Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

Все  носители   информации  на магнитной, оптической (магнито-оптической) основе, используемые в технологическом  процессе обработки  информации  в автоматизированных системах, подлежат учету в производственном, научном или функциональном подразделении, которое является владельцем автоматизированной системы, обрабатывающей эту  информацию.

При этом перед выполнением  работ сотрудником, ответственным  за их учет, на этих носителях информации предварительно проставляются любым  доступным способом следующие учетные  реквизиты: учетный номер и дата, пометка "Для служебного пользования", номер экземпляра, подпись этого  сотрудника, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель.

Распечатки допускается  учитывать совместно с другими  традиционными печатными документами  по установленным для этого учетным  формам.

Временно не используемые носители информации должны храниться  пользователем в местах, недоступных  для посторонних лиц.[34 – С.235-238]

Учет  съемных   носителей   информации  на магнитной или  оптической основе (гибкие магнитные  диски,  съемные  накопители  информации  большой емкости или картриджи,  съемные  пакеты дисков, иные магнитные, оптические или магнито-оптические диски, магнитные ленты и т.п.), а также распечаток текстовой, графической  и иной  информации  на бумажной или пластиковой (прозрачной) основе осуществляется по карточкам или  журналам установленной формы, в том числе автоматизировано с использованием средств вычислительной техники. Журнальная форма учета может использоваться в автоматизированных системах с небольшим объемом  документооборота.

Съемные   носители   информации  на магнитной или  оптической основе в зависимости  от характера или длительности использования  допускается учитывать совместно с другими документами по установленным для этого учетным формам.

1.4 Правовые аспекты хранения  электронных документов

Несмотря на то, что проблемы работы архивистов с электронными документами имеют уже более чем 30-летнюю историю, в России их законодательному регулированию стало уделяться внимание только в последние годы. Однако соответствующий законотворческий процесс проходил бессистемно, не имел под собой разработки концепции регулирования соответствующих общественных отношений, которая бы учитывала российские и международные реалии, а также обосновывала бы иерархию соответствующих правовых проблем, предлагала бы механизмы их решения.[35- С. 216-217]

Только в 70- е годы XX века с развитием электронных систем хранения, обработки и доступа  к информации стали звучать призывы  к необходимости правового регулирования  общественных отношений, связанных  с хранением, использованием и передачей  информации о личности в электронном  виде.

В нашей стране вопрос о хранении МЧД был поставлен на нормативную основу в 1980 году. Постановление Совета Министров СССР №274 от 4 апреля 1980 года утвердило «Положение о Государственном архивном фонде СССР», где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение.

В 1981 году Главное архивное управление СССР возложило на ЦГАНХ  СССР задачу по разработке концепции  постоянного хранения документов на магнитных носителях. Источниками  комплектования ЦГАНХ СССР являлись 80 министерств, государственных комитетов и ведомств СССР; на учете архива находилось 70 вычислительных центров, обеспечивавших функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ. В перспективе именно ЦГАНХ должен был первым начать прием на хранение машиночитаемой документации.

В результате проведенных  исследований было подготовлено ряд  положений и инструкций, среди которых на первое место выходит «Положение о порядке отбора», приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники (1983). В процессе разработки данного положения был использован передовой опыт западных архивов машиночитаемых данных. Положение определяло источники комплектования, порядок и критерии экспертизы ценности, устанавливало правила и порядок подготовки доступа и передачи на постоянное хранение МЧД. На стадии ведомственного хранения они должны были концентрироваться в архиве ВЦ, а на стадии государственного хранения (через 5 лет) - в государственном архиве. Предполагалось создать единый специализированный архив.[29- С. 43-52]

При отборе МЧД предпочтение отдавалось первичной информации; учитывались интенсивность обращения пользователей к данным, состав пользователей, наличие в файле данных, необходимых для неоднократных анализов и пересмотров итоговых результатов и д.р.

Подготовка документов к  передаче на государственное хранение должна была заключаться в перезаписи документов на новые магнитные ленты  в комплекте из двух экземпляров, в формате определенном Главархивом, а также в проверке технического состояния документов и в подготовке сопроводительной документации. В дальнейшем методика приема МЧД в других инструкциях не изменялась.

В марте 1982 года в ЦГАНХ  было создано специализированное архивохранилище МЧД. В 1983 году сотрудниками архива был провиден экспериментальный отбор МЧД, использовавшихся в двух ведомствах: в Главном информационно-вычислительном центре Государственного комитета СССР по внешнеэкономическим связям и в Министерстве приборостроения средств автоматизации и систем управления.

В отличие от европейских  стран состав МЧД в СССР носил  социально-экономический или научно-технический  характер. Это были в основном статистические данные. Идея о приеме на государственное хранение текстовых документов, записанных на машинных носителях, не была реализована. И одной из причин этого послужил кризис архивов машиночитаемых данных, который охватил западные архивы с середины 1970-х годов (быстрый темп развития информационных технологий, смена технологических парадигм и др.).

В СССР, процесс формирования государственных электронных архивов  был приостановлен. Работы проводившиеся  в ЦГАНХ остались незавершенными. Только архивы некоторых ведомств продолжали пополняться МЧД. Их деятельность определялась «Примерным положением об архиве документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия», принятым в 1990 году.

Впервые термин «электронный документ» был юридически закреплен  в Федеральном законе «Об электронной  цифровой подписи» от 10.01.2002 года: Электронный  документ - это документ, в котором  информация представлена в электронно-цифровой форме.[17- С. 36-41]

27 июля 2006 года вступил  в силу новый Федеральный закон  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ. Статья 1 посвящена сфере действия закона. Она практически ничем не отличается от статьи 1 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» были исключены бывшие в законе 1995 года термины: «информатизация», «информационные процессы», «информационные ресурсы», «информация о гражданах», «средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий», «собственник информационных ресурсов, информационных систем и технологий и средств их обеспечения», «владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения», пользователь информации.

В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» были введены следующие новые понятия:

- информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

- информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

- обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации;

- доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

- электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

- предоставление информации - действия направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

- распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.[18 - С. 29-32]

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» расширил понятие «информация»: «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от их представления». В данном контексте термин «информация» становится универсальным, он обозначает любые сведения о ком-либо или о чем-либо, получаемые из любого источника в любой форме: письменной, устной, визуальной и т.д.

В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» вызывает множество вопросов определение «документированной информации». Согласно закону документированная информация - это информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации. Однако, в ст. 11 - Документирование информации, не поясняется, что же такое процесс документирования по существу.

Основной недостаток данного  закона состоит в том, что его  положения прописаны недостаточно четко, и это прежде всего касается понятийного аппарата. Однако, несомненным достижением является включение в закон статьи, приводящей в единообразие состояние делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления и приравнивающей электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.

1 июля 2007 года был введен  в действие новый стандарт  в области делопроизводства - Гост Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он был создан на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация - Управление документами»).[ 10 – с.98-102]

Создание и внедрение  стандартов, в практику работы организаций, позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления. Для России это является наиболее актуальным, так как государство фактически не регулирует делопроизводство.

Национальный стандарт России - Гост Р ИСО 15489-1-2007 был разработан ВНИИДАД в соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях (в том числе и на электронных), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Федеральным законом «О техническом  регулировании» от 27.12.2002 №184 ФЗ было установлено, что стандарт носит рекомендательный характер. Но несмотря на это стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов  управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными  стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001 и обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствии системам менеджмента качества (СМК).

Гост Р ИСО 15489-1-2007 содержит раздел «Политика управления документами и ответственность». Для отечественной практики ДОУ он имеет очень большое значение, так как в нем сказано что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации. Ответственность распределяется между всеми сотрудниками организации и зависит от их должностных обязанностей и занимаемого поста.[16 -  С. 45-49]

В новом стандарте были заложены принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».

Стандарт содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению  систем управления документами.

Гост Р ИСО 15489-1-2007 обладает важной особенностью - его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Из этого следует, что системы традиционного и электронного документооборота могут существовать параллельно и система управления документами включает оба эти направления.