Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

 ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу  подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству  в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих выходящих  нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (проект), в проектах новых правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.[ 20- C.45-49]

Новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы «на нетрадиционных носителях», уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 «Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам(инструкциям, правилам)»- на государственное хранение не передаются.

Заинтересованность архивного  ведомства нашла отражение в  Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Названные выше отечественные  проекты законодательных актов  не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечивать расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни. Поскольку понятие электронного документа связано с нормами данного Закона, в нем устанавливаются соответствующие требования:[ 23- С.13-19]

- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь двухчастную структуру, т.е. одна часть является содержанием документа и сведениями об адресате, а вторая - электронная подпись;

- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронный документ может  быть воспроизведен на экране дисплея, на бумажном или ином отделимом от машинного носителя объекте, доступном  для восприятия человеком без  дополнительных технических приспособлений. В этом смысле Закон вводит в понятие  ЭД его изображение на экране, чего не было в ГОСТ 6.10.4-84. Оригиналом ЭД считается только документ на машинном носителе.

Закон определяет юридическую  силу электронного документа. Уравнивает документ на бумажном носителе и электронный по юридической силе и правам на существование. Закон однозначно устанавливает, что оригиналом документа является ЭД, а соответствующий ему бумажный носитель - копией. Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления документа на бумажном носителе. Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи. Закон регулирует некоторые вопросы хранения электронных документов. Устанавливается, что хранение документов производится организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации. Государственные архивные органы прямо не называются, однако из контекста понятна возможность хранения ЭД в том числе в государственных архивах.

В целом порядок документирования и обращения информации на машинных носителях в виде электронных документов регламентируется стандартами и правилами делопроизводства, установленными законодательством. Таким образом, Федеральный закон узаконил использование электронного документа наравне с бумажным практически во всех сферах деятельности, включая физических лиц и индивидуальных предпринимателей. Его характерные особенности - электронный документ на машинном носителе и бумажный письменный документ равны в документообороте если имеются идентичные электронный и бумажный документы, составленные одним автором, то первичным, подлинником является электронный, а бумажный - его копией.[ 9. - С. 77 - 84 ]

Понятие электронного документа  как особой формы документа имеет  первостепенное значение в гражданском  обороте при использовании средств  электронного документооборота. Выявление  основных подходов в определении  дефиниции ЭД и особенностей данной формы документа представляется важным с целью определения способности лиц, использующих ЭД и ЭЦП, реализовывать и защищать свои гражданские права.

В следующем параграфе  мы рассмотрим преимущества электронного документооборота.

 

1.2. Преимущества электронного документооборота и его недостатки

 

Основное преимущество электронного документооборота — повышение оперативности  работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30-50%. Кроме того, с помощью электронного документооборота успешно решаются задачи управления качеством.

Потоки документов отображают деятельность любой организации. От их правильного обращения напрямую зависит успех бизнеса, поэтому  во все времена правильной организации документооборота уделялось достаточно внимания. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел прорыв – с документами стало возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Например, проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или по обычной почте письмо бумажное.[11- С.23-26.]

Электронные документы легко  объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные  и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Достоинств у электронного документа значительно больше, чем недостатков. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.

Существуют также готовые  средства для создания и ведения баз данных и баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями.

Программисты предлагают проработанные в деталях собственные  системы. Утвердилась специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство удобнее.

Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при  внедрении в органах государственного управления. В нашем исследовании мы обратим внимание на  преимущества, которые дает электронное делопроизводство системе госуправления:

- обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственной власти: повышение надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов;

- интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на сопровождение;

- создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы государственных служащих;

- оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления;

- повышение эффективности и качества принятия управленческих решений.[ 17 - С. 36-41]

Так же мы отмечаем, что большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

- многокритериальный поиск документов;

- контроль исполнения документов;

- регистрация документов;

- ввод резолюций к документам;

- распределенная обработка документов в сети;

распределение прав доступа  к различным документам и функциям системы;

- ведение нескольких картотек документов;

- работа с проектами документов;

- распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

- формирование стандартных отчетов;

- обмен документами по электронной почте;

- списание документов в дело;

- отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

- ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

- редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и  т. п.). В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Отсутствие необходимости  вручную размножать документы, отслеживать  перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми. [ 23 - С.13-19]

Совместное использование  систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.

Далее в нашем исследовании мы рассмотрим основные недостатки электронного документооборота.

Но хотя сами участники  рынка в данном случае, казалось бы, приветствуют вмешательство государства, регулирование рынка они при этом понимают по-разному. Если в оценке ГОСТов и законов большинство оценок совпадают, то ФЦП «Электронная Россия» вызывает горячие дискуссии.

До принятия решения о  внедрении системы электронного документооборота на предприятии руководство организации оценивает возможные преимущества и недостатки будущей реформы. При этом менеджмент компании учитывает не только ценовые категории каждого из продуктов, но и стоимость последующего внедрения продукта.[ 12 -С.72-74]

Говоря о преимуществах  системы электронного документооборота как таковой, необходимо сказать  об общих достоинствах системы и  о плюсах электронного документооборота для конкретного предприятия. Большинство специалистов и непосредственных разработчиков системы признают, что любая СЭД сочетает в себе формализацию и структурирование бумажного документооборота, и его перевод в электронный вид, бессрочное хранение электронных документов, оперативная работа с документами, экономия расходных материалов предприятия и рабочего времени сотрудников (ускорение выполнения типовых операций). Кроме того, система электронного документооборота способствует росту и накоплению качественных знаний сотрудника.

Недостатки СЭД зависят  от конкретных систем, разработок и  версий. Так, некоторые системы электронного документооборота рассчитаны на определенное количество пользователей, другие обладают небольшой функциональностью, третьи имеют высокую стоимость программы и ее внедрения.

При расчете затрат на программное  обеспечение и экономического эффекта, каждый должен понимать, что СЭД не является заменителем какого-либо работника. Главная цель установки электронного документооборота на предприятии – автоматизация системы документооборота, сокращение времени работы с документами и затрат на потребление бумаги. Необходимо отметить, первоначально много усилий и времени потребуется для перевода бумажных документов в электронный вид. Однако в последующем организация только выиграет от СЭД.