Подготовка документов для сдачи в архив

Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел".* Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Толщина каждого дела не должно превышать 30—40 мм, что составляет не более 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года53.

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений;

справки и другие документы, относящиеся данному лицу (кроме справок  с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел)54.

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

2.2. Передача  дел в архив и их хранение

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве55.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка56.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах57.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Для сдачи дел в архив создается и утверждается ЭК (экспертная комиссия) из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят:

- зам. руководителя;

- зав. канцелярией или  секретарь;

- представитель архива;

- ведущие специалисты.

Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел, описей, актов и т.д58.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденным руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи.

Если архив не имеет достаточного помещения, допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов59.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производиться с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и прием дела. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводиться проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается СП специальная комиссия.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы стеллажи и т.п60.

С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др. для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий. Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их осмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку. На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений. Если дело вынести нельзя в архиве для работы с такими делами должно быть оборудовано специальное место стол, освещение и т.д. Желательно чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении. Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара. В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относительную влажность воздуха - 50-65%. В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов. Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

Помещение  хранилищ должно быть безопасными и в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов61.

Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий, дела которых подлежат сдаче в государственный архив и по графику принимает от них дела.

До передачи в государственный архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков:

* в учреждениях государственного  значения - 15 лет;

* в учреждениях областного  подчинения - 10 лет;

*в учреждениях городского  и районного подчинения - 5 лет;

* материалы по личному  составу - 75 лет;

*записи актов гражданского  состояния - 75 лет.

По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в государственный архив.

В архивы принимаются следующие документы: 
- Дела, сформированные из документов, делопроизводство по которым завершено; 
- Электронные документы, сформированные в системе электронного документооборота предприятия; 
- Файлы документов в электронном виде, поступившие извне организации (то есть документы, поступившие по e-mail, на магнитных или оптических носителях); 
- Так или иначе оцифрованные документы, являющиеся копиями документов на физических носителях.

Вместе с документами передаются три экземпляра  описи и один экземпляр акта приема-передачи дел62.

При передаче бумажных дел на архивное хранение проводятся следующие процедуры: 
- Проводится процедура проверки состояния дел; 
- Используется система ввода документов в электронный архив (подразумевающая один из вариантов: распознавание, ручной ввод или импорт из какого-либо формата хранения данных); 
- После ввода данных в архив производится размещение документа в системе хранения, подразумевающее среди всего прочего установление связи бумажного оригинала (если таковая присутствует) и электронной версии; 
- Создаются электронные регистрационные карточки или их аналог, выступающие в той же роли, что и картотечные карточки в библиотеках.

Регистрационные карточки оформляются следующим образом: 
- Реквизиты документа импортируются из системы электронного документооборота или вводятся оператором при передаче дел на архивное хранение; 
- Вводятся архивные данные о физическом носителе (включая срок хранения, номер дела, тома, координаты шкафа и полки); 
- Вводятся особые отметки, которые определяют порядок доступа к документу.

После размещения документов в электронном архиве и помещению их в физическом хранилище на указанные места, передача дел на архивное хранение считается завершенной.

При необходимости передачи дел на архивное хранение из системы электронного документооборота предприятия, данные согласовываются с сотрудником архива и проверяются на соответствие действующим нормативам сферы. Дело (документ и все связанные с ним файлы) размещаются в базе хранения. Также в архив может помещаться история версий и история доступа к документу. Бумажные носители с копиями документа из системы электронного документооборота также размещаются в архив или же производится их уничтожение.