Подготовка документов для сдачи в архив

Хранение документов в электронной форме:

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме63.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль64.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Уже сегодня существует целый ряд законов, регулирующих определенные аспекты применения электронных документов. В первую очередь это:

* Закон «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;

* «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ;

*«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ;

* «О персональных данных»  от 27.07.2006 № 153-ФЗ;

* «Об архивном деле  в Российской Федерации» 2004 г. № 124-ФЗ 

В заключении можно предложить общи рекомендации по выбору систем управления электронными документами:

1. Для небольших и средних по масштабам организаций (20-100чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения  и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.
2. Для средних и крупных (более 500чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.
3. Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы65.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Из выше изложенного можно сделать вывод что, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить по документные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе документных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Создание электронного архива - подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.

Подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

Источники

 

1. Распоряжение Правительства  Российской Федерации от 06.05.2008 № 632-р «О Концепции формирования  в Российской Федерации электронного  правительства до 2010 года» // Собрание  законодательства Российской Федерации.- 2008.- № 20.- Ст. 2372.

2. Правила делопроизводства  в федеральных органах исполнительной  власти: утв. постановлением Правительства  Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства  Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

4. Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 124-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации».

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации».

           6. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002 г. – Раздел 3.7.

 

7 . ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.

8. ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. «Термины и определения».- М.: Госсстандарт России, 1998.

           9. ГОСТ 17914-72.  Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. — М., Изд-во стандартов, 1972.

 

Литература

 

 1. Кирсанова, М.В., Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова - М.: ИНФ РАМ; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000. -208 с.

2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В.Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Ю НИТИ - ДАНА, 2001 – 208 - 319с.

           3. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот / А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: Эксмо, 2008. – 313 – 318 с.

4. Басаков, М.И. Делопроизводство / М.И. Басаков. – М.: ИТК «Басаков и Ко», 2005. – 265 - 282 с.

5. Кудряева, В.П. Организация  работы с документами / В.П. Кудряева. – М.: ИНФА, 2002. - 294 с.

6. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство  /  И.Н. Кузнецов. – М.: Издательско – торговая компания «Дашков и Ко», 2006. – 520.

7.  Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2008 – 427,[5] с.

 

Интернет ресурсы

 

1. Основные правовые акты и нормативные документы, регламентирующие делопроизводство. // http: //www.termika.ru/dou/
2. Нормативные документы из различных сфер законодательства России. // http: //www.garant.ru.
3. Информационный портал для секретарей. // http: //www.sekretar.ru.
4. Архивы текстовых ресурсов журналов «Секретарь - референто», «Делопроизводство и документооборото», «Секретарское делоо» // http: //www.direktum.gsdou.htm.

Приложение 1
Методология организации архивного хранения документ               Методология организации архивного хранения электронных документов          несколько отличается от хранения бумажных, однако и в тех и   других используются одинаковые термины и определения.

 

 

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ: ФУНКЦИИ

• Обеспечение сохранности документов: соблюдение требований к обработке дел и оборудованию архивохранилищ

• Размещение документов в хранилищах: рациональное использование помещений, сокращение затрат на поиск дел, обеспечение оптимальных условий хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств

• Проверка наличия и состояния дел: проверка фактического наличия и физического состояния дел.

• Выдача архивных справок, выписок, копий документов: по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан; имеют юридическую силу

Оперативное хранение

• Систематизация документов осуществляется в соответствии с установленными правилами хранения документов в организации (Номенклатурой дел, инструкциями по ДОУ и др.). Необходима для контроля исполнительской дисциплины и своевременного перераспределения документов.

• Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

• Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

• Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

 

 

 

 

 

 

 

Схема. Документальный фонд организации

 

 

 

Методология организации архивного хранения документов.

http://www.docsup.ru/ver1/content/articles/3_archive_metodology/archive_1.shtml

 

 

 

 

Ведомственная структура хранения документов Архивного фонда РФ

http://www.rusarchives.ru/news/grp_5.shtml

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

Форма листа-заверителя.

 

 

 

Наименование организации                                                                                                                УТВЕРЖДАЮ Наименование должности                  Номенклатура дел                                                                                                           руководителя организации ______№______________                                                                                     ______________________                                                                                      ____________      _____________   (место составления)                                                                                                 подпись             расшифровка На 200________г.                                                                                                                                      подписи                                                                     Дата ________________
Индекс дела	Структурное подразделение (или направление деятельности) и наименование дела	Количество дел (томов)	Срок хранения и статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5