Внутренняя опись документов дела составляется
для учета документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо
ценные, личные, судебные, следственные
дела и т.д.), а также для учета дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных
по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание
документа. Внутренняя опись подписывается
ее составителем. Если дело переплетено
или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной
форме опись подклеивается к внутренней
стороне лицевой обложки дела. Изменения
состава документов дела (изъятия, включения
документов, замена их копиями и т.д.) отражаются
в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие
акты. При необходимости составляется
новая итоговая запись к внутренней описи
и заверительная надпись дела. На обложке
дел постоянного хранения предусматривается
место для наименования государственного
архива, в который дела организации будут
приняты, обозначения кодов государственного
архива и организации. При изменении наименования
организации (структурного подразделения)
в течение периода, охватываемого документами
дела, или при передаче дела в другую организацию
(в другое структурное подразделение)
на обложке дела указывается новое наименование
этой организации или организации-правопреемника,
а прежнее наименование организации (структурного
подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится
из номенклатуры дел организации, согласованной
с экспертно-проверочной комиссией соответствующего
архивного учреждения. В необходимых случаях
в заголовок вносятся уточнения (номера
приказов, протоколов и др.). Если дело
состоит из нескольких томов (частей),
на обложку каждого тома (части) выносится
общий заголовок дела и заголовок каждого
тома (части). В заголовках дел, содержащих
копии документов, указывается их копийность.
Однако подлинность документов дела в
заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются
арабскими цифрами крайние даты дела —
год заведения и окончания дела. Если в
дело включены документы (приложения и
т.п.), даты которых выходят за крайние
даты дела, то под датами дела с новой строчки
делается об этом запись, например: «В
деле имеются документы за 2000–2004 гг.».
Даты дела могут не указываться на обложке
дел, содержащих годовые планы и отчеты,
так как они отражаются в заголовках дел.
Обложка дела оформляется после подшивки
и нумерации. Её элементы определяет ГОСТ
17914-72.* Ряд сведений уже был вынесен на
обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
- наименование учреждения и
его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс
дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела42.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную,
творческую и иную документацию (протоколы,
стенограммы, письма, доклады и т.д.), для
которых точная датировка имеет важное
значение, а также дел, состоящих из нескольких
томов (частей), проставляются крайние
даты документов дела, т. е. даты регистрации
(составления) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации
приказов, распоряжений и т.п., то датой
дела будут точные календарные даты первой
и последней записей в журнале. Крайними
датами дела, содержащего протоколы заседаний,
являются даты утверждения (для документов,
которые утверждаются) или составления
первого и последнего протоколов, составляющих
дело. Крайними датами личного дела являются
даты подписания приказа о приеме и увольнении
лица, на которое это дело заведено. Обязательными
реквизитами обложки дела являются количество
листов в деле, которое проставляется
на основании заверительной надписи дела,
и сроки хранения дела (на делах постоянного
хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Для обеспечения комплектования
архива в организации на все завершенные
в делопроизводстве дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, прошедшие экспертизу
ценности, составляются архивные описи.
Архивная
опись — это архивный справочник,
содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции
и предназначенный для их учета и раскрытия
содержания43.
Описи составляются отдельно
на дела постоянного хранения; дела временного
(свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; дела, состоящие из документов,
характерных только для данной организации
(судебные, следственные дела, научные
отчеты по темам и т.п.). Отдельная опись
представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) нумерацией. В организации,
в каждом структурном подразделении описи
составляются ежегодно под непосредственным
методическим руководством архива. По
этим описям документы передаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями,
служат основой для подготовки сводной
описи дел организации, которую готовит
архив и по которой он сдает дела на постоянное
хранение. Описи дел структурных подразделений
составляются по форме, приведенной в приложении 24,
в трех экземплярах и представляются в
архив организации через год после завершения
дел в делопроизводстве.
Также перед сдачей документов
в архив проводится экспертиза
ценности документов и дел.
Экспертиза дел проводится
в несколько этапов:
- при составлении номенклатуры дел;
- при определении сроков
хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
- в процессе формирования дел;
- при подготовке дел к передаче на архивное
хранение.
Экспертиза осуществляется путем обязательного
просмотра каждого дела по всем входящим
в него листам. Из дела должны быть изъяты
дублетные экземпляры документов, черновики,
не заверенные в установленном порядке
копии, не относящиеся к вопросу документы.
Формирование дел ведется под непосредственным
методическим руководством архива организации,
а при необходимости— и соответствующего
государственного архива. При их формировании
необходимо44:
соблюдать следующие
основные требования: документы постоянного и временного
хранения необходимо группировать в отдельные
дела; включать в дело по одному экземпляру
каждого документа; группировать его в
документы одного календарного года;
исключение составляют: переходящие; судебные; личные
дела, которые формируются в течение всего
периода работы данного лица в организации;
документы выборных органов и их постоянных
комиссий, документы депутатских групп,
которые группируются за период их созыва;
документы учебных заведений, которые
формируются за учебный год; документы
театров, характеризующие сценическую
деятельность за театральный сезон; дела
фильмов, рукописей, истории болезней
и др.; дело должно содержать не более 250
листов при толщине не более 4 см.
Формирование
дел — это отнесение документов к
определенному делу и систематизация
документов внутри него. Дело — совокупность
документов (или документ), относящихся
к одному вопросу или участку деятельности
и помещенных в отдельную обложку45.
Формирование дел должно отвечать
следующим основным требованиям: оперативность
обработки и поиска документов; надежность
документационного обслуживания; сохранность
документов. В дело помещают только исполненные
документы (подлинники или заверенные
копии), оформленные в соответствии с требованиями
ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие
заголовку дела, неправильно оформленные
(возвращаются исполнителю для доработки),
подлежащие возврату, черновики, варианты,
размноженные копии в дело не помещают.
Дела формируются централизованно
(в канцелярии) и децентрализованно (в
структурных подразделениях). При составлении
сводной номенклатуры дел каждому структурному
подразделению присваивается индекс.
Например, приемная отдела воспитательной
работы и социальной защиты Комитета по
начальному профессиональному образованию
— индекс 03, отдел стратегии и развития
профобразования Комитета — 02, бухгалтерия
— 04 и т.д. Контроль за формированием дел
в структурных подразделениях осуществляет
заведующий архивом учреждения или лицо,
ответственное за архив.
Формирование начинается с
начала календарного года, когда на каждое
названное в номенклатуре дело заводится
отдельная папка (папка-скоросшиватель
или папка-регистратор).
Работа по формированию дел
состоит из следующих операций: *распределение и
раскладка исполнительных документов
по папкам (делам); *расположение документов
внутри дел в определенной последовательности;
*оформление обложек дел.
При алфавитной систематизации
документов используют фамилии их авторов,
названия учреждений-корреспондентов,
наименования
административно-территориальных
единиц и т.д46.
В нумерационном
порядке группируют однородные документы,
имеющие порядковую нумерацию (протоколы,
приказы, квитанции, накладные и т.д.)47.
Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменении фамилии
и т.д. в личное дело не подшивают, так ты,
как эти сведения записываются в дополнение
к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципами систематизации
документов при формировании дел следует
придерживаться основных правил, общих
для всех категорий документов:
• в дела подшиваются
только исполненные документы. Неисполненные,
а также подлежащие возврату документы
подшивать в дело запрещается;
• каждый документ,
помещенный в дело, должен
быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других
нормативных актов. Поэтому до подшивки
документа в дело обязательно проверяется
правильность его оформления: наличие
необходимых подписей, виз, индекса, дат,
отметок и т.д.;
• в дело включаются
документы в одном экземпляре. Черновики,
размноженные копии вместе с оригиналами
не подшиваются. Исключение могут составлять
только черновики особо ценных документов
или копии, на которых есть отметки, визы
и т.п., дополняющие содержание первых
экземпляров;
• документы постоянного и
временного сроков хранения группируются
в отдельные дела;
• в дела группируются
документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел. Кроме того,
отдельные категории дел имеют свои особенности
формирования. Так, личные дела формируются
в течение всего периода работы лица в
организации; дела выборных органов и
их постоянных комиссий формируют за период
созыва; документация учебных заведений
формируется в дела по учебным годам;
• документы помещаются
в дело со всеми относящимися к ним приложениями
и дополнительными материалами. Если приложения
имеют большой объем, из них формируют
самостоятельное дело48.
Толщина каждого дела не должна
превышать 30-40 мм, что составляет примерно
250 листов. Если документов больше, дело
разделяется на тома. Количество томов
каждого дела указывается в номенклатуре
дел в конце года49.
Правильная группировка документов
в дела и их систематизация в деле значительно
облегчают проведение экспертизы ценности
документов, подготовку документов к последующему
хранению и использованию50.
Документы постоянного и временного
хранения группируют в отдельные дела
(отдельно оригиналы и копии, годовые,
квартальные, месячные планы, отчеты и
т.д.). В исключительных случаях документы
постоянного и временного хранения, связанные
с рассмотрением одного вопроса, группируют
в одном деле — регистраторе или скоросшивателе.
После завершения рассмотрения этих документов,
принятия решения и закрытия дела документы
постоянного хранения изымаются и переносятся
в дело постоянного хранения. Если разделение
дела на два предусмотрено номенклатурой,
об этом делается запись в графе номенклатуры
«Примечание».
Формирование начинается с
начала календарного года, когда на каждое
названное в номенклатуре дело заводится
отдельная папка (папка-скоросшиватель
или папка-регистратор)51.
Работа по формированию дел
состоит из следующих операций: распределение
и раскладка исполнительных документов
по папкам (делам); расположение документов
внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел52.
В дела группируют документы
одного делопроизводственного года. Исключения
составляют переходящие и судебные дела;
личные дела, которые формируются в течение
всего периода работы данного лица в учреждении;
учебная документация, создающаяся в учебных
учреждениях (формируется за учебный год).
Документы во время их исполнения хранятся
у исполнителя, для чего им должны быть
заведены специальные папки с надписями
типа "На исполнении",
"Срочно", "Для коллегии", "На
отправку", "На согласование", "На подпись"
и т.п. На каждой папке надо указать фамилию
исполнителя и его телефон. После окончания
рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф,
стол. Такое хранение документов у исполнителя
поможет в случае его срочной командировки
или болезни быстро найти нужный документ
и передать его на исполнение другому
сотруднику.
После окончания работы с документом
он передаётся для помещения в дело.
Раскладка документов в дела производится
секретарем или лицами, ответственными
за эту работу в структурных подразделениях
систематически, ежедневно в течение всего
года. В небольших фирмах формирование
и хранение дел ведётся централизованно,
обычно в секретариате.
Исполненные документы должны иметь
отметку об исполнении и помещаются в
дела в тот же день к концу рабочего дня.
Строгое выполнение этого несложного
правила исключит потерю документов и
обеспечит их сохранность.
Исполненных документов в учреждении,
фирме накапливается много. Чтобы в них
легко можно было разобраться и быстро
найти нужную информацию, документы после
их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают
в отдельные папки.