Опись дел - представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, раскрывающий
их состав и содержание, закрепляющий
систематизацию дел в пределах фонда и
их учет. Кроме этого, опись является одновременно
учетным документом и основным видом научно-справочного
стандарта, обеспечивающим оперативный
учет дел и описей25.
С момента заведения и до сдачи
в ведомственный архив дела хранятся в
рабочих комнатах или в специально отведенных
для этой цели помещениях. Дела помещают
в закрывающиеся шкафы, которые должны
обеспечивать сохранность документов,
и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного
хранения можно лишь в исключительных
случаях (например, по требованию судебно-следственных
органов) с разрешения руководителя учреждения.
При этом в дело обязательно вкладывают
точную заверенную копию документа и акт
о причинах изъятия подлинника. Копии
и выписки из документов для использования
в работе учреждения или в интересах отдельных
граждан делают с разрешения руководства
или должностных лиц, которым такое право
предоставлено соответствующими ведомственными
инструкциями.
В течение делопроизводственного года
из дела разрешается выдавать документы
для работы сотрудникам учреждения. При
выдаче документа на его место помещают
лист-заместитель, на котором указывают,
какой документ, кому и на какое время
выдан. После завершения делопроизводственного
года документы из дел не выдаются. При
необходимости выдают дело, в котором
находится документ. На выданное дело
заполняют карточку-заместитель, в ней
указывают структурное подразделение,
в которое выдано дело, номер дела, дату
выдачи и возвращения, фамилию и должность
лица, получившего дело, а также предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме
дела.
За сохранность документов, находящихся
в стадии делопроизводства, несут ответственность
заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель
и т.д. Они должны обеспечивать контроль
за сохранностью документов в структурных
подразделениях и у отдельных исполнителей,
своевременно докладывать руководству
учреждения об имеющихся нарушениях.
И в структурных подразделениях,
и у секретаря должна быть обеспеченна
сохранность дел, их защита от пыли и воздействия
света. Поэтому дела размещают в запирающихся
шкафах, сейфах или элеваторных картотеках26.
Структурные подразделения учреждения
передают в ведомственный архив дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу. Передача дел производится
только по описям. Вместе с делами в архив
передаются регистрационно-контрольные
карточки делопроизводственной службы
учреждения (канцелярии, секретариата,
общего отдела и т.п.). Заголовок
каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется,
как правило, по графику, составленному
заведующим ведомственным архивом (или
лицом, ответственным за архив), предварительно
согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному руководителем
учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения передаче в ведомственный архив
не подлежат и должны храниться централизованно
в канцелярии, секретариате или другой
службе делопроизводства учреждения или
в структурных подразделениях. В исключительных
случаях по решению руководителя организации
они могут быть переданы в ведомственный
архив по описям или номенклатуре дел,
что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления
дел, соответствие их количества описи
и номенклатуре дел проверяется сотрудником
архива предварительно, на стадии подготовки
дел к передаче в ведомственный архив
структурными подразделениями. Если в
формировании и оформлении дел установлены
недостатки, работники структурных подразделений
обязаны их устранить27.
Дела принимает заведующий ведомственным
архивом (специальный сотрудник архива)
или лицо, ответственное за архив, в присутствии
работника сдающего структурного подразделения.
Передача дел производится по описи, и
в обоих ее экземплярах против каждого
передаваемого дела делается отметка
о его наличии. В конце описи в каждом ее
экземпляре цифрами и прописью указывается
количество фактически принятых в архив
дел, дата приема-передачи дел, а также
ставятся подписи сотрудника ведомственного
архива и лица, передавшего дела. При приеме
особо ценных дел проверяется количество
листов в деле
Глава 2. Подготовка документов к сдаче
в архив и организация их хранения
Специалистами установлен оптимальный
срок использования документов в делопроизводстве
- 3 года. После истечения этого срока документы
передаются в архив, уничтожаются или
остаются для использования в делопроизводстве.
Подготовку дел к сдаче в архив проводят
сотрудники, ответственные за их формирование
и хранение.
В дело помещают только исполнительные
документы (подлинники или заверенные
копии) в одном экземпляре, оформленные
в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 28. В дело не помещают документы,
несоответствующие заголовку дела, неправильно
оформленные, подлежащие возврату, черновики,
незаверенные копии. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителю для
доработки.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат
упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях
и не нумеруются, проверяется их наличие
и сдаются в архив в соответствии с НД.
Дела постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу
подлежат полному оформлению: переплет
или подшивка дела, нумерация листов, оформление
всех реквизитов обложки. До подшивки
дела их него удаляют металлические крепления,
в конце дела вкладывают чистый бланк
формы листа-заверителя для заверительной
надписи. Затем дело подшивают в твердую
папку в 4 прокола или в переплет.
Если в деле постоянного хранения есть
документы временного хранения, то папку
не переформировывают.
Если в деле временного хранения
есть документы постоянного хранения,
то папку переформировывают. Листы дела
для удобства использования и обеспечения
сохранности нумеруют черным графитным
карандашом или нумератором в правом верхнем
углу. В конце дела на отдельном листе-заверителе
оформляется заверительная надпись, в
котором цифрами и прописью указывается
количество пронумерованных листов и
оговариваются все особенности нумерации
(пропуски или ошибки в нумерации).
Графы “Фонд”, “Дело № ” заполняются
при подготовке документов к передаче
в архив. Номера фонда и описи могут быть
проставлены на карточках в начале года
или в процессе их заполнения.
2.1. Оформление дел и составление описей.
Оформление дела
– это подготовка дела в соответствии
с установленными правилами29.
Оформление дела предполагает комплекс
работ по подшивке документов, нумерации
листов, составлению заверительной надписи,
составлению (в некоторых случаях) внутренней
описи документов, внесению уточнений
в реквизиты обложки дела: уточнение названия
организации, делопроизводственного индекса
и заголовка дела, даты дела и др30.
Основные задачи которые ставятся при
этом: максимальное обеспечение прочности
и гибкости переплета, позволяющего при
необходимости скопировать документы,
не вынимая их из подшивки, или изъять
один или несколько листов из подшитого
дела на время, например для реставрации,
а может и безвозвратно, в случае его переформирования,
без нанесения повреждения другим листам
дела; обеспечения учета количества листов
в каждом деле и возможности проверки
полноты дела после каждого обращения
к нему; создание справочного аппарата
к документам, включенным в одну единицу
хранения, для быстроты поиска и нанесения
при этом документам минимального ущерба
при перелистывании31.
Полное оформление дел предусматривает
следующие операции:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов дела;
— составление листа-заверителя;
— составление, в необходимых
случаях, внутренней описи документов;
— внесение необходимых уточнений
в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации,
регистрационного индекса дела,
крайних дат дела, заголовка дела).
Дела
временного (до 10 лет включительно) хранения
подлежат частичному оформлению: допускается
не проводить систематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные
надписи не составлять32.
Документы,
составляющие дела, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона
или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов,
дат, виз и резолюций на них. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические
скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются33.
Дела постоянного хранения, состоящие
из особо ценных документов или неформатных
документов, хранятся в закрытых твердых
папках с тремя клапанами с завязками
или в коробках34.
При наличии в деле невостребованных личных
документов (удостоверений личности, трудовых
книжек, военных билетов) эти документы
вкладываются в конверт, который подшивается
в дело. При наличии большого количества
таких документов последние изымаются
из дел и на них составляется отдельная
опись35.
В конце каждого дела подшивается чистый
бланк листа-заверителя, а в начале дела
(для учета особо ценных документов) —
бланк внутренней описи документов дела36.
В целях
обеспечения сохранности и закрепления
порядка расположения документов, включенных
в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя
и внутренней описи) нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем
углу листа простым карандашом или нумератором.
Листы внутренней описи документов дела
нумеруются отдельно37.
Листы дел, состоящих из нескольких томов
или частей, нумеруются по каждому тому
или по каждой части отдельно38.
По результатам экспертизы
ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
сроков хранения и документов по личному
составу, а также акты о выделении к уничтожению
дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет
включительно).
Предархивная подготовка дел
включает две процедуры: - оформление
дел и - описание дел.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий
собой систематизированный
перечень заголовков дел и предназначенный
для раскрытия состава и содержания дел,
закрепления их систематизации внутри
фонда и учета дел39.
Годовые разделы описи дел постоянного,
временного срока хранения (свыше 10 лет)
и документов по личному составу, а также
акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются
на заседании экспертной комиссии организации
и согласовываются с ведомственным архивом.
Дела временного (до 10 лет включительно)
срока хранения могут быть уничтожены
только после того, как описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) срока хранения
и по личному составу за соответствующий
период утверждены и переданы в ведомственный
архив организации. Опись является учетным
документом и основной частью научно -
справочного аппарата архива, обеспечивающей
оперативный поиск документов. Опись составляется
в трех экземплярах: один передается вместе
с делами в ведомственный архив, второй
- прилагается в качестве основания к протоколу
заседания экспертной комиссии, третий
- остается в качестве контрольного экземпляра
в аппарате предприятия.
Составление описи дел – это
одна из функций работников службы
ДОУ. Описи ежегодно составляются в
каждом структурном подразделении.
По ним документы передаются в архив организации40.
На дела постоянного, временного (свыше
10 лет) сроков хранения и по личному составу
составляются отдельные описи.
Неподлежащие сдаче на государственное
хранение дела с временным (до 10 лет включительно)
сроком хранения по истечении установленного
срока хранения включаются в акт о выделении
документов к уничтожению. Не допускается
уничтожение документов до полного истечения
сроков их хранения. Для исключения преждевременного
уничтожения документов необходимо соблюдать
следующее правило: дела включаются в
акт об уничтожении, если предусмотренный
в них срок хранения истек к 1 января того
года, в котором составлен акт. (Например,
дела стрех летним сроком хранения, законченные
делопроизводством в 1999 году, могут быть
включены в акт, который будет составлен
не ранее 1 января 2003 года).
Внутренняя опись составляется для дел,
содержащих особо ценные документы, документы
ограниченного доступа, для личных дел,
а также дел, сформированных по видам документов
и вложенных по содержанию. Необходимость
ее составления определяется инструкцией
по делопроизводству учреждения, организации
или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале
дела, и в нее вписываются данные о каждом
подшиваемом документе. По окончании формирования
дела составляется итоговая, запись внутренней
описи с указанием количества включенных
в нее документов и количества листов
самой описи. Составление и оформление
описи дел – это последний этап подготовки
дел к последующему хранению. Описанию
подлежат дела, завершенные в делопроизводстве
и прошедшие экспертизу ценности41.