• номенклатура
дел используется вместо описи как учетный
документ при сдаче в архив дел со сроками
хранения до 10 лет включительно. Она же
служит основой для составления описей
на дела со сроками хранения свыше 10 лет
и постоянного;
• номенклатура имеет
справочное значение при изучении структуры
учреждения, организации, предприятия13.
Общие
требования к номенклатуре:
Основным
документом, содержащим методику разработки
номенклатуры дел организации являются
Основные правила работы архивов организаций14.
Номенклатура дел как один из основных
инструментов организации делопроизводства
должна отвечать определенным требованиям,
важнейшие из которых:
• охват всех документов,
получаемых и создаваемых в процессе деятельности
организации;
• раздельная группировка
в дела документов постоянного и временного
сроков хранения;
• конкретная
и четкая формулировка заголовка дела,
которая полностью
отражает состав и содержание
документов в нем и исключает возможность
включения в дело документов,
не соответствующих его содержанию и сроку
хранения;
• систематизация
дел внутри разделов номенклатуры в соответствии
со
степенью важности и сроком
хранения документации.
В номенклатуру дел не включаются:
- печатные издания;
- брошюры;
- справочники;
- реферативные журналы;
- экспресс-информация и
т. д15.
Как в номенклатуре дел структурных
подразделений, так и в единой номенклатуре
дел учреждения на протяжении календарного
года в графе «Примечание» указывают:
- новые дела, которые включены
в номенклатуру;
- переходные дела;
- должностных лиц, отвечающих
за формирование дел;
- факт передачи дел
на государственное хранение16.
В конце календарного года номенклатура
дел учреждения обязательно закрывается
итоговой записью о категории и количестве
заведенных дел, подписывается лицом,
ответственным за делопроизводство в
учреждении. Номенклатура дел, как в учреждении,
так и в его структурных подразделениях,
ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца)
пересматривается, анализируется и уточняется.
После внесения изменений номенклатура
дел:
- районных, городских отделов
и управлений образования согласуется
с экспертно - проверочной комиссией
(ЭПК) соответствующего государственного
архива и утверждается начальником
районного, городского отдела (управления)
образования;
- общеобразовательных учебных
заведений согласуется с районными,
городскими органами управления
образованием и утверждается
директором общеобразовательного
учебного заведения17.
Работу по организации и проведению экспертизы
ценности документов должна проводить
постоянно действующая экспертная комиссия
(ЭК) организации, которая в своей деятельности
руководствуется Положением об Архивном
фонде РФ, Основными правилами работы
ведомственных архивов, типовыми перечнями
документов с указанием сроков хранения,
Типовым положением об экспертной комиссии.
Номенклатура для организации
- составляется службой документационного
обеспечения на основе номенклатуры дел
структурных подразделений. Номенклатура
дел организации, предварительно согласованная
с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается
с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
государственного архива, куда документы
поступают на государственное хранение,
и утверждаются руководителем организации.
Организации, не сдающие документы на
государственноехранение номенклатуру
дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей
организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации
следует руководствоваться типовыми и
примерными номенклатурами дел, типовыми
и ведомственными перечнями с указанными
в них сроками хранения.
- каждое дело, включенное
в номенклатуру, имеет условное
обозначение - индекс, который включает:
- индекс структурного подразделения
(в соответствии со штатным расписанием
или классификатором структурных подразделений);
- порядковый номер дела
данного структурного подразделения
(отдельного исполнителя)18.
При определении последовательности
размещения дел в номенклатуре учитывается
степень важности вопросов, взаимосвязь
документов, входящих в одну группу дел.
Как правило, первой размещается группа
дел, которая включает документы вышестоящих
организаций, далее группа организационно-распорядительной
документации самого учреждения (приказы,
распоряжения, решения и т.д.), планово
- отчетная документация и переписка. В
последней группе (переписка) первыми
размещаются те дела, которые содержат
переписку с вышестоящими организациями.
1.2.Подготовка документов
к хранению и последующему использованию
Завершающим этапом процесса делопроизводства
является подготовка исполненных документов
к хранению и использованию. Основная
цель упорядочения и хранения исполненных
документов — создание условий для их
использования в справочной работе учреждений
и пополнение Государственного архивного
фонда РФ.
Подготовка исполненных документов
к хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной
и практической ценности документов;
описание документов постоянного
и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения,
т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным
называется архив, находящийся в непосредственном
подчинении соответствующей
организации, не входящей систему государственной
архивной службы, или являющийся структурным
подразделением организации.) Ведомственный
архив осуществляет хранение документов
организаций и предприятий до передачи
их на государственное хранение19.
Экспертиза ценности
документов – это изучение документов основании критериев
их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их на постоянное
хранение20.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
проводится при составлении номенклатуры
дел, их формировании. Для организации
и проведения экспертизы ценности документов,
отбора и подготовки их для передачи на
государственное хранение, а также для
контроля за правильностью отнесения
документов к различным делам и оказания
методической помощи в) проведении экспертизы
ценности документа создаются постоянно
действующие экспертные комиссии (ЭПК).
Разрабатывается положение, в котором
определяются ее функции, права и порядок
работы.
На экспертные комиссии кроме организации
ежегодного отбора документов на хранение
возлагается: рассмотрение годовых разделов
дела постоянного, долговременного (свыше
10 лет) хранения, в том числе и по личному
составу, актов о выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих дальнейшему
хранению, о неисправимом повреждении
документов постоянного хранения и о необнаружении
дел, подлежащих передаче на государственное
хранение; вопросов о приеме на ведомственное
хранение документов личного происхождения;
подготовка и внесение на рассмотрение
ЭПК предложений об установлении и изменении
сроков хранения документов; рассмотрение
перечней документов, номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела — это комплекс работ по его
переучету, нумерации листов, составлению
заверительной надписи, внутренней описи
документов; начинается оно с момента
заверения дела в делопроизводстве и завершается
в процессе подготовки его к передаче
в ведомственный архив после окончания
календарного года, в течение которого
дело было заведено21.
Оформление
дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится
полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу. Дела временного
(до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению, их допускается
хранить в скоросшивателях, без внутренней
пересистематизации документов,
без нумерации листов, а также без составления
заверительной надписи22.
При
оформлении обложек дел постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу
должны указываться следующие реквизиты:
наименование учреждения и его непосредственная
подчиненность; наименование структурного
подразделения, индекс дела; аннотация
к документам дела (для дел постоянного
хранения, содержащих особо ценные документы);
дата дела (тома, части); количество листов
в деле; срок хранения дела; архивный шифр
дела. Кроме того, на обложках дел постоянного
хранения предусматривается место для
наименования государственного архива
и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный
шифр на обложках дел постоянного хранения
проставляется чернилами в ведомственном
архиве только после включения дел в годовые
разделы сводных описей дел, утвержденных
ЭПК соответствующего учреждения государственной
архивной службы (до этого он проставляется
карандашом). Архивные шифры на обложках
дел долговременного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу проставляются чернилами
после включения дел в годовые разделы
сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК)
учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего
учреждения государственной архивной
службы (для описей дел по личному составу)
и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела
необходимо соблюдать следующие требования:
название учреждения пишут полностью
с указанием подчиненности в именительном
падеже или указывают его официально принятое
сокращенное наименование; заголовок
и номер дела переносят на обложку из номенклатуры
(последний целесообразно проставлять
и на корешке дела для удобства поиска
дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в
оформление обложки дела постоянного
или долговременного (свыше 10 лет) хранения
вносятся необходимые уточнения. Если
название учреждения (вышестоящего ведомства,
структурного подразделения) изменилось
или дело передано в другое учреждение
(структурное подразделение), на обложке
дописывают название этого учреждения
(структурного подразделения). Заголовок
дела на обложку переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с ЭПК
соответствующего учреждения государственной
архивной службы. В необходимых случаях
(например, если заголовок на обложке не
отражает содержания документов в деле)
в него вносятся дополнительные сведения
и уточнения23.
В заголовках дел, содержащих копии документов,
должна указываться их копийность. Подлинность
документов дела в заголовке не оговаривается.
Если данные о копийности документов относятся
ко всем документам дела, то их помещают
за заголовком (в строку, после точки, с
прописной буквы), а если данные относятся
к части документов или к одному из них,
то их пишут после описания документов
(в скобках со строчной буквы). При наличии
в деле нескольких томов (частей) на обложку
каждого тома (части) выносятся общий заголовок
дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является
дата дела, т.е. годы заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Правильное датирование
дел зависит от всестороннего учета характера
и вида документов, которые в них сформированы.
Датой дела, содержащего распорядительную,
творческую и другую документацию (доклады,
стенограммы, письма и т.д.), для которых
точная датировка имеет важное значение,
а также дела, состоящие из нескольких
томов (частей), являются крайние даты
документов, т.е. число, месяц, год регистрации
(составления) самого раннего и самого
позднего из документов, включенных в
дело24.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний
коллегиальных органов, комиссий и т.п.,
являются даты составления первого и последнего
протоколов или даты их утверждения (если
они утверждаются). Датой личного дела
являются даты подписания приказов о приеме
и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения для учета количества
и фиксации особенностей нумерации листов
на отдельном листе составляется заверительная
надпись, в которой цифрами и прописью
указывается количество пронумерованных
листов и отдельно через знак «+» (плюс)
— количество листов внутренней описи
(при ее наличии). Заверительная надпись
пишется разборчиво, с указанием должности
составителя, даты составления и подписывается
составителем с расшифровкой подписи.
Последующие изменения в составе и состоянии
дела (недостача документов, присоединение
новых, замена подлинных документов копиями
и т.д.) отмечаются в заверительной надписи
со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного
и долговременного (свыше 10 лет) сроков
хранения, учет которых вызван спецификой
содержащейся в них документации (особо
ценные, личные, судебные и следственные
дела, дела о присуждении ученых степеней
и присвоении ученых званий, дела на авторские
свидетельства и патентные изобретения
и т.д.), а также сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают
их конкретного содержания, составляется
внутренняя опись документов. По окончании
делопроизводственного года все завершенные
дела постоянного и временного хранения,
прошедшие экспертизу ценности, вносятся
в описи.