (отчетов) и ведомостей губернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должна быть серьезно обоснованной. Указом «О должности Сената» 1722 г. Коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенату отчетные ведомости. Ежемесячно коллегии подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах.

Закон «Учреждения для  управления губерний» подробнее  определил порядок обмена документами  между учреждениями. С городничими  и земскими исправниками губернаторы сносились предписаниями, получая от них рапорты и доношения.

Равностоящие учреждения обменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. Некоторыми актами пытались определить порядок направления основных документопотоков. Так, указом «О должности Сената» определялось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишь по тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: «…яко о начатии какой войны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков» (особых происшествий). Указами 1700 г. «О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел» и 1718 г. «О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на то учрежденных правительственных мест» определялись уровень решения вопроса и порядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решать Сенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 г. Запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший.

Регламентировался порядок  решения вопросов. Указом от 9 марта 1711г. «О порядке заседаний и делопроизводства…» устанавливался принцип единогласного  решения дел, рассматривавшихся  в Сенате. Однако такой порядок  был отменен указом от 4 апреля 1714 г., где предписывалось «куда больше голосов явиться, так и вершить», т.е. выносить решения по большинству голосов. Если же Сенат не мог вынести решение, то свои предложения и мнения должен был сообщать государю.

Порядок обсуждения вопросов в Сенате подробно описан в указе от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената». Дела слушались в порядке, определенном особым реестром. Обер-секретарь докладывал присутствию дела «по очереди» или степени их важности. С помощью песочных часов генерал-прокурор, ведущий заседание, устанавливал регламент выступлений. Решенные вопросы записывались в протокол, который подписывали все члены Сената. Особым пунктом указа определялось: «Никакое дело исполнено бытии надлежит словесно, но все письменно». Менее важные вопросы рассматривались в возникших в разное время структурных подразделениях Сената.

В коллегиях сначала  рассматривались государственные  дела, а затем частные. После доклада  секретаря каждое дело обстоятельно обсуждалось, и члены коллегии высказывали  свое мнение свободно «по своей присяге», по правому своему разумению и совести». Особое мнение записывалось в протокол. Все члены коллегии скрепляли решение и подписывали указы по принятым решениям.